Automatyzacja w księgowości – 4 procesy, od których warto zacząć

Wiesz już, jak zabrać się do automatyzacji w swojej firmie – czy to poprzez wdrożenie robotyzacji na własną rękę lub poprzez wynajęcie Cyfrowych Współpracowników – i chcesz, żeby roboty jak najszybciej wsparły zespół księgowości. Ale tu natychmiast pojawia się pytanie: jakie procesy księgowe zautomatyzować? Przedstawiamy 4 procesy, z którymi często stykamy się w działach finansowo-księgowych i które są doskonałym punktem wyjścia do robotyzacji księgowości w Twojej firmie.

1. Faktury sprzedażowe i zakupowe

W każdym dziale księgowym bez problemu znajdzie się mnóstwo faktur, które trzeba w jakiś sposób przetworzyć. Jeśli faktury są w postaci cyfrowej, roboty mogą zająć się przeklejeniem danych z nich lub z raportów w formacie .xls do systemu księgowego. Następnie mogą te faktury księgować oraz autoryzować. Zależnie od procesu, jaki obowiązuje w Twojej firmie, roboty mogą też wystawić faktury na podstawie szablonu czy uzupełnić potrzebne dane, znacznie usprawniając pracę księgowych.

2. Wyciągi bankowe

W tym procesie pracownik pobiera plik MT940, wgrywa zawarte w nim dane do systemu księgowego, a następnie księguje poszczególne pozycje. Jednak zamiast pracownika to zadanie może wykonywać robot, który po sparowaniu płatności i faktur przekaże pracownikowi informację o niezaksięgowanych pozycjach, co zaoszczędzi czas osobie, która była wcześniej odpowiedzialna za rozliczanie wyciągów.

3. Porównywanie płatności

Podobnie w przypadku wyciągów bankowych, robot może porównywać płatności z fakturami i sprawnie wychwytywać różnice w rozliczeniach. Pracownik otrzyma informację, które faktury zostały opłacone, a które nie, i może mieć pewność, że nikt nie popełnił błędu, robiąc przypadkiem literówkę lub przestawiając liczby czy litery w danych, przez co któraś z faktur została niepoprawnie sparowana.

4. Biała lista

Roboty mogą też odciążyć pracowników, poprzez porównywanie danych o kontrahentach z danymi zawartymi na tzw. białej liście podatników. Jest to typowy przykład zadania powtarzalnego i nużącego, lubianego przez roboty, a pewnie niekoniecznie przez ludzi.

Oczywiście, nie są to jedyne procesy księgowe, w których roboty się świetnie sprawdzą. Jednak jeśli wahasz się od czego zacząć, te cztery rutynowe procesy to dobry start, by wprowadzić roboty do zespołu księgowości.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jak roboty mogą pomóc w Twojej firmie, zapraszamy do zapoznania się z opisem procesów zrobotyzowanych przez Digital Teammates. Załączony opis to zwięzłe źródło informacji o biznesowym zastosowaniu robotów w firmach na przykładzie zautomatyzowanych już procesów. Dzięki niemu odkryjesz, jak wygląda praca robotów krok po kroku i jakie zadania potrafią one wykonać. Mamy nadzieję, że przykłady pomogą Ci zidentyfikować procesy, na których zautomatyzowaniu Ty i Twoja firma skorzystacie.

Opis procesów jest dostępny tutaj.