Biuro 2020: Nowe strategie najemców

Wiele zmienia się w podejściu do strategii środowiska pracy „dzięki koronawirusowi”. Przymusowa praca z domu nie tylko sprawdziła się u dużej części Użytkowników, ale też przyczyniła się do masowego uzdalnienia biznesu. Organizacje, które obecnie podsumowują pierwsze sześć miesięcy działania w warunkach pandemii, raczej nie dostrzegają strat w produktywności wynikających z tak raptownej zmiany stylu pracy. Wręcz przeciwnie – ostatnie miesiące dla wielu firm były okresem wydajnościowego zrywu. Dlatego większość Klientów, z którymi obecnie rozmawiam, nie chce wracać do stacjonarnego stylu pracy sprzed pandemii. Raczej rozmawiamy o sposobach utrwalenia pozytywnych aspektów ostatnich zmian. Chęć trwałego uelastycznienia stylu pracy, głównie w postaci pracy hybrydowej, podzielają zarówno Użytkownicy biur jak i decydenci w Organizacjach.

Strategia sobie a biuro sobie

Obecna sytuacja bardzo znacząco wpływa na podejście Organizacji do strategii środowiska pracy, w tym do ich zapotrzebowania na biuro. Nowa rola biura, które przestało być „pudełkiem na stanowiska pracy” pozostaje nadal niedodefiniowana a przestrzenie pracy dla pracowników wiedzy, straciwszy swoją dotychczasową funkcję, pozostają słabo wykorzystane. Nie tylko ze względu na potrzebę dystansowania społecznego – również dlatego, że nie zapewniają swoim Użytkownikom możliwości zaspokojenia nowych potrzeb, związanych ze zdalnoscią i szybko rozwijającym się wirtualem.

Na całościową strategię środowiska pracy wpływa wiele czynników, a pośród nich bardzo istotnymi są zarówno obecna sytuacja finansowa (bardzo powiązana z rodzajem aktywności biznesowej) i związany z tym wzrost lub kurczenie się Organizacji, profil ryzyka (defensywne i ofensywne strategie są dzisiaj bardzo jasno czytelne) oraz „firmowe DNA” czyli dotychczasowa kultura pracy. Jednak na samo biuro, które nadal stanowi kluczowy element tej strategii, wpływa przede wszystkim długość umowy na obecne biuro. Można się martwić, że znów pies macha ogonem ale trzeba zrozumieć, jak trudno jest w tak krótkim czasie zrewidować nie tylko strategię, ale też i biurowy koncept. Mimo więc częściowej utraty swej roli, to przestrzeń biurowa nadal zajmuje nadrzędną rolę w całościowym budowaniu organizacyjnego środowiska pracy. A samym biurem nadal najczęściej rządzi cykl jego najmu. Jakie działania, w zależności od oczekiwanego okresu najmu przyjmują obecnie Najemcy?

Zróżnicowanie podejścia do biur

W zależności od ich pozycji w cyklu najmu (początek, środek lub koniec umownego okresu) Najemcy przyjmują dzisiaj różne podejścia do powierzchni biur, którymi dysponują. Żeby dobrze zrozumieć różnice w obecnym podejściu do zasobów nieruchomościowych proponuję podejście „od końca”, czyli od tych Organizacji, które obecnie są w przededniu nadchodzącego końca umownego okresu dysponowania biurem:

• Koniec najmu: tylko pozornie w najlepszej sytuacji są obecnie organizacje, których najem kończy się za około 18 – 24 miesięcy (czyli w pierwszej połowie 2022 roku), co oznacza nadchodzący początek nowej umowy. Oczywiście w tej grupie Organizacji widać już wyraźnie zmianę trendu: w odróżnieniu od już historycznych procesów poszukiwania powierzchni trwających całą nastoletnią dekadę XXI wieku, gdy wiele Organizacji na fali ekspansji wyrastało ze swoich obecnych biur, obecnie raczej trudno znaleźć firmy, których zapotrzebowanie na przestrzeń byłoby większe od obecnie posiadanego biura. Wręcz przeciwnie, poza wyjątkowymi sytuacjami planowanego bardzo dynamicznego wzrostu Organizacjom potrzeba znacznie mniej biura niż przed koronakryzysem, przy czym spadek ten zwykle waha się od 30 do 50% dotychczasowej powierzchni. Organizacje znajdujące się w dość komfortowej sytuacji kończącej się umów mogą albo myśleć o nowym, mniejszym biurze w nowej korzystniejszej lokalizacji (co jednak nie jest obecnie pierwszym wyborem większości moich Klientów) albo też – w mojej ocenie znacznie częściej niż dawniej - wybierają ścieżkę pozostania w obecnej lokalizacji na zmniejszonej powierzchni, renegocjując swoją obecną umowę i przed upływem terminu zdając niepotrzebną im część biura. Jednak sporym środowiskowym ryzykiem dla tej grupy najemców jest przedwczesna próba określenia Nowej Normy – która stanowi teraz środowiskowy Graal. Obawiam się, że definiowanie jej jest w tej chwili łapaniem spadającego noża – bo nadal, mimo zmiany trwającej już ponad pół roku, to ani nie jest ona pewna i ostateczna, ani utrwalona. I trudno dzisiaj o jednoznaczną ocenę, w jakim miejscu uzdalnienia i wirtualizacji znajdziemy się za kilka miesięcy.
• Środek umowy najmu: firmy, które mają przed sobą jeszcze 2 – 4 lata w obecnym biurze a które zorientowały się, że znaczna jego część stoi pusta, raczej nie poszukują obecnie Nowej Normy (mając na to czas) tylko szukają sposobów na optymalizację biurowych zasobów. Firmy w połowie umowy najmu coraz częściej decydują się bądź na wcześniejsze zdanie części powierzchni (jeśli tylko takie możliwości zostały umownie zabezpieczone, bo Wynajmujący niechętnie idą na takie rozwiązanie) bądź na jej podnajem. Stwarza to korzystne warunki dla nowych na rynku biurowym firm które nie chcą i nie mogą deklarować się na długie okresy. Takie w pełni wyposażone i gotowe do wejścia biura stanowią realną konkurencję dla rynku przestrzeni elastycznych, czyli biur krótkoterminowych i co-worków. Bo choć rośnie podaż podnajmów, to niekoniecznie jest na nie obecnie równie duży popyt. Co ważne, podnajmy będą ciągnęły w dół wyjściowe stawki czynszowe na rynku biurowym, bo te małe lokale będą oferowane na znacznie bardziej konkurencyjnych warunkach przez zdeterminowanych podnajmujących.Choć oczywiście Organizacje te obecnie często zmagają się z wieloma wyzwaniami dotyczącymi ich biurowych zasobów, to czysto ze środowiskowego punktu widzenia Firmy będące dzisiaj w środku swojego okresu najmu mogą długoterminowo okazać się największymi beneficjentami obecnej sytuacji, bo do rewizji swoich biurowych konceptów przystąpią już po pandemii gdy opadnie kurz i gdy znacznie bardziej jednoznaczne niż dzisiaj będą zmienione oczekiwania, standardy i przepisy prawa dotyczące warunków pracy.
• Początek umowy najmu: zdecydowanie największe wyzwania w dostosowaniu swoich biur do nowych wyzwań środowiska pracy stoją przed Organizacjami, które właśnie wprowadziły się lub zamierzają wprowadzić do przestrzeni, których wielkość i wyposażenie zostały określone jeszcze w warunkach starej, przedkryzysowej normy. Te firmy mierzą się z zupełnie nowym, i niezmiernie ciekawym ze środowiskowego punktu widzenia, zjawiskiem moralnego zestarzenia się konceptów wnętrz jeszcze przed ich uruchomieniem. To właśnie wśród firm, którym nowy najem zaczął się lub zacznie jeszcze w 2020 roku, widzę obecnie największe zróżnicowanie postaw. Od stuporu i chowania głowy w piasek (lub łagodniej nazywając „strategii na przeczekanie”), poprzez nerwowe ruchy zrzucania w ostatniej chwili zbędnego balastu powierzchni, aż do głębokiej optymalizacji i „relokacji etatów”.