Obowiązki pracodawcy w zakresie wystawiania świadectw pracy

Jakich procedur i terminów związanych z wydaniem świadectwa pracy muszą przestrzegać pracodawcy?

Czym jest świadectwo pracy nie trzeba chyba tłumaczyć. Każdy uczestnik rynku pracy ma świadomość, że taki dokument pracownik musi otrzymać od pracodawcy na zakończenie stosunku pracy na potwierdzenie istotnych okoliczności związanych z zatrudnieniem.

Do czego jednak dokładnie zobowiązany jest pracodawca, który musi wystawić świadectwo pracy? Przepisy regulujące ten obowiązek co kilka lat ulegają bowiem istotnym zmianom. Regulacje dotyczące tej materii są zawarte w Kodeksie pracy (art. 97-99 k.p.) i w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2020 roku, poz. 1862 ze zm.).

Dwa tryby wydania

Obecne regulacje przewidują dwa tryby wydania świadectwa pracy: w związku z zakończeniem zatrudnienia pracownika („z urzędu”) oraz na wniosek pracownika.

Pierwszy tryb wydania świadectwa dotyczy przypadku, kiedy stosunek pracy wygasa lub ulega rozwiązaniu i nie jest kontynuowany na podstawie kolejnej umowy o pracę. Wówczas pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy bez oczekiwania na wniosek pracownika czy jakąkolwiek inicjatywę z jego strony. Obowiązek jest wyłączony tylko, jeśli pracodawca zamierza nawiązać z pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu

7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Ten 7-dniowy termin dotyczy daty nawiązania stosunku pracy. Warto pamiętać, że to nie to samo co data zawarcia umowy o pracę. Stosunek pracy nawiązuje się bowiem w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy (art. 26 k.p.).

Świadectwo pracy wydawane w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem powinno być wystawione i wydane w ostatnim dniu stosunku pracy. Może zostać wydane albo pracownikowi, albo osobie przez niego upoważnionej. Upoważnienie do odbioru świadectwa może być udzielone w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa w ostatnim dniu stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca ma dodatkowy termin 7 dni na wysłanie świadectwa pracy za pośrednictwem poczty albo doręczenie go w inny sposób (np. przez wyznaczonego pracownika lub przesyłką kurierską).

Nieco inne zasady przewidziane są dla wydania świadectwa pracy w razie śmierci pracownika. Wówczas sporządzone świadectwo pracy włącza się do akt osobowych zmarłego pracownika. Wydanie świadectwa następuje dopiero na wniosek osoby uprawnionej, tj. małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a jeśli takich osób nie ma – innej osoby będącej spadkobiercą pracownika.

Okres pracy w świadectwie

Świadectwo pracy wydawane na zakończenie zatrudnienia obejmuje te wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano takiego dokumentu. Może zatem objąć okres nawet kilku kolejnych umów o pracę, chyba że w trakcie zatrudnienia pracownik wnioskował o wystawienie świadectwa pracy.

Gdy po zakończeniu jednej umowy o pracę zawierana jest kolejna, pracodawca nie wydaje świadectwa pracy „z urzędu”. Może być do tego zobligowany przez wniosek pracownika. Wniosek taki może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w każdym czasie (a zatem niekoniecznie bezpośrednio po zakończonej umowie) i obejmować poprzedni okres zatrudnienia (ostatnio zakończonej umowy o pracę) albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Ten wniosek jest dla pracodawcy wiążący – musi wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku i nie może dopytywać pracownika o cel uzyskania świadectwa.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. W szczególności pracodawca nie może wstrzymać wydania świadectwa pracy do czasu zwrotu przez pracownika mienia służbowego czy rozliczenia zaliczki.

Treść świadectwa a zmiany prawa

Treść tego dokumentu jest ściśle określona. Należy w nim podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się (obligatoryjnie) wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym, jeśli miało miejsce. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Zakres informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego umieszczanych w świadectwie pracy wynika z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Zwracam uwagę, że w związku z ubiegłorocznymi nowelizacjami Kodeksu pracy, katalog informacji zawarty w rozporządzeniu uległ rozszerzeniu np. o liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym, ustania stosunku pracy czy informacje do tyczące korzystania przez pracownika w tym roku ze zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 1481 § 1 k.p. (tzw. zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej). Warto zatem zweryfikować, czy stosowany przez organizację wzór jest aktualny w tym zakresie. Jednocześnie katalog tych informacji jest zamknięty. Pracodawca nie może dodawać tam przykładowo swoich opinii o pracowniku (choćby były pozytywne) albo adnotacji, które wprost nie wynikają z treści rozporządzenia.

Sprostowanie świadectwa pracy

Jeśli w ocenie pracownika informacje zawarte w świadectwie pracy są nieprawidłowe, może on w ciągu 14 dni od jego otrzymania wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. Na rozpatrzenie tego wniosku i powiadomienie pracownika o wyniku pracodawca ma 7 dni. Dopiero jeśli wniosek o sprostowanie nie zostanie uwzględniony przez pracodawcę, pracownik może skierować sprawę w tym zakresie do sądu pracy.

Szczególne zasady zmiany treści świadectwa pracy dotyczą przypadków, gdy pracownik kwestionuje przed sądem pracy sposób rozwiązania umowy o pracę i wygrywa lub zawarta zostaje ugoda. Wówczas w zależności od przedmiotu sporu pracodawca na żądanie pracownika uzupełnia stare świadectwo pracy o dodatkową informację o wydanym orzeczeniu (tak jest np. w razie przywrócenia pracownika do pracy lub przy z na nia odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pra-cę) lub wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy (jeśli spór dotyczył rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika lub sprawa sądowa zakończyła się ugodą, z której wynika konieczność wydania pracownikowi nowego świadectwa).

Grzywna za niewydanie dokumentu

Warto pamiętać, że jeśli pracodawca mimo obowiązku nie wyda pracownikowi świadectwa pracy, ten może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Niewydanie pracownikowi świadectwa pracy stanowi także wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Niezależnie od tego, pracownik może także wystąpić do sądu z żądaniem naprawienia szkody, jaką poniósł wskutek niewydania w terminie lub wydania mu niewłaściwego świadectwa pracy. Może on żądać z tego tytułu odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Autor: dr Iwona Więckiewicz-Szabłowska, radca prawny, kierownik działu obsługi prawnej, CHUDZIK I WSPÓLNICY Prawo i Podatki.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #15 March-April (2/2024)