Biuro Gabinetowe

Geneza Biura Gabinetowego w Polsce

Historycznie biura gabinetowe mają długą i ugruntowaną tradycję, którą w naszej strefie geograficznej niewątpliwie rozpowszechnili Niemcy i Austriacy jeszcze w XIX wieku. Do dzisiaj wielu użytkowników łączy biuro gabinetowe z prestiżem, statecznością i zaufaniem. Znana jest przypowieść o tym, jak w powojennych Niemczech Zachodnich stacjonujący Amerykanie, przyzwyczajeni do dużo bardziej otwartego środowiska pracy, zostawiali drzwi gabinetów niemieckich urzędników otwarte, budząc w nich olbrzymi strach i poczucie bycia kontrolowanym.

Tradycja zamykanych pokoi pracy bądź gabinetów dla osób wyżej w hierarchii świetnie się w Polsce przyjęła i w czasach PRLu prawie wszystkie przestrzenie biurowe były zorganizowane jako Biura Gabinetowe. Oczywiście najpierw w wydaniu soc-real, tak jak słynny, działający do dzisiaj już pod inną nazwą Dom Partii, oraz wielu jego mniejszych naśladowców. W drugiej połowie XX wieku Biura Gabinetowe powstawały również w wersji prefabrykowanej. Sztandarowym przykładem myśli projektowej jest niesławny budynek biurowy typu Lipsk, zreplikowany w setkach egzemplarzy na terenie całej Polski. Ze względu na użycie niedozwolonych materiałów oraz niespełnianie wielu norm dziś większość z nich niszczeje lub poddana została gruntownej modernizacji. Do dzisiaj pamiętam wycieczki do biura mojej mamy, urzędniczki pracującej w “Lipsku”, gdzie latem było potwornie gorąco, a zimą w pokojach przy oknach był lód.

Ciche i intymne biuro gabinetowe

W Biurze Gabinetowym użytkownicy pracują w indywidualnych lub dwuosobowych gabinetach, bądź też w większych, bo nawet kilkunastoosobowych pokojach pracy. Wszyscy użytkownicy pracują na przypisanych stanowiskach, a większość zadań zawodowych jest realizowana przy biurku, będącym równocześnie zdecydowanie najważniejszym stanowiskiem pracy. Wbrew temu co wydaje się wielu specjalistom środowiskowym, ten model pracy ma się nadal bardzo dobrze. