Biuro 2020: Hybrydy

W minionym tygodniu usłyszałam opowieści o całkowicie przeciwstawnych problemach, jakich Użytkownicy doświadczają podczas prowadzenia spotkań hybrydowych. To wszystko przez podbijającą szturmem rynek biurowy pracę hybrydową. Dziś będzie o dwóch coraz popularniejszych hybrydach - hybrydowym modelu pracy i hybrydowych spotkaniach.

2-na-3 zamiast od-9-do-5

Praca hybrydowa oznacza połączenie pracy zdalnej razem z pracą biurową w zrównoważonym modelu 2-na-3 (czyli 2 dni z biura, 3 dni z domu bądź na odwrót). Praca Hybrydowa (nazywana też pracą flex lub modelem mieszanym) oznacza więc nic innego, jak (średnio) uzdalniony styl pracy biurowej. W gruncie rzeczy to jedynie nowe określenie na od dawna już funkcjonującą Pracę Opartą na Aktywności ze średnią dozą mobilności zewnętrznej. Przy czym to nowe w środowiskowym języku określenie dobrze oddaje zrównoważoną naturę modelu pracy łączącego mobilność zewnętrzną i wewnętrzną. Jest lepsze od „pracy flex” która może znaczyć wszystko czy też "pracy mieszanej", czyli pojęcia które raczej oznacza kombinację różnorodnych aktywności zawodowych. Tymczasem pojęcie pracy hybrydowej odnosi się przede wszystkim do modelu działania w zróżnicowanym środowisku pracy i określa rodzaj relacji pomiędzy zdalnością i pracą w biurze.

Dzisiaj hybrydowy model pracy dla wielu Organizacji staje się nowym środowiskowym celem ponieważ, przynajmniej w założeniu, dostarcza on Użytkownikom znacznie więcej korzyści niż tradycyjny model pracy z biura czy kwarantannowy przymus pracy z domu. To jednak bardziej teoretyczny, czy też życzeniowy model pracy i choć co do zasady jest on dobrym celem, który również współgra z konceptem Bezpiecznego Biura (pojemność zrewidowanych powierzchni jest o połowę mniejsza niż dawniej, wymusza więc 50% wskaźnik pracy spoza biura), to niestety nie sprawdzi się w wielu praktycznych sytuacjach. Do modelu pracy hybrydowej będę jeszcze bez wątpienia wracać, bo to temat rozwojowy, natomiast teraz chcę wrócić do innych nowych środowiskowych hybryd.

Jednym z powodów szybkiego i masowego uzdalnienia jest nowo uświadomiony kulturowy i technologiczny potencjał Organizacji do tego typu pracy – który istniał już od dawna, ale dotychczas był realizowany w niewielkim stopniu. Największą barierą do pełniejszego wykorzystania technologii były zmiany kulturowe, jakich wymaga uzdalnienie się całych zespołów. Zakres nowych wyzwań jak w soczewce ogniskuje się w spotkaniach hybrydowych.

Spotkaniowe hybrydy

Aby zdefiniować spotkania hybrydowe warto zacząć od określenia, czego mieszanką takie spotkania są: chodzi bowiem o połączenie w jeden dwóch modeli współbycia: spotkań fizycznych / w realu / w oflajnie / face-to-face (niepotrzebne skreślić, alternatywne dodać) ze spotkaniami realizowanymi za pomocą środków zapożyczonych, czyli telekonferencji / concalli / videocalli / spotkań w onlajnie / w Internecie / na czacie / spotkań zdalnych (niepotrzebne skreślić, alternatywne dodać). W spotkaniach hybrydowych co do zasady uczestniczą trzy lub więcej osoby, z których co najmniej dwie są fizycznie obecne w jednym miejscu (i korzystają z tego samego urządzenia z IT) lub co najmniej jedna znajduje się gdzieś indziej (i korzysta z połączenia sieciowego). Oznacza to, że telekonferncja organizowana przez trzech Użytkowników, z których dwóch siedzi na tym samym Open Space ale każdy z nich korzysta z oddzielnego sprzętu i łącza to klasyczne spotkanie zdalne, nie hybryda.

Historycznie hybrydy organizowano poprzez „wdzwanianie się” w telefoniczne systemy konferencyjne. Spuśćmy jednak zasłonę milczenia na ten wyjątkowo nieefektywny sposób prowadzenia rozmów, który w obecnej dobie uzdalnienia na szczęście już zanika w biznesowym „mainstreemie”, choć potrafi trzymać się całkiem dobrze na jego peryferiach, jak faksy w Japonii.

Hybryda to kolejny stopień uzdalnienia

Z moich obserwacji wynika, że umiejętność prowadzenia spotkań hybrydowych świadczy o kolejnym, wyższym stopniu uzdalnienia Organizacji. Z pozoru spotkania te są łatwe i wygodne do zwołania, byle tylko łącze zadziałało. To jednak tylko pozory. Przykłady, którymi dzielą się ze mną pracownicy moich Klientów pokazują, że spotkania hybrydowe potrafią zaskoczyć całą gamą nowych wyzwań pojawiających się na pograniczu technologii i kultury. Stąd właśnie wzięły się dwie zupełnie przeciwstawne oceny (słabej) jakości tego typu spotkań w zespołach moich Klientów, które streszczę poniżej:

• Wyalienowany onlajnowiec: zdecydowanie najczęściej i najbardziej na jakość mieszanych spotkań skarżą się Użytkownicy zdalni, którzy w pojedynkę włączają się w spotkania zdominowane są przez grupę Użytkowników współdzielących jedno pomieszczenie i technologię. Zła sytuacja onlajnowca wynika z niedoskonałości technologicznej która co prawda przekazuje (płaski) obraz i (często równie niedoskonały) dźwięk, ale odbiera mu dostęp do znacznie liczniejszych sygnałów niewerbalnych, którymi z łatwością mogą wymieniać się osoby obecne w jednym pomieszczeniu. Dodatkowo uzdalnieni dyskutanci mają problem z włączeniem się na partnerskich zasadach w płynne wymiany zdań pomiędzy tymi, którzy prowadzą dyskusję w jednej sali, chociażby z powodu opóźnień na łączach. W efekcie spotkania takie zaczynają działać na zasadzie dwóch prędkości, gdzie obecni w jednym pomieszczeniu Użytkownicy wartką analogową dyskusją dominują pole gry, a zdalnym pozostaje głównie rola widza. Taka asymetria obnaża niedoskonałość dzisiejszej technologii i pokazuje, jak daleko nam jeszcze do pełnej zdalności. Można się jednak spodziewać że zarówno technologia jak i etykieta realizowania spotkań hybrydowych będzie z czasem poprawiać się i dojrzewać, a w związku z tym różnice na niekorzyść zdalnej obecności będą słabnąć.
• Niezrozumiani oflajnowcy: z zupełnie odwrotnym wyzwaniem przy organizacji zdalnych spotkań mierzy się inny mój Klient, dla którego tego typu biznesowe wydarzenia są nowością i któremu zwyczajnie brakuje technologii telekonferencyjnej do ich realizacji. Otóż zmuszeni do hybrydowych interakcji pracownicy realizują je korzystając z laptopów, które raczej nie spełniają swojej roli jako urządzenia telekonferencyjne dla 4 – 6 osób, w dodatku rozproszonych po pomieszczeniu bo siedzących w dystansie społecznym. W efekcie ani Użytkownicy oflajnowi nie widzą swoich uzdalnionych rozmówców, ani tamci ich nie słyszą, bo laptopowy mikrofon zbiera dźwięki jedynie z wąskiego kierunku. Na takim spotkaniu źle wychodzą oflajnowncy, którzy nie mogą przebić się z komunikatem do dyskutujących w najlepsze (w symetrycznej sytuacji technologicznej) oflajnowców. I choć jak słyszę zespoły te kreatywnie starają się usymetrycznić sytuację wykorzystując możliwości dostępnych im technologii (np. poprzez wdzwanianie się z komórek z wyłączonym dźwiękiem, tak by wszyscy dobrze się widzieli), to aktualnie najlepszym rozwiazaniem dla tego wyzwania jest instalacja odpowiednich systemów telekonferencyjnych w biurze.

Zderzenie ze sobą tych dwóch przeciwstawnych sytuacji powiązanych z hybrydowymi spotkaniami świetnie ilustruje szerszy fenomen bardzo dzisiaj głębokiego zróżnicowania postaw i problemów. Przez koronawirusowe "tąpnięcie" środowiska pracy biurowej rozwarstwiły się jak nigdy dotąd. Ponieważ w nagłe uzdalnienie weszliśmy z różnym bagażem gotowości osobistej i firmowej, technicznej zręczności i dostępem do sprzętu, wreszcie z bardzo różnymi warunkacmi domowymi oraz inaczej wyposażonymi biurami, to w konsekwencji dzisiaj stoimy przed różnymi zawodowymi wyzwaniami, przynajmniej jeśli chodzi o hybrydy.

Zdjęcie okładkowe pochodzi z Unsplash