Biuro 2021: Pilot DIY

Wiele wskazuje na to, że jesienne powroty do biura – choć możliwe – to będą odbywać się nadal na specjalnych warunkach. Potencjalne zagrożenie kolejnymi lockdownami, działanie w warunkach specjalnych przepisów tymczasowo regulujących pracę zdalną jak również ciągle postępująca wirtualizacja otoczenia biznesowego dają dynamiczną mieszankę, której daleko do choćby częściowej stabilizacji oczekiwanej wobec „Nowej Normy”. Skoro więc nadal jesteśmy w okresie przejściowym którego końca nie widać, to trudno obecnie budować koncepty pokowidowe, jakich coraz częściej oczekują od specjalistów środowiskowych Klienci.

Oczywiście Klient-nasz pan, a dobry doradca zawsze wychodzi naprzeciw oczekiwaniom zamawiającego. Projekty „pokowidowe” muszą jednak być przygotowywane dzisiaj z dużą dozą ostrożności i dodatkowych „zabezpieczeń na przyszłość” która nadal, jeśli chodzi o planowanie konceptów biurowych, pozostaje bardzo niedookreślona. Są nawet specjaliści którzy namawiają, by o Nowej Normie myśleć jako o rzeczywistości już na stałe dużo bardziej płynnej niż nasz przedpandemiczny świat i myślę, że mają w tym dużo racji. Może być i tak, że w praktyce Nowa Norma okaże się być ciągłą zmianą a wszystkie obecne tęsknoty za powrotem do przeszłosci lub chociaż trochę większą stabilizacją okażą się być płonne. Ja jednak nadal spodziewam się lepszego niż obecnie zdefiniowania przyszłych wzorców i stylów pracy, co powinno wyniknąć chociażby z wprowadzenia nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej.

Pilot DIY i ... sauté

Dlatego za najlepsze na nadchodzącą jesień podejście do przestrzeni pracy uważam podejście pilotażowe. I choć rekomenduję, aby co do zasady realizować je wraz z doświadczonym doradcą środowiskowym, to zdaję sobie sprawę że może to być trudne do realizacji dla wielu moich potencjalnych Klientów. Dlatego nie dyskredytuję podejścia DIY czyli „Do It Yourself”, w którym zmiany w pierwszej, pilotażowej implementacji hybrydowego stylu pracy będą realizowane samodzielnie, poprzez wewenętrzny zespół na codzień zajmujący się biurem i środowiskiem pracy.

Co trzeba zrobić, żeby taki Pilot DIY wypalił i – co jeszcze ważniejsze – odpowiednio przygotował zespół do nieuniknionych dalszych zmian środowiskowych? Dziś doradzam wszystkim biurowym Zosiom – Samosiom, jak samodzielnie przygotować się do Studium Pilotażowego, które powinno ruszyć nie później niż na jesieni. Przedstawiam minimalny zakres działań, jakie należy zrealizować żeby taki projekt miał szansę zakończyć się powodzeniem, i jednocześnie (w formie poradnikowej) podpowiadam, jak uniknąć największych zagrożeń:

