Biuro 2020: Zmianowość

Zmianowość: dlaczego?

Zmianowość stanowi jedną z zaskakujących konsekwencji wprowadzenia do biur zasad dystansowania społecznego. Dystansowanie społeczne oznacza „pozostawanie z dala od miejsc kongregacji, unikanie masowych zgromadzeń i utrzymywanie w miarę możliwości dystansu (około 2 metrów) od innych”, jak na potrzeby obecnej sytuacji przedefiniowała je w marcu tego roku amerykańska agencja rządu federalnego Centers for Disease Control and Prevention.

Przepisy określające bezpieczne odległości na polskim gruncie są dość podobne. W kolejnych rozporządzeniach i aktualizacjach rządowych wytycznych, publikowanych w związku z wystąpieniem stanu epidemii, pojawia się (i nadal ewoluuje - podaję więc link do Rozporządzenia obowiazującego w momencie publikacji tego wpisu) nakaz zapewnienia przez zakład pracy odległości „między stanowiskami pracy wynoszącej co najmniej 1,5 m, chyba że jest to niemożliwe ze względu na charakter działalności wykonywanej w danym zakładzie pracy, a zakład ten zapewnia środki ochrony osobistej związane ze zwalczaniem epidemii COVID-19.” Interpretacja tego przepisu wznieca wiele specjalistycznych dyskusji głównie ze względu na brak definicji stanowiska pracy, oraz na niejednoznaczność w sposobie określenia dystansu. Niejednoznaczność dotyka szczególnie sektor przemysłowy, natomiast w środowisku biurowym jak do tej pory panuje spory konsensus: dominuje zdroworozsądkowa interpretacja, określajaca odległość pomiędzy stanowiskami pracy jako dystans między pracownikami siedzącymi przy sąsiednich biurkach.

Nie wgłębiając się w szczegóły rzeczywistych odległości, jakie należy wprowadzić aby warunki zawarte w tym przepisie mogły być zachowane, to skutki nowych zasad są zasadnicze. Dla biurowych środowisk pracy najważniejszą konsekwencją wprowadzenia ograniczeń dotyczących rozmieszczenia stanowisk oraz zasad dystansowania społecznego jest potrzeba rozrzedzenia biurkowych gniazd, co według analizy przeprowadzonej przez Kinnarps, powoduje utratę mniej więcej połowy z dotychczasowej liczby stanowisk pracy w typowym biurze. Oznacza to tyle, że dotychczasowe biuro z setką przypisanych do Użytkowników biurek obecnie zmieści ich jedynie pięćdziesiąt, a wynik ten może być jeszcze niższy jeśli dotychczasowe środowisko pracy było zaprojektowane jako bardzo intensywne, np. wspierało się rozwiązaniami typu „bencze”. Podobnie zmniejsza się pojemność innych typologii wspierających pracę, takich jak sale konferencyjne, inne miejsca spotkań i pomieszczenia socjalne jak kuchnia. Z typowej 6 osobowej salki konferencyjnej w nowym reżimie mogą jednocześnie skorzystać 1 – 3 osoby. W praktyce mamy więc obecnie do dyspozycji "połowę biura w biurze".

Aby móc radzić sobie w warunkach rozrzedzonej o połowę biurowej gęstości możliwe są różne rozwiązania. To najbardziej oczywiste każe zakładać, że jeśli stacjonarny przed pandemią zespół zamierza powrócić do niezmienionego stylu pracy, to na jego potrzeby trzeba by dwukrotnie zwiększyć dotychczasową biurową powierzchnię. Takie rozwiązanie jest jednak najmniej realne. W tej chwili nie widzę w moim otoczeniu ani jednej Organizacji, która zdecydowałaby się na biurową ekspansję i związany z nią wzrost kosztów. Wręcz przeciwnie, w dobie cięcia wydatków aż do kości moi Klienci masowo szukają oszczędności w tym obszarze nieruchomości, również poprzez zmniejszenie powierzchni biura. W praktyce oczekuję więc dalszego zmniejszenia się liczby metrów kwadratowych na głowę przy zwiększeniu się ich liczby na stanowisko pracy. Co skłani aku systemom współdzielonym. W większości Organizacji nie da się utrzymać modelu przypisanych biurek i w związku z tym zachodzi potrzeba wprowadzenia elastyczności, również w formie zmianowości.

Zmianowość: czy trzeba?

Uważam, że nie trzeba koniecznie wprowadzać reżimów zmianowości tylko po to, aby móc dobrze korzystać z rozrzedzonego biura o obniżonej pojemności. Od wielu lat wprowadzam programy uelastycznienia stylu pracy u moich Klientów głównie w modelu Pracy Opartej na Aktywności, która obejmuje współdzielenie stanowisk pracy (ang. desk sharing), które umożliwiają inne podejście do tego wyzwania. Jednak ze względu na niezwykle mały poziom wdrożenia pracy zdalnej, dotychczas bardzo słabo prawnie uregulowanej, większość współdzielonych konceptów realizowanych w Polsce chcąc nie chcąc musiała bazować na założeniu (nierealnej szczególnie w dużych zespołach) możliwości 100% obecności pracowników w biurze. Co oznaczało, że projektowany poziom współdzielenia nie mógł przekraczać 70 – 80% (czyli 7 lub 8 stanowisk pracy na każdych 10 pracowników).

