Biuro 2020: Jak przygotować się do podnajmu?

Podnajem stanowi bardzo wyraźny i szybko rosnący trend, jak pokazuje chociażby najnowszy raport Colliers International. Podnajem, czyli oddawanie w użytkowanie Podnajemcy powierzchni opuszczanych przez Użytkowników Najemcy / Podnajmującego, dzisiaj odbywa się najczęściej w związku z popularyzującym się zdalnym lub hybrydowym stylem pracy, który znacząco zmniejsza zapotrzebowanie na biuro. Ostatnio pisałam o korzyściach, jakie z takiej formy władania biurowymi zasobami odnosi Podnajemca. Dzisiaj chcę rozwinąć temat opisując, jak Najemca / Podnajmujący powinien przygotować się do podnajmu w aspekcie środowiskowym i przestrzennym.

Rynek Podnajemcy

Aby właściwie zrozumieć z czym mierzy się Najemca / Podnajmujący, warto zdać sobie sprawę z obecnej sytuacji rynkowej, jakże różnej od historycznego modelu w którym dawniej funkcjonowały nieliczne na polskim rynku podnajmy. Aż do końca zeszłego roku podnajem dotyczył w zasadzie tylko "wyjątkowych" lokali: przygotowywanych przez Najemców na zapas, w celu zabezpieczenia przestrzeni dla planowanego dynamicznego wzrostu Organizacji w warunkach rynku Wynajmującego – czyli ograniczonej podaży atrakcyjnych biur.

Tak już nie jest. Obecnie mamy do czynienia z (jeszcze ukrytą, ale już coraz bardziej widoczną) nadpodażą powierzchni biurowych, z pierwszej i drugiej ręki, oferowanej zarówno jako najem lub podnajem. Ta zmiana sytuacji generuje nową nierównowagę rynkową w której dominuje Podnajemca, mając do wyboru wiele potencjalnych lokali z coraz szerszej oferty. Jak duża będzie dysproporcja pomiędzy podażą a popytem na rynku podnajmu tego jeszcze nikt nie wie – głęboka zmiana rynkowa dopiero się rozpoczęła, ale nawet ostrożnie szacując lokali oferowanych w formie podnajmu będzie kilka razy więcej niż na nie chętnych, a możliwe że popyt od podaży będzie różnił się nawet o rząd wielkości. Bo podwynajmować (części) swoich lokali chce dzisiaj wiele Organizacji, natomiast wcale nie widać oczywistych źródeł zainteresowania nimi po stronie potencjalnych Podnajemców.

Więcej, zapewne wraz z nieuniknionym spadkiem zainteresowania powierzchniami do najmu wzrośnie również elastyczność tradycyjnych Wynajmujących którzy, zarówno wydzielając mniejsze lokale jak i oferując krótsze umowy najmu, będą aktywnie konkurowali z podnajmem. Jak więc przygotować swoje biuro do podnajmu tak, aby mieć jak największą szansę na pozyskanie Klienta w warunkach dużej konkurencji?

Przede wszystkim elastyczność

Pierwszym nagminnie popełnianym błędem jaki widzę wśród Organizacji przygotowujących swoje biura do podnajmu to przeznaczanie na tę działalność najgorszych części swoich dotychczasowych lokali. To, co wydaje się właściwe z punktu widzenia logiki swojego własnego biznesu, czyli wyznaczanie na podnajem najmniej potrzebnych części lokalu, wcale nie przekłada się na najlepszą strategię nieruchomościową. Wcale nie jest oczywiste, że ktokolwiek będzie zainteresowany częścią biura, którą sami uznaliśmy za najgorszą.

Po drugie niezależność

Drugim błędem aspirujących do podwynajmu jest zakładanie chęci dzielenia przez Podnajemcę wspólnej infrastruktury. Mało prawdopodobne, aby jakakolwiek niezależna od nas Organizacja zadowoliła się wspólnym wejściem przez jedną recepcję lub chciała współdzielić kuchnię. Innym problematycznym obszarem mogą być współużytkowane toalety które wchodzą w skład lokalu Najemcy / Podnajmującego. Wiąże się to zarówno z codziennymi problemami operacyjnymi jak i większym zagrożeniem zasad poufności jeśli przestrzenie wspólne będą umożliwiały niekontrolowany dostęp do prywatnych części biura. Dlatego przeznaczony do podnajmu obszar powinien pozostać możliwie niezależny od biura Podnajmującego.

Po trzecie funkcjonalność

Od swojego nowego biura Podnajemca będzie oczekiwał nie tylko wyposażenia w odpowiednią infrastrukturę socjalną, ale też odpowiedniego przygotowania przestrzeni pracy i przestrzeni wspierających. Dlatego koniec końców „deal makerem” mogą okazać się odpowiednie proporcje oraz liczba przestrzeni pracy i obszarów jej wsparcia jakimi są sale spotkań, pokoje pracy cichej, przestrzenie kreatywne. Trzeba pamiętać że Podnajemca, co do zasady korzystając z danej przestrzeni krótko i chcąc minimalizować swoje zaangażowanie w środki trwałe, będzie szukał biura, w które idealnie wpisuje się jego zapotrzebowanie. Mało prawdopodobna jest sytuacja, w której najlepszym biurem dla Podnajemcy będzie dokładnie ten niechciany przez nas kawałek powierzchni, który postanowiliśmy przeznaczyć na podnajem.

Kilka opcji podnajmowanego biura

Dlatego, myśląc poważnie o podnajmie w warunkach przegrzanego tym produktem rynku, warto zastosować dokładnie odwrotną, od pozornie najbardziej oczywistej, kolejność działań. Czyli najpierw znaleźć zainteresowanego Podnajemcę (który wstępnie zgodzi się na zaproponowane mu warunki finansowe i umowne) a potem, znając swoje własne oraz naszego potencjalnego Klienta zapotrzebowanie "poszukać” dla niego najwłaściwszej powierzchni w naszych zasobach. Takie wstępne propozycje lokali można zidentyfikować dzięki wcześniejszemu rozpoznaniu własnego zapotrzebowania oraz przygotowaniu wariantowej koncepcji układów funkcjonalno – przestrzennych (ang. BluePrint), czyli jeszcze przed rozpoczęciem projektowania architektonicznego.

W ten sposób zamiast jednego jesteśmy w stanie zaoferować jedną z kilku potencjalnych powierzchni, odpowiednio wykrojonych z naszego biura, co znakomicie zwiększa możliwość wpasowania się w nasze zasoby Podnajemcy i w ten sposób poprawia atrakcyjność podnajmowanej oferty. Bardzo polecam takie podejście, choć nie jest ono najbardziej intuicyjne bo zaczyna się nie od konkretnego lokalu, a od zapotrzebowania. Ale jest ono bardzo pragmatyczne. Z mojej praktyki wynika, że szczególnie duzi lub rozrzuceni po wielu lokalach czy piętrach Najemcy bez większego problemu mogą w swoich zasobach wygospodarować po kilka potencjalnie atrakcyjnych przestrzeni. Dzisiaj aby rzeczywiście zdołąć pozyskać Podnajemcę trzeba działać jak najbardziej elastycznie, a nie czekać z najgorszym odciętym kawałkiem biura aż ktoś przyjdzie i łaskawie go sobie podnajmie.

*na zdjęciu szkic Architekta Sebastiana Górskiego z Kinnarps Polska