Biuro 2020: Jednokierunkowe korytarze

Ruch jednokierunkowy w biurze robi ostatnio olbrzymią karierę przede wszystkim jako mem, którego celem jest zilustrowanie najnowszej generacji korporacyjnych absurdów. To prawda, że firmy ostatnio masowo wprowadzają jednokierunkowe pętle jako rozwiązanie stosunkowo najprostsze z organizacyjnego punktu widzenia, które poleca dziś wielu renomowanych Doradców. Moim zdaniem nie warto jednak bezmyślnie kopiować tego rozwiązania, które raczej nie sprawdzi się w wielu sytuacjach, a istnieją przecież inne sposoby na osiągnięcie tego samego celu.

Po co regulować biurowy ruch?

Obowiązujące od marca i dodefiniowane w drugiej połowie maja zasady dystansowania społecznego wymuszają potrzebę zachowania co najmniej 1.5 m odległości pomiędzy osobami przebywającymi „na zakładzie pracy”, czyli również w biurze. Wymóg ten jest dla nas wszystkich nowym ograniczeniem, ściśle powiązanym z zagrożeniem wirusowym, i przez to nie jest łatwy do spełnienia przez wiele z już istniejących biurowych aranżacji. Dotychczasowa minimalna szerokość przejścia, wynikająca z wymogów pożarowych, wynosiła 1.4 m. W tej chwili, by mogły się w nim wyminąć dwie osoby, biurowy korytarz musiałby mieć przynajmniej 3.1 m szerokości – aby umożliwić półtorametrowy społeczny dystans dwóm Użytkownikom, z których każdy zajmuje po ok. 80 cm (bo około tyle wynosi szerokość ramion dorosłego mężczyzny). Aby więc uniknąć zbyt bliskich biurowych mijanek firmy zastanawiają się nad sposobami reorganizacji komunikacji, i ruch jednokierunkowy wydaje się należeć do najłatwiejszych w implementacji. Czy jednak jest to odpowiednie rozwiązanie?

Jednokierunkowo może być zbyt daleko

Przed wprowadzeniem rygoru jednokierunkowego ruchu w biurze warto zastanowić się, jak jego zastosowanie wpłynie na wydłużenie się ścieżek poruszania Użytkowników i czy będą one nadal spełniać podstawowe wymogi przepisów prawa, które mówią o maksymalnej odległości 75 m pomiędzy stanowiskami pracy a toaletami i kuchniami (bądź raczej „miejscami czerpania wody zdatnej do picia”). Utworzenie jednokierunkowej pętli może niespodziewanie wydłużyć te trasy ponad przepisowe normy.

Jednokierunkowo nadal groźnie

Inny powód dla rezygnacji z rozważań nad jednokierunkowym ruchem w biurze podała mi Menadżer Biura dużej i bardzo dbającej o swoich pracowników organizacji wspierającej sektor opieki medycznej. Swoją drogą ten zespół, który wspiera medyków na pierwszej linii frontu, bardzo poważnie traktuje zagrożenie epidemiczne i z pełną uważnością odnosi się do potencjalnych wyzwań w biurze. Otóż od niej dowiedziałam się, że zdecydowanym przeciwnikiem wprowadzenia jednokierunkowego ruchu okazał się ich specjalista od Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, który obawiał się że w praktyce Użytkownicy poruszający się po obejmującej całe biuro pętli będą szybciej i skuteczniej roznosić potencjalną infekcję, niż robiliby to poruszając się w miarę wyizolowanych i znacznie mniejszych strefach.

Jednokierunkowo będzie niewygodnie

Kolejnym argumentem za rezygnacją z jednokierunkowego ruchu jest jego praktyczna niewygoda. Trudno oczekiwać, żeby ktoś siedzący w odległości 10 m od biurowej kuchni wybrał się na 50 m spacer z kawą przestrzegając w ten sposób narzuconego odgórnie kierunku ruchu. Niefunkcjonalność i sztuczność takich systemów czyni je w praktyce nierealnymi do utrzymania, dlatego warto się zdecydować, czy tworzymy papierowe procedury, które tylko formalnie zabezpieczą decydentów na wypadek problemów, czy też rzeczywiście rewidujemy zasoby na potrzeby bezpieczeństwa ich Użytkowników. Widziana z tej perspektywy jednokierunkowość biurowego transportu to w gruncie rzeczy nic innego niż biurokratyczny twór mający szansę zadziałać jedynie na papierze.

Jeśli nie jednokierunkowo to jak?

Ruch kierunkowy wydaje się najlepszym rozwiązaniem tym wszystkim, którzy chcą wprowadzić nowe zasady bezpieczeństwa bez żadnych zmian w przestrzeni. I choć jest on sugerowany jako przykładowe rozwiązanie w najpełniejszych dotychczas wydanych przez jednostki administracji rekomendacjach CIOP to napewno nie jest ono obowiązkowe. Dlatego moim Klientom zalecam inne, znacznie bardziej pogłębione podejście do reorganizacji przestrzeni pracy tak, by zapewniała ona możliwość zachowania dystansu społecznego przy zachowaniu możliwie najbardziej intuicyjnych form działania i procedur. Aby wdrożyć w życie takie podejście należy odrzucić myślenie nakazowo – zakazowe i podejść z rzeczywistą troską o Użytkowników do wyzwania, jakim jest wprowadzenie konceptu Bezpiecznego Biura z troską.

Zatoki i odskoki

Znacznie lepszym sposobem na reorganizację ruchu w biurze jest wprowadzenie nowych lub wykorzystanie już istniejących „przestrzennych zatok” które umożliwią wyminięcie się poruszającym się w przeciwnych kierunkach Użytkownikom możliwie łatwo i płynnie, przy zachowaniu bezpiecznego dystansu co najmniej 1.5 m. Takie zatoki – czyli miejsca, gdzie można cofnąć się aby udostępnić przejście osobie idącej z naprzeciwka, powinny być organizowane co 3 – 5 m na całej długości korytarzy. Bardzo łatwo zorganizować je w przestrzeniach otwartych, gdzie wystarczy tylko rozrzedzić układy meblowe i przyprawić VisComem. Ale bez wysiłku można je stworzyć również w układach korytarzowych, wprowadzając zasadę otwartych drzwi do gabinetów i pokoi pracy – wtedy osoba mijana może wycofać się do takiego pomieszczenia.

W korytarzach po Szwedzku: bez hierarchii i kindersztuby

Wdrażając nowy sposób poruszania się po biurowych korytarzach warto zrezygnować z dwóch jakże często stosowanych i mocno u nas kulturowo ugruntowanych zasad pierwszeństwa w ruchu - związanych z hierarchią Organizacyjną (podwładny ustępuje) oraz społeczną etykietą przepuszczania pań. W obecnych czasach bardzo polecam szwedzki egalitarny model relacji społecznych który zamiast płci i pozycji każde rozważyć wygodę – i ustępować temu, komu jest trudniej, bo na przykład niesie ciężary bądź gorące napoje lub też ustępować drogi wtedy, gdy ma się ku temu lepszą sposobność. A tak na marginesie – w obecnej sytuacji moglibyśmy się nauczyć jeszcze wielu innych społecznych zachowań od naszych północnych sąsiadów.