Najczęstsze mity i blokery robotyzacji procesów biznesowych.

Powielane przekonania, które powtórzone setki razy zaczynają imitować prawdę.

Jeszcze niedawno większość firm traktowała robotyzację jak nowinkę technologiczną, tymczasem RPA weszło na stałe do głównego nurtu cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Jest to technologia, która rozważana jest praktycznie wszędzie tam, gdzie pracownicy mierzą się z:

• nudną i powtarzalna pracą,
• z trudnymi do przewidzenia skokami wolumenów,
• ryzykiem konsekwencji wynikających z możliwych błędów,
• trudnościami związanymi z zachowaniem ciągłości procesów.

Popularyzacja tej technologii nierozerwalnie wiąże się z nowymi, dopiero pojawiającymi się na rynku błędnymi przekonaniami, jak i z zakorzenieniem tych, które powtórzone setki razy zaczynają być źle rozumiane. Tym samym blokują one zastosowanie Robotic Process Automation w wielu organizacjach. W poniższym artykule skupimy się na jednych z najczęściej powielanych i utartych błędnych przekonaniach dotyczących Robotic Process Automation.

Mit #1: Mam duży back office, więc mój potencjał robotyczny jest duży

Firmy, w których zespoły back office’owe stanowią znaczącą część organizacji są przekonane, że ich potencjał robotyczny jest proporcjonalnie duży do liczby zatrudnionych pracowników. Organizacje skupiają swoją uwagę przede wszystkim na cenie jednostkowej za roboczodzień developera oraz na kosztach licencji robotycznej. Pomijają przy tym równie wysokie koszty utrzymania oraz modyfikacji botów. Nieprzemyślana strategia budowania i rozwoju kompetencji robotycznych bardzo często prowadzi do powołania kosztownych w developmencie oraz utrzymaniu instalacji, które nie rozwiązują faktycznych wyzwań biznesowych.

Podjęcie decyzji o robotyzacji procesów biznesowych powinno zostać poprzedzone analizą potencjału. Jednoznacznie potwierdzi ona zasadność wdrożenia oraz dostarczy informacji o ilości oraz stopniu skomplikowania procesów, które rzeczywiście warto poddać robotyzacji. Dane te pozwolą nie tylko przygotować plan budowy i rozwoju RPA jako strategicznej kompetencji organizacji. Posłużą one do obiektywnej oceny finansowej zasadności (ROI) wdrożenia robotów.

Mit #2: Robot musi być przede wszystkim tani w developmencie

Kolejność, w której powinno odbyć się wdrożenie Robotic Process Automation w organizacji wygląda następująco:

• identyfikacja potrzeb biznesowych,
• weryfikacja potencjału robotycznego procesów,
• development,
• wdrożenie oraz utrzymanie robotów.

Tylko w tej sekwencji daje gwarancję sukcesu. Roboty to przede wszystkim oprogramowanie ze wszystkimi jego konsekwencjami. Rozważanie wdrożenia robotów przyglądając się jedynie kosztowi developmentu, można porównać do kupowania „kota w worku”.

Procesy ulegają przemodelowaniu na skutek zmian w wymaganiach biznesowych, czy aktualizacji systemów informatycznych. Znaczący wpływ na modyfikacje mają również dynamicznie pojawiające się zmiany legislacyjne, które bezpośrednio wpływają na kształt procesu. Zmiany te szczególnie widoczne są w obszarach księgowości oraz kadr i płac. W tej sytuacji robot również wymaga dostosowania do nowych warunków przebiegu procesu. Przebudowanie robota wiąże się z dodatkowymi kosztami, które początkowo nie zostały uwzględnione w budżecie. Nieuwzględnienie tych kosztów podczas planowania budżetu skutkuje:

• pozostaniem z niedziałającym robotem,
• poniesionymi kosztami developmentu,
• niewykorzystanymi licencjami robotycznymi (które bardzo często są jednym z głównych kosztów),
• nieobsługiwanym automatycznie procesem biznesowym.

  ---

  ​Mit #3: Robotyzację można przeprowadzić bez angażowania IT

Identyfikacja wyzwań oraz wąskich gardeł procesów to domena biznesu. To on definiuje i identyfikuje obszary, które wymagają wdrożenia cyfrowych asystentów oraz odciążenia pracowników od wykonywania powtarzalnych i schematycznych zadań. W wielu organizacjach to również biznes jest inicjatorem oraz liderem projektu RPA dostarczającym zapotrzebowanie na rozwiązanie do zespołów IT. Zaangażowanie działu IT na etapie rozmów o niezbędnych dostępach, usprawnieniach i infrastrukturze jest gwarantem osiągniętego sukcesu.

Na koniec dnia trzeba mieć świadomość, że roboty to oprogramowanie ze wszystkimi jego składowymi, a więc wdrożeniem, zarządzaniem zmianą, gwarancją bezpieczeństwa, jakością obsługi procesów oraz ich utrzymaniem. Brak zaangażowania IT w dłużej perspektywie skutkuje również problemami ze skalowalnością wdrożenia, co w konsekwencji prowadzi do utrzymywania nieefektywnego rozwiązania, które de facto przestaje być odpowiedzią na wyzwania biznesu.

Mit #4: Robot powinien obsługiwać procesy end-to-end

Często podczas przygotowywania instrukcji obsługi procesu uwzględnia się wszystkie możliwe sposoby jego przebiegu. Zawiera się w nich również nisko wolumenowe ścieżki, np. te obsługujące kilka faktur jednego dostawcy w ciągu miesiąca. Związane jest to z błędnym założeniem, że proces powinien zostać zautomatyzowany od początku do końca. Obsługa pojedynczych przypadków, które wykonywane są raz w miesiącu lub rzadziej nie jest celem skutecznego i efektywnego wdrożenia RPA.

Rolą automatyzacji jest przekazanie w ręce cyfrowych pracowników powtarzalnych procesów o wysokiej częstotliwości. Aby wdrożenie RPA było zasadne, należy poddać robotyzacji tę część procesu, która jest najczęściej wykonywana przez pracownika. W przypadku pojedynczych iteracji lub obsługi wyjątków rozsądnym jest pozostawienie ich pracownikowi. Development robota, który będzie obsługiwać proces end-to-end jest czasochłonny i kosztowny. Rozbudowa o kolejne alternatywne ścieżki obsługi nisko wolumenowych części procesu zdecydowanie zwiększa złożoność kodu robota, co bezpośrednio przekłada się na wydłużony czas developmentu oraz wzrost kosztu jego wyprodukowania i utrzymania.

Podsumowanie

W artykule skupiliśmy się na jednych z najczęściej powielanych mitów i schematów, które często zatrzymują automatyzację procesów biznesowych. Aby wdrożenie Robotic Process Automation w organizacji zakończyło się sukcesem, należy pamiętać o fundamentalnym pierwszym kroku, którym jest weryfikacja potencjału robotycznego. To na jego podstawie powinna zostać przygotowana wycena projektu oraz podjęta decyzja o zasadności wdrożenia. Rozpoczynając proces implementacji, należy zachować w pamięci to, aby w ręce cyfrowych pracowników oddawać zadania powtarzalne o największym wolumenie. Roboty to tak naprawdę cyfrowi asystenci, którzy mają wspierać pracowników w ich codziennej pracy, a nie zastępować wykonując często nieopłacalną do robotyzacji część procesu. Z kolei współpraca biznesu z IT od samego początku projektu jest gwarantem utworzenia skalowalnego, w pełni bezpiecznego rozwiązania będącego strategiczną kompetencją firmy. Efektem udanego wdrożenia jest wysoka efektywność współpracy człowieka i robota, w której to pracownik wykorzystuje swoje kluczowe kompetencje, a robot jest gwarantem wykonanych w 100% poprawnie powtarzalnych procesów.