• Stwórz grupę projektową – w przygotowaniu Studium Pilotażowego wprowadzającego pracę hybrydową oprócz Menadżera Biura kluczowymi osobami są Menadżer HR i specjalista IT. Typowym błędem jaki pojawia się w wielu samodzielnie realizowanych projektach jest brak wewnętrznej koordynacji, której inicjatywa powinna wyjść od właściciela projektu, z innymi kluczowymi decydentami w Organizacji.
• Zakomunikuj zmianę i zbierz feedback – zasada mówiąca że „nic o pracownikach bez pracowników” powinna przyświecać właścicielom projektu którzy wszystkie planowane zmiany powinni przeprowadzić po uzgodnieniach w zespole. Tymczasem w praktyce spotykam się ostatnio nader często ze zmianami wprowadzanymi „w trybie ustawy” przez zespół kryzysowy. Ogłaszanie obowiązkowych powrotów w jakimś konkretnym modelu – powiedzmy 50/50 lub 40/60 bez sprawdzenia możliwości implementacji to prosta recepta na wywrócenie Pilota.
• Zaplanuj zmiany w biurze – zasady dystansowania społecznego powinny nadal skutkować rozrzedzeniem biurowych układów tak, by w każdej z biurowych przestrzeni możliwe było zachowanie odpowiednich odległości pomiędzy Użytkownikami. Zmiany można wprowadzić poprzez proste wyłączenie co drugiego stanowiska pracy, jednak takie działanie zwykle upodabnia biuro do szczerbatego uśmiechu i daje zniechęcające wrażenie. Dlatego polecam pracę z doświadczonym projektantem meblowym który podpowie, jak przeorganizować przestrzeń tak, by mimo rozrzedzenia układu biuro nie sprawiało wrażenia "rozmontowanego".
• Zarządzaj obecnością – z mojego doświadczenia wynika, że aktywne zarządzanie obecnością w biurze jest potrzebne, gdy pojemność powierzchni biura spada poniżej około 75 – 80 %, to znaczy może w nim równocześnie przybywać co najwyżej 3/4 - 4/5 pracowników. Innym razem opowiem skąd bierze się ta nowa workplejsowa proporcja teraz jesdnak ważne jest aby dostrzec, że tak popularna dzisiaj hybryda 60/40 (czyli 3-na-2) lub agresywniejsza, realizowana na podobnie niskim poziomie pojemności biura, potrzebuje aktywnego zarządzania. Zarzązanie obecnością jest niezbędne, aby uniknąć sytuacji w których nadliczbowych pracowników z braku miejsca trzeba zawracać na Home Office spod drzwi (lub alternatywnie - wpuszczając do środka iść na kompromisowe rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa epidemicznego). Przy czym odradzam szybki zakup pierwszej z brzegu "aplikacji od wszystkiego" jakich oferty dzisiaj dziesiątkami trafiają do skrzynek Office Managerów. Wcześniej warto przemyśleć i sprawdzić, się jakie funkcjonalności rzeczywiście będą potrzebne w Waszych zespołach hybrydowym modelu działania, a to będzie wiadome dopiero po wdrożeniu Pilota. W krótkim okresie wystarczy „Excell na Sharepoicie” który, mimo że jest metodą niemalże analogową, to obecnie dobrze sprawdza się w wielu firmach.
• Zabierz biurka – po przeanalizowaniu pojemności biura czyli ustaleniu, ile stanowisk pracy może się w nim nadal mieścić tak a by zostały spełnione zasady dystansowania fizycznego, wypracuj samodzielnie lub z projektantem nowy układ biurek. Zmniejszona liczba stanowisk pracy prowadzi do potrzeby współdzielenia a z nią wiąże się potrzeba dodania indywidualnych skrytek na rzeczy prywatne (lub przeznaczone do użytku osobistego) i przechowywane w biurze. Od razu podpowiadam, żeby nie trzymać tych "nadmiarowych" biurek w magazynie tylko udostępnić pracownikom, bo wiele wskazuje na to że już nigdy nie okażą się one przydatne.
• Wprowadź politykę czystych biurek – współdzielony system wymaga, aby Użytkownicy zawsze pozostawiali stanowiska pracy w czystości a higiena związana z pandemicznymi warunkami zobowiązuje ich do samodzielnego odkażania – zarówno przed jak i po korzystaniu z każdej typologii pracy. Najczęstszym błędem popełnianym przy wprowadzaniu polityki czystych biurek jest niewystarczająca egzekucja – niestety, zwykle przez pierwsze tygodnie działania nowego modelu niezbędne jest stanowcze dopilnowywanie czystości i braku personalizacji stanowisk – a personalizacją może być nawet niewinnie wyglądający identyfikator z minionej konferencji przypięty do panelu akustycznego lub zawieszony na lampce czy poręczy fotela. Takie próby personalizacji trzeba stanowczo usuwać aby nie doszło do zawłaszczenia – teraz przecież zmniejszonych – zasobów stanowisk pracy.