Choć nowa sytuacja wymusiła na nas współdzielenie w znacznie agresywniejszym, bo co najmniej 50% wariancie, to dla mnie jako Stratega Środowiskowego obecne wyzwania wpisują się w model ABW (ang. Activity Based Workstyle), który bazuje na względnej dobrowolności korzystania z biura na przemian z praca zdalną. Co do zasady uważam więc że nie ma potrzeby wprowadzania w biurach zmianowości (z przypisanymi do zmian grafikami wykorzystania biura) a w większości przypadków zadziałałby stare dobre uelastycznienie, choć oczywiście na wyższym niż historyczny poziomie.

Zmianowość: kto?

Głównym argumentem za wprowadzeniem ścisłych zasad zmianowości jest dla mnie przestrzeganie zasad BHP które rekomenduje Państwowa Inspekcja Pracy. Pracę zmianową (raczej niż typowe współdzielenie w modelu ABW) powinny rozważyć przede wszystkim te Organizacje, dla których kluczowa jest ciągłość biurowych operacji i dla których ewentualna kwarantanna biurowego zespołu oznacza niemożność realizacji podstawowych procesów. Z kolei tam, gdzie możliwe jest zapewnienie ciągłości operacji bez konieczności pracy w biurze, Organizacje powinny raczej myśleć o wprowadzeniu bardziej tradycyjnych modeli współdzielenia, takich jak desk sharing, które nie tylko charakteryzują się dużo większą dowolnością i elastycznością, ale też nie wymagają tak ścisłego odgórnego zarządzania, jak modele zmianowe.

Zmianowość: jak?

Najczęstsze planowane modele zmianowości o jakich do dzisiaj słyszałam bazują na podziale zespołu na dwie części i założenie naprzemiennej możliwości korzystania z biura przez „dwie zmiany” możliwie jednorodne pod względem możliwości biznesowych, tak by zabezpieczyć organizację na wypadek ogniska epidemii podczas jednej ze zmian. Warto zauważyć, że przynajmniej niektóre z firm nie będą w stanie pomieścić połowy załogi w nowym, rozrzedzonym koncepcie i dlatego do reżimu zmianowości trzeba będzie albo dołożyć zasady ABW (które dodatkowo uelastycznią zmiany) albo podzielić zespół na więcej - bo 3 lub 4 – części.

W najbardziej popularnym, dwuzmianowym modelu rozpatrywane są najczęściej poniższe warianty:

• 2 zmiany jednego dnia - niektórzy Doradcy sugerują wprowadzenie dwóch biurowych zmian jednego dnia pracy (np. poranna od 6 do 12 i popołudniowa od 14 do 20, z przerwą na czyszczenie biura) ale ten model wydaje mi się niezwykle trudny do wdrożenia nie tylko ze względu na jego bardzo dużą intensywność, ale też wymogi biznesowe - bo w takim podejściu godziny pracy zmian uniemożliwiają im równoczesne działanie, przez co bardzo utrudniają wewnętrzną komunikację;
• 2 zmiany w 1 tygodniu - poprzez przypisanie im konkretnych dni tygodnia, często w modelu dwudniowej obecności ze środą przeznaczoną na dodatkowe odkażanie pomiędzy zmianami;
• System tygodniowych obecności dla każdej ze zmian z odkażaniem zaplanowanym na weekend;
• System dwutygodniowych zmian który odzwierciedla model kwarantannowy – dwutygodniowa nieobecność połowy zespołu w biurze jest analogiczna do dobrowolnej izolacji, która odpowiada czasowi wirusowej inkubacji i potencjalnie lepiej zabezpiecza przed powstaniem ognisk SSE.

Zmianowość: kto na tym zyska?

Na uelastycznieniu stylu pracy i systemowo wprowadzonej zdalności, również w systemie zmianowym, zyskają przede wszystkim pracownicy biurowi, ale w krótkim terminie największym beneficjentem masowego wprowadzenia zmianowości będą firmy IT które proponują aplikacje do łatwego zarządzania takim, dla wielu z nas ciągle nowym, stylem pracy. Sprawdzeni dostawcy takich rozwiązań, jak Dehora, zebrali już bardzo duże doświadczenie we wprowadzaniu podobnych modeli w zakładach przemysłowych, natomiast obecnie spodziewam się wysypu startupowych apek targetujących precyzyjnie potrzeby pracowników biurowych.