Biuro 2020: Doszpejowanie hybrydy
Jedną z ważniejszych konsekwencji wprowadzenia systemowego modelu pracy zdalnej jest nowa etykieta spotkań, która umożliwia osobom biorącym w nich udział wybór kanału uczestnictwa. Aby rzeczywiście mówić o pełnym uzdalnieniu jedną z podstawowych zasad spotkaniowej etykiety powinno być zwoływanie spotkań w modelu „digital first” czyli tworzenie cyfrowego bliźniaka dla każdej planowanej grupowej aktywności: spotkania, treningu, czy warsztatu. Dopiero taka zmiana kulturowa umożliwia pełną swobodę Użytkowników w wyborze ich miejsca do pracy, bo możliwość „wdzwonienia się” w każde planowane spotkanie efektywnie uwalnia je od przymusu obecności w konkretnym miejscu.
Dlatego obecnie rekomenduję moim Klientom aby już teraz planowali wprowadzenie zasady cyfrowego pierwszeństwa do swojej przyszłej, już w pełni zdalnej, kultury pracy. Oczywiście w czasie obecnie (technicznie) trwającej drugiej narodowej kwarantanny nikogo do zdalnych spotkań namawiać nie trzeba – są one dla dużej części pracowników biurowych głównym dostępnym kanałem komunikacji. Jednak warunki do realizacji spotkań hybrydowych staną się na nowo istotne jak tylko, miejmy nadzieję że szybko, będzie możliwy powrót do biur i dobór środowiska pracy na nowo stanie się wyborem, nie przymusem.
Doposażanie biura hybrydowego
Jakie konsekwencje dla powierzchni biura niesie za sobą wprowadzenie zasady „digital first”? Bez wątpienia jej wdrożenie doprowadzi do zwiększenia liczby spotkań hybrydowych, czyli takich w których przynajmniej jeden spośród trzech (lub większej liczby) uczestników znajduje się w innym miejscu niż pozostali. Co ważne – warto czytelnie rozróżnić pomiędzy spotkaniami w pełni zdalnymi a spotkaniami hybrydowymi, bo współobecność fizyczna w jednym miejscu dwóch lub więcej uczestników spotkania to zarówno ułatwienie (umożliwiające im lepszą, bo bezpośrednią komunikację między sobą) jak i utrudnienie (bo czyni relację z nieobecnymi fizycznie uczestnikami asymetryczną). To istotna różnica, której w tej chwili w większości nie doświadczamy – pracując z domu i indywidualnie włączając się w zdalne spotkania nasze relacje z innymi ich uczestnikami pozostają symetryczne, bo każdy do kontaktów korzysta z podobnego pośrednictwa mediów.
Prowadzenie spotkań hybrydowych będzie więc stanowiło nowe wyzwanie dla wielu biurowych wyjadaczy. Jak przygotować się do ich realizacji? Przede wszystkim dbając o odpowiednią technologię, tak aby fizycznie współobecni i zdalni uczestnicy takiego spotkania mieli jak najbardziej zbliżone warunki udziału. Odpowiednie nagłośnienie oraz widoczność współrozmówców – i to w obie strony- są kluczowe dla udanej realizacji spotkań hybrydowych. Bez wątpienia dla wielu Organizacji oznacza to potrzebę doposażenia istniejących pomieszczeń w odpowiednią technologię AV.
Ważniejsza ilość, niż jakość
Inwestycja w technologię AV to spory koszt i warto zastanowić się nad jej odpowiednim doskalowaniem do rzeczywistych potrzeb. Tak jak w każdej Organizacji może być potrzebna jedna duża, świetnie wyposażona a technologię Audio - Video sala do realizacji dużych zdalnych spotkań, tak już stosowanie drogich systemów do mniejszych mityngów może okazać się nieopłacalne. Już dzisiaj na rynku dostępnych jest wiele prostych rozwiązań doposażających pomieszczenia w dostatecznie dobre kamery, monitory i mikrofony, które okazują się zupełnie wystarczające dla większości codziennych, roboczych interakcji. Warto pamiętać, że najważniejszym celem doposażania biura w sprzęt do spotkań hybrydowych jest wyrównanie warunków uczestnictwa. A szansę na największą symetrię daje podobna jakość sprzętu wszystkich uczestników – dlatego korzystanie ze świetnej jakości systemu konferencyjnego w sytuacji, gdy pozostali wdzwaniający się korzystają z laptopów, takiej symetrii nie zapewnia.
Dlatego dzisiaj od jakości sprzętu AV do spotkań hybrydowych znacznie ważniejsza jest jego powszechna dostępność. Ponieważ gwałtownie zmieniła się proporcja spotkań z udziałem uzdalnionych, to równie szybko wzrasta potrzeba doposażenia sal do realizacji spotkań hybrydowych. Obecnie rekomendujemy naszym Klientom wprowadzanie odpowiednich rozwiązań jako rozwiązanie standardowe, we wszystkich salach spotkań przeznaczonych do normalnych biznesowych interakcji. Wyjątek powinny stanowić jedynie te pomieszczenia, które pozostają przeznaczone do fizycznych spotkań osobistych, głównie poufnych i ponoć niemożliwych do zrealizowania inaczej niż osobiście. Piszę „ponoć” bo sama od dawna nie jestem przekonana o braku możliwości zastąpienia jakiejkolwiek biznesowej interakcji spotkaniem zapożyczonym. Moim zdaniem obecnie już wszystkie biznesowe interakcje można z powodzeniem realizować zdalnie, choć rzeczywiście niektóre z rozmów (kreatywnych, poufnych, trudnych) może być łatwiej prowadzić w oflajnie. Dlatego myślę, że rozróżnienie na „onlajn” i „oflajn” raczej dotyczy starszych Użytkowników. Dla nowego pokolenia Użytkowników którzy obecnie zdalnie uczą się, bawią, socjalizują i pracują, jakiekolwiek dzielenie spotkań na zdalne i fizyczne teraz już zupełnie straciło na znaczeniu.