• Dodaj lockersy - we współdzielonym systemie spod biurek muszą zniknąć pedestalki (czyli podbiurkowe kontenerki) a zamiast nich na powierzchni biura powinny pojawić się indywidualne skrytki – lockersy. Rozproszone po powierzchni biura skrytki znakomicie spełniają podwójną rolę miejsca na przechowywanie oraz przegród zwiększających dystans fizyczny pomiędzy Użytkownikami. Niestety, na tym etapie studium Pilotażowego pojawia się również sporo błędów związanych np. z dostarczaniem niewystarczającej liczby skrytek i wymogiem ich współdzielenia (np. jeden lockers na dwóch Użytkowników). Powodem jest często brak miejsca więc zamiast narzucać ich współdzielenie warto zastanowić się nad ewaluacją potrzeb – zapytani o swoje przestrzenne oczekiwania Użytkownicy udzielą Wam różnych odpowiedzi, bo pośród Waszych pracowników będą zarówno tacy którzy nie będą w ogóle potrzebowali takiego miejsca jak i tacy, którzy do wygodnej pracy będą go chcieli mieć bardzo dużo. W tym przypadku jak zwykle równo nie oznacza sprawiedliwie i już na pewno nie wedle potrzeb. Nowoczesne rozwiązania lockersów jakie np. oferuje i-Locker pozwalają na dopasowanie wielkości skrytki spośród dostępnych zasobów w zależności od aktualnych potrzeb.
• Doposaż hybrydę – drugim i ostatnim kosztogennym elementem zmian w biurze niezbędnych do wprowadzenia pracy hybrydowej jest doposażenie biura w odpowiednie technologie umożliwiające spotkania hybrydowe, o czym niedawno pisałam szerzej.
• Bądź otwarty na komentarze od zespołu – w naturze procesów pilotażowych leży ewaluacja więc wszystkie komentarze od zespołu powinny być co najmniej zbierane, a jeśli to możliwe to odpowiednio adresowane – nawet jeśli jakiś zaproponowanych zmian nie można zrealizować to warto uzasadnić, dlaczego. Na tym etapie projektu Office managerowie bardzo często zapominają, że odbiorcami ich działań są aktywni i przedsiębiorczy Użytkownicy, których potrzeby mogą być inne od tych wyantycypowanych przez pełnego dobrej woli właściciela projektu. Zamiast wiec obrażać się na niewdzięcznych i niedoceniających ich pracy kolegów warto zastanowić się zwłaszcza nad konstruktywnym feedbackiem i w miarę możliwości wdrożyć proponowane rozwiązania.
• Zarejestruj cały proces – na koniec trzeba pamiętać, że cały powyżej proces to jedynie Studium Pilotażowe, przygotowujące do wdrożenia dalszych zmian. Dlatego bardzo ważnym jest, aby zdobyte w jego toku doświadczenie, wskazówki i uwagi oraz spostrzeżenia metodycznie rejestrować, wcale nie dla potomnych, tylko na tu i teraz, bo bez wątpienia przydadzą się one na późniejszych etapach implementacji. Tymczasem już dostrzegam, ze w natłoku zdarzeń masowo zapominamy zdarzenia nawet tak bliskie jak sprzed kilku miesięcy. Już teraz wielu zlewa się w jedno pierwszy z drugim lockdownem.

Pilot hula ... i co dalej?

Tak może wyglądać Studium Pilotażowe w uproszczonej wersji realizowanej z własnych zasobów, bez pomocy doradcy i jestem przekonana, że sprawdzi się on w wielu Organizacjach. Na etapie Studium Pilotażowego co do zasady odradzam rearanżacji powierzchni bądź dokupowania wielu nowych mebli czy szybkiego doposażania się w aplikację bookingową. Dlaczego? Bo potrzeby zespołu pracującego w nowym modelu mogły ulec daleko idącej zmianie i dopiero po kilkutygodniowym lub kilkumiesięcznym wdrożeniu Pilota – czyli działaniu w nowym, systemowo hybrydowym stylu pracy - będzie je można właściwie określić i skalibrować. Natomiast do tego zadania, znacznie trudniejszego niż powyżej omówione wdrożenie „Pilota DIY w wersji sauté” gorąco polecam poszukać merytorycznego wsparcia w postaci doświadczonego stratega środowiskowego.