Biuro 2021: Persony w nowym środowisku pracy
Właśnie ruszamy z drugą edycją badania, którego celem jest zrozumienie zmian, jakie dla środowiska pracy niesie przedłużająca się praca zdalna. Trwa zbieranie danych w ramach projektu „Praca Hybrydowa 2021” i serdecznie zapraszam do wypełnienia ankiety, która znajduje się TUTAJ. Natomiast dzisiaj wracam do projektu zrealizowanego rok temu. Bo wyniki pierwszego badania, którego celem było uchwycenie „stopklatki” z masowego i akcyjnego uzdalnienia jakie miało miejsce na wiosnę 2020, stanowią spory wkład w diagnozowaniu zmian w pracy w naszym rodzimym kontekście i dzisiaj stanowią dla mnie ważne narzędzie pracy w procesach środowiskowych. Jak je wykorzystuję?
Jednym z kluczowych narzędzi wypracowanych w pierwszym badaniu „Praca z Domu 2020” było stworzenie person uzdalnionych Użytkowników. I choć cały raport nadal jest źródłem inspiracji dla mnie i moich Klientów to z czasem jego najważniejszą częścią stały się persony, które "angażuję" w kolejnych projektach związanych z planowaniem powrotów do biur. Stworzone w wyniku badania persony – odpowiednio zmodyfikowane na potrzeby każdego Klienta tak, aby jak najlepiej reprezentować postawy charakterystyczne w jego zespole - nadają strukturę działaniom zarówno projektowym i planistycznym ale też komunikacyjnym i edukacyjnym, które związane są z systemowym wdrożeniem nowego podejścia do środowiska pracy.
Persona w procesie kreacji
W badaniach marketingowych i user experience persona oznacza modelowy obraz Użytkownika, który posiada charakterystyczne cechy, umiejętności, zainteresowania, wymagania i potrzeby. Celem budowania person jest wyjście poza suche dane statystyczne. Ważne jest, by nie był to obraz tworzony „z głowy”, lecz w oparciu o dane pozyskane dzięki badaniom, takim jak wywiady i obserwacje. Persony umożliwiają zrozumienie punktu widzenia i potrzeb różnych osób. Dzięki ich wykorzystaniu można tworzyć rozwiązania spersonalizowane dla konkretnych użytkowników. Persony staja się wyjątkowo dobrym narzędziem w okresach systemowych zmian, czyli w czasie takim jak obecnie, bo pozwalają uporządkować olbrzymie ilości chaotycznych informacji pochodzących najczęściej z anegdotycznych obserwacji i w ich miejsce wprowadzić podbudowaną analizą strukturę.
Persona to nie anegdota czy prywata
Muszę przyznać, że już męczy mnie ostatnio bardzo wysoki poziom anegdotyzacji biznesowych narracji. Oczywiście cenię sobie narzędzia omawiające studium przypadku, których znaczenie wzrasta szczególnie w okresach gwałtownych zmian postaw. Lubię wiedzieć, jakie indywidualne strategie przyjmują inni chociażby po to, by szybko modyfikować własne zachowania. Uwielbiam osobiste historie / herstorie, które prowadzą do wyrazistej puenty. Jednak pokazywanie najlepszych praktyk tróżni się od obnażania prywaty, na którą ostatnio w świecie biznesowym pojawiło się dużo większe niż dawniej przyzwolenie. Przyznaję, że piszę te słowa pod wpływem chwili. Niedawno uczestniczyłam w webinarze jednej z dużych firm doradczych, podczas którego (skądinąd bardzo dobrzy) specjaliści przez prawie półtorej godziny wymieniali się publicznie anegdotami z pogranicza swojego życia prywatnego i zawodowego a całkiem trzeźwe profesjonalne konkluzje tonęły w sosie osobistych wynurzeń. Tylko że to, co było dobrym a może nawet jedynym sposobem na opisanie zaskakującej rzeczywistości początku pandemii dzisiaj już zachacza o niepotrzebny ekshibicjonizm. Skoro wraca (choć nowa) normalność, to niechaj też wróci merytoryka.
Neutralsi, Dissujący i Propsy
W badaniu „Praca z Domu 2020” modelowe postawy pracujących w domu zostały zbudowane przez badaczki z Akademii Leona Koźmińskiego, które wyodrębniły trzy typy doświadczeń, strategii i wypracowanych sposobów przeorganizowania przez Użytkowników ich własnej pracy w trakcie pierwszej fali pandemii. Te trzy duże grupy to: neutralsi, dissujący i propsujący. Każdej z nich nadając cechy osobiste i imię. I tak Anna jest neutralsem, Kasia dissuje a Marek to props, który kwitnie w warunkach pracy zdalnej. W odczuciu Anny praca z domu w czasie epidemii nie wpłynęła znaczącą na jej efektywność, udało się jej znaleźć plusy tej sytuacji i odnalazła się w niej. Kasia natomiast czuła się przytłoczona, bo wiele kosztowało ją radzenie sobie z codziennymi obowiązkami. O Marku można powiedzieć, że nie tylko się odnalazł, lecz także miał poczucie, że jego efektywność znacznie wzrosła. Każde z nich działa obecnie w innych warunkach środowiska pracy, choć przecież łatwo sobie wyobrazić, że wszyscy troje pracują w jednej firmie.
Persony jako prototypy
Zgodnie z intencją raportu „Praca z Domu 2020” w moich projektach wykorzystuję powyższe persony jako prototypy użytkowników rozproszonych środowisk pracy. Persony pomagają Grupom Projektowym myśleć o konkretnych ludziach, uwarunkowaniach, w których się znajdują i wynikających z nich zarówno ograniczeniach, jak i możliwościach w ten sposób ułatwiajac pracę koncepcyjną nad nową strategią. Persony umożliwiają przejście do konkretów projektowania, bo z trzech postaw wobec pracy zdalnej można wyciągnąć dalsze wnioski dotyczące stylu pracy i w konsekwencji oczekiwań wobec przyszłego biura, bo jak pokazuje raport JLL „How to prepare for the Hybrid Workplace” ze stycznia 2021 to właśnie nastawienie do pracy zdalnej zdeterminuje przyszłe środowisko pracy zarówno na poziomie pojedynczych Użytkowników jak i dla całych Organizacji.
To nie koniec możliwości zastosowania person w projektach transformacji środowiska pracy. Można je wykorzystać zarówno przy planowaniu komunikacji związanej z tworzeniem nowych stylów pracy w organizacjach, jak i zarządzaniem zmianami, które stopniowo zachodzą w zespołach. Będą też pomocne przy projektowaniu pakietów benefitów dostosowanych do nowych potrzeb związanych z upowszechnieniem się pracy zdalnej. Persony można również wykorzystać w innych obszarach środowiska pracy, na przykład przy planowaniu kolejnych kroków w procesie wdrażania nowych pracowników.
