3 modele Pracy Opartej na Aktywności

Praca Oparta na Aktywności (ang. Activity Based Workstyle, czyli ABW, a w polskim skrócie POnA) to dziś już standard. Bo choć Biura POnA nadal nie stanowią większości na rynku, a jedynie według różnych szacunków od 10 do 20% jego całości, to dzisiaj którąś z odmian aktywnego stylu pracy wybiera praktycznie każda Organizacja, która korzysta z porad Doradcy Środowiskowego. A z profesjonalnego doradztwa w kształtowaniu przestrzeni korzystają dziś wszyscy nowocześni pracodawcy.

Wraz ze wzrostem jej popularności ugruntowuje się coraz więcej odmian Pracy Opartej na Aktywności. Modele POnA różnicują się, bo zaszyta w tym podejściu personalizacja wspiera eksperymentowanie. Obecnie na polskim rynku królują trzy jej odmiany. Poniżej wyjaśniam, co wyróżnia każdy z trzech dominujących modeli Pracy Opartej na Aktywności, opisując je w kolejności od najbardziej popularnych:

• New Open Space, czyli Nowy Open Space, to nic innego niż od dawna przeze mnie promowane biuro hybrydowe, w którym pracownikom pozostawia się przypisane (przeznaczone do ich wyłącznego użytkowania) stanowiska pracy, ale też wzbogaca się cały koncept typologiami charakterystycznymi dla POnA: czyli miękkimi meblami i pokojami do pracy cichej lub głośnej, indywidualnej bądź zespołowej. Zasadnicza różnica w podejściu polega na akceptacji stałego przypisania biurek, bez nacisków na współdzielenie miejsc pracy, co do zasady usuwa wszelkie problemy i pozwala na zaspokojenie przestrzennych potrzeb większości Użytkowników. Z tego powodu rozwiązanie New Open Space traktuję jako podstawową, bo najbardzej dopasowaną do obecnych potrzeb naszych lokalnych odbiorców, odmianę POnA. Wadą New Open Space jest jego przestrzennochłonność: w modelu tym potrzeba co najmniej od 12 do 15 mkw na Użytkownika. Widać też, że model ten będzie dalej ewoluował, bo obecna (uzasadniona) nagonka na Open Space każe szukać lepszych alternatyw, głównie ze względu na niewystarczające parametry akustyczne oraz ogólnie słabe warunki do kolaboracji panujące w biurach typu Nowy Open Space.
• ABW, czyli POnA, oznacza model pracy ze współdzieleniem biurek, i polega na pełnym wdrożeniu (teoretycznego) modelu Pracy Opartej na Aktywności, zarówno poprzez typologie wspierające prace w alternatywnych miejscach, jak i Sharedesking. To jednak, jak się okazuje, najbardziej wymagający zmiany zachowań uczestników wariant nowoczesnego stylu pracy. Po latach prób implementacji ABW dobrze rozumiem, że Sharedesking sprawdza się jedynie u wybranych Klientów i, pomimo jego kluczowej dla rozwoju Pracy Opartej na Aktywności roli, co do zasady nie doradzam stosowania go większości moich Klientów. Osobiście jestem zadeklarowaną zwolenniczką jak największego współdzielenia biurowej infrastruktury, ale też dobrze wiem jak wielu rodaków negatywnie odbiera przymus współdzielenia stanowiska pracy. Dużo mówimy i piszemy o Zarządzaniu Zmianą ale uważam, że do Sharedeskingu nie warto przymuszać, a zmiana w podejściu do współdzielenia musi zajść ewolucyjnie, nie rewolucyjnie. Tymczasem Organizacje, za namową wielu Doradców, zmuszają Użytkowników do współdzielenia. Niestety straty wynikające z niezadowolenia Użytkowników (często ukrytego, bo zakazanego przez oficjalną propagandę sukcesu w Organizacji) mogą być bez porównania większe niż korzyści związane z optymalizacją. Dlatego, choć jestem przekonana że z czasem coraz większa liczba Użytkowników będzie dobrowolnie współdzielić biurka, to również zauważam że obecnie pełen koncept biura ABW znajduje się w ideologicznym regresie.
• Agile, czyli Zwinne Biuro, to trzecia i najmłodsza z odmian Pracy Opartej na Aktywności. Podstawowa różnica w zwinnym podejściu do przestrzeni polega na przeniesieniu akcentu z pojedynczego Użytkownika (lub dokładniej: grupy pojedynczych Użytkowników) na zespół. W tym modelu podstawową komórką przy planowaniu przestrzeni jest zespół 6-8 osób (wielkość nieprzypadkowa) połączonych wspólnym projektem lub zadaniem, który pracuje najczęściej w metodologii Scrum lub Lean. Taka prawdziwie głęboka zmiana - z pracy indywidualnej na zespołową - generuje szereg przestrzennych konsekwencji, które opisuje zespół Workplace Solutions, podając przykłady jego implementacji u swoich trzech Klientów. Zwinne Biura tworzymy zwykle dla Organizacji, które już wcześniej wdrożyły u siebie metodologię pracy zespołowej, ale coraz częściej spotykam się z apetytem na zwinne rozwiązania u Klientów, którzy takie wdrożenia dopiero planują. I choć co do zasady nie jestem zwolenniczką podejścia “if you build, they will come", czyli narzucającego poprzez architekturę i przestrzeń Użytkownikom radykalną zmianę zachowań, to w tym wypadku muszę przyznać że z dużą przyjemnością tworzę Zwinne Biura na wyrost. Po pierwsze, wszystkie zwinne rozwiązania są wielofunkcyjne i przydatne w różnorakich biurowych sytuacjach. Po drugie Zwinne Biuro jest stymulujące i znam z praktyki przypadki, gdy takie podejście zadziałało, bo samo już tylko umożliwienie zwinnej pracy w biurze wygenerowało działania grupowe. I to bez wielu dodatkowych szkoleń i wdrożeń nowoczesnych modeli menadżerskich. Bo zwinne podejście do zadań jest wyjątkowo naturalne i intuicyjne oraz, szczególnie w przypadku dużych i złożonych projektów, znacznie efektywniejsze i wydajniejsze niż praca indywidualna. Zwinne Biuro znacznie lepiej niż tradycyjne modele umożliwia pracę w zespole - czyli w sposób, jaki historycznie ukształtował wspólnoty ludzkie. W gruncie rzeczy jest to więc stary i sprawdzony model działania, jedynie ubrany w nowe szaty.