Biuro 2021: Utrwalenie pracy zdalnej

Bez cienia przesady można stwierdzić, że rok 2020 okazał się przełomowy dla strategii środowiska pracy. Spodziewam się, że pomimo wszystko zapamiętamy go pozytywnie. Pomimo wielu niedogodności i ograniczeń, jakie nas dotknęły, z perspektywy czasu kluczowym okaże się potencjał trendów, które nabrały gwałtownego przyśpieszenia z powodu przymusowego dystansowania społecznego. Już teraz można jednoznacznie uznać rok 2020 za wyraźną cezurę, jakiej oczekiwaliśmy już od wielu lat. Większość procesów zmiany wynika wprost z umasowionego uzdalnienia, digitalizacji i wirtualizacji przestrzeni kontaktów społecznych.

2021: będzie taki sam, tylko bardziej?

Hasło „praca z domu” nie bez powodu wygrywa w branżowych konkursach na najpopularniejsze pojęcie ostatnich 12 miesięcy. Masowe uzdlanienie pracowników wiedzy to jedna z najwyrazistszych manifestacji szerszego trendu wirtualizacji, który oprócz pracy objął równocześnie tak istotne obszary społecznego życia jak nauka, rozrywka i handel a nawet - w dużej części - ochronę zdrowia. Każdy mijający kwartał utrwala i poszerza zakres zmian, w miarę jak zdalność z elitarnego fenomenu staje się normą. W prowadzonych przez mnie projektach środowiskowych bardzo dobrze widzę, jak naprawdę powszechnym stało się uzdalnienie, oraz jak duży wpływ na decyzje Organizacji ma zwiekszajaca się wirtualizacja ich bezpośredniego biznesowego otoczenia. Bez wątpienia uzdalnienie i mobilność przestały być jednostkowym fenomenem wdrażanym tylko przez trendsetterów.

Jednak tak gwałtowna, wręcz skokowa, zmiana natury kontaktów społecznych niesie równocześnie wiele negatywnych zjawisk, które z czasem mogą wywołać kontrreakcję i tym samym wpłynąć na cofanie się nowych wzorców. Konttrendowi sprzyja rosnąca kontestacja wynikająca z poczucia, że w wyniku zewnętrznego przymusu nagle i zbyt szybko zrobiliśmy nie dwa, ale trzy lub pięć kroków do przodu, i być może zaszliśmy za daleko. Nie ukrywam że ja też, pracując z różnymi Klientami, widzę że obecny zakres zmian nie jest równie dobry dla każdego z nich i oczekuję, że w przyszłości nastąpi kontrreakcja i świadomy odwrót przynajmniej części użytkowników od wirtuala na rzecz reala. Również w kontekście środowiska pracy - oczekuję, że obecna fala agresywnych „projektów na 30%” (czyli przy wskaźniku stanowisk 3 na każdych 10 pracowników) lub całkowitej rezygnacji z biura odbije się czkawką wielu Organizacjom nieprzygotowanym na tak głęboką wirtualizację kultury korporacyjnej .

2021: uwaga na „jeden krok w tył”

Na tym etapie odpowiednie utrwalenie obecnej zmiany w środowisku pracy zależy zarówno od zmian w biznesowym otoczeniu jak i od samych Organizacji. Co zrobić, by odbicie wahadła we wsteczną stronę nie było zbyt silne i jak trafić w bardziej komfortowy i bezpieczny zakres równowagi, który umożliwi zdalność i mobilność korzystną zarówno dla Użytkowników jak i dla firm? To właśnie teraz jest dobry czas na głębokie przemyślenie strategii środowiska pracy i ułożenie jej na nowo w sposób który uwzględni zarówno potrzeby Użytkowników jak i możliwości Organizacji. Warto skupić się na trzech najważniejszych obszarach:

• Nadal budować kulturę zaufania. Podobny „back clash” i usztywnienie się w akceptowaniu różnych modeli zdalności może wywołać samowolna egzekucja nowych możliwości pracy zdalnej przez pracowników. Polacy są mistrzami „life hacków” czego dowodzą liczne pandemiczne przykłady naginania związanych z potrzebą bezpieczeństwa epidemicznego przepisów i ograniczeń. Praca zdalna, ze swej natury bazująca na zaufaniu, nie sprawdzi się tam gdzie w miejsce otwartości w komunikacji pojawi się cwaniactwo. Oczywiście nie ma żadnych jednoznacznych recept na budowanie takiej kultury poza tą, aby rzeczywiście bazować na zaufaniu. W tym kontekście pandemiczne uzdalnienie stworzyło niepowtarzalną szansę do zbudowania i wzmocnienia takich postaw, nawet jeśli brakowało ich we wcześniejszej kulturze pracy. Przejście na wirtual, jeśli tylko odbyło się w miarę płynnie, może a nawet powinno stać się nowym mitem założycielskim.
• Wreszcie oceniać po wynikach. Drugim powodem do powrotu do starego modelu pracy pozbawionej mobilności może też okazać się niemożność organizacji do wprowadzenia czytelnego sposobu oceny wyników pracy. Tam gdzie rządził prezenteizm – a pracowników oceniano przede wszystkim za obecność w biurze w określonych godzinach, a nie ich rzeczywisty wkład w działanie i rozwój Organizacji. KPI (Key Performance Indicators – czyli Kluczowe Wskaźniki Efektywności), są kluczowym narzędziem menadżerskim w zespołach rozproszonych. Bez KPI’ów nie da się efektywnie pracować zdalnie – ale niestety nadal wielu Menadżerów traktuje je jako korporacyjną pańszczyznę a nie rzeczywiste narzędzie zarządcze. Dlatego tym razem, w nadchodzącym wielkimi krokami okresie ewaluacji ocen za 2020 rok i tworzenia celów biznesowych na 2021 trzeba je potraktować bardzo poważnie.
• Już teraz rozpocząć ustalenia formalne, tak aby praca zdalna stała się częścią nowej normalności, a nie tylko czasem specjalnym działania pod wpływem specustawy. Planowane zmiany do Kodeksu pracy co do zasady idą we właściwym kierunku – definiując pracę zdalną i nadając jej właściwe ramy, ale nadal pozostanie szary obszar niedodefiniowanych wyzwań – związanych przede wszystkim z BHP (zarówno bezpieczeństwem pracy poza biurem jak i ergonomią warunków pracy) ale też i sposobem rejestrowania czasu pracy. Będzie to jednak wymagało olbrzymiej pracy od zespołów HR w organizacjach związanej ze zmianą wewnętrznych regulaminów pracy zdalnej w wielostopniowych procesach negocjacyjnych. Ponieważ wiele Organizacji obawia się otwierania tak potencjalnie trudnych i szerokich pól negocjacji z pracownikami to bez wątpienia powstanie pokusa, aby przywrócić „przedkowidowy” sposób działania zaraz po wygaśnięciu epidemicznych specustaw. Jednak zamiast panikować to warto już teraz – nawet bez konkretnych przepisów ale w ramach nadal działających procedur tworzenia regulaminów – otworzyć przestrzeń na dyskusję która, aby dojrzeć, będzie potrzebować przecież trochę czasu.