Biuro 2020: Szachownica stanowisk

Powoli wracamy do biur, które jednak muszą ulec zmianie i działać według nowych zasad bezpieczeństwa i dystansowania społecznego. Bezpieczne Biuro ma stwarzać pracownikom warunki pracy umożliwiające przestrzeganie przepisów zawartych zarówno w Rozporządzeniu w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii z 2 maja 2020 (z późn. zm.) oraz takich kluczowych rekomendacji innych organów jak "Ogólne wytyczne i lista kontrolna dotyczące bezpieczeństwa i ochrony zdrowia osób pracujących w czasie epidemii Covid-19" przedstawione 19 maja przez Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy.

Jednym z kluczowych wymogów, jakie narzucają obecnie wiążące pracodawców i przedsiębiorców wytyczne, jest organicznie kontaktu bezpośredniego poprzez zapewnienie dystansu fizycznego. Głównym parametrem określającym ten dystans jest odległość 1,5 m, a konsekwencją jego wprowadzenia może być potrzeba adaptacji pomieszczeń pracy. Otóż do zapewnienia nowych zwiększonych odległości pomiędzy biurkami potrzeba obecnie około 15 mkw / stanowisko pracy, jak wynika z obliczeń Kinnarps. Niewiele biur w Polsce jest w stanie sprostać tak wygórowanym wymaganiom jeśli chodzi o przestrzeń, bo typowe biurowe układy są projektowane przy zalożeniu 10 - 12 mkw na głowę, a bywa że mniej.

Co jednak z tymi Organizacjami, które nie decydują się na re-aranżację, a planują wprowadzenie (zgodnie z wytycznymi niektórych Doradców) naprzemiennego zajmowania stanowisk które zostało już ochrzczone mianem biurowej szachownicy lub zygzaka? Otóż warto zdać sobie sprawę, ze takie naprzemienne usadzanie pracowników bez zmiany układu biurowych mebli zwykle prowadzi do znaczniego zmniejszenia dotychczasowej pojemności biura - zwykle o znacznie więcej niż 50% jego dotychczasowej maksymalnej pojemności sprzed marca 2020. Dlaczego?

Zalety i wady szachownicy

Rozpatrywany na poziomie jednego gniazda stanowisk (zwykle 6 lub 8 biurek zestawionych w dwa naprzeciwległe rzędy po 3 lub 4 stanowiska w każdym) model naprzemiennego siedzenia, czyli zaproponowanie układu szachownicowego siedzenia co drugie i nienaprzeciwległe biurko rzeczywiście prowadzi do utraty jedynie połowy zajętości. Tylko że takie usadzenie zabezpiecza Użytkowników już siedzących przy biurkach. Rozpatrywanie jedynie pojedynczych gniazd nie uwzględnia znacznie większej złożoności układów Open Space, gdzie zwykle obok siebie funkcjonuje po kilka lub nawet kilkanaście takich gniazd. Przy analizie pojemości otwartych obszarów pracy należy wiec uwzględnić stanowiska w sąsiednich gniazdach i sposób zajmowania ich przez Użytkowników. Warto przy tym zdać sobie sprawę ze żadna z obecnie obowiązujących rekomendacji nie pozwala nam inaczej traktować dystansu społecznego z którejś wybranej strony – stosowanie odległość 1,5 m obowiązuje zarówno przed, po każdej ze stron, jak i za Użytkownikiem biurowego stanowiska pracy.

Co się dzieje z modelem szachownicowym, gdy weźmiemy pod uwagę potrzebę zachowania odległości pomiędzy pracownikami siedzącymi przy różnych gniazdach stanowisk? Otóż implikuje to bądź stworzenie odpowiedniej szerokości przejść, lub rozważnie wprowadzenie nowych zasad zajmowania stanowisk w trakcie pracy.

Albo przejścia albo FILO

Prowadzenie odpowiedniej szerokości przejść – czyli takiej odległości pomiędzy gniazdami żeby istniała bezpieczne ścieżka dostępu do najdalszego od ciągu komunikacyjnego miejsca – przekłada się na aranżację stanowisk w odległości co najmniej 270 cm (zakładając że jeden z Użytkowników siedzi przy biurku a drugi podchodzi do swojego miejsca tuż przy krawędzi sąsiedniego gniazda, przy zachowaniu bezpiecznej odległości 150 cm, minimalnym korytarzu ruchu szerokości 80 cm i szerokości ramion od osi nie mniejszej niż 40 cm) przy czym ta minimalna odległość zakłada, że przy bardziej skomplikowanych układach siedzenia droga przejścia pomiędzy stanowiskami może przebiegać zygzakiem, co nie jest ani naturalnym, ani w praktyce łatwym sposobem poruszania się w biurowej przestrzeni.

Rzeczywiste bezpieczeństwo i komfort dostępu daje dopiero korytarz o szerokości nie mniejszej niż 380 cm (czyli 80 cm korytarz pomiędzy dwoma strefami bezpiecznego dystansu od siedzących osób). Dystans między gniazdami biurek dodatkowo zwiększy się o 80 cm jeśli założymy promień ramion osób siedzących. Przy tak zweryfikowanych gniazdach biurek w układzie szachownicowym i bez zmiany aranżacji w praktyce tracimy co drugie bądź co trzecie gniazdo, a całkowita pojemność biura (pod względem liczby dostępnych stanowisk pracy) spada o 70 - 75% wyjściowej ilości stanowisk.

Drugą opcją jest zmiana sposobu zajmowania stanowisk pracy i działanie w modelu FILO (first-in-last-out), ale utrzymanie takiej dyscypliny siadania przy biurkach - która wymusza każdorazwowe wstanie i odejście od stanowiska pracowników ulokowanych bliżej korytarza komuniakcyjnego - w praktyce wydaje mi się być mało realne.

Dlatego namawiam moich Klientów by w obecnej sytuacji zastanowili się nad re-organizacją przestrzeni pracy. Zaprojektowane przez Architekta zmiany do układu stanowisk pracy oczywiście nie ocalą wszystkich dotychczasowych stanowisk – ale w większości przypadków prowadzą do pozostawienia 50 – 60% dotychczasowych stanowisk, co może mieć kluczowe znaczenie dla zespołów planujących możliwe pełen powrót do biura.

Bezpieczne Biuro w średnim terminie

Najczęstszą przyczyną niechęci do re-aranżacji jest myślenie o koncepcie Bezpiecznego Biura w kategoriach tymczasowości. Czy jest to rzeczywiście słuszne? Spodziewam się, że obecne rekomendacje (oraz ich kolejne zmiany) będą w mocy tak długo, jak będzie trwało zagrożenie epidemiczne, a to skończy się dopiero wraz z powszechnym uodpornieniem się nas wszystkich na Covid19. A do szczepionki mamy jeszcze daleko, mówimy więc o wielomiesięcznym (lub nawet kilkuletnim) okresie działania biur na tych nowych zasadach. Moim zdaniem warto możliwie najlepiej dostosować się do nowych średnioterminowych warunków działania, tak by nie tracić (znacznie obecnie ograniczonego) potencjału biura.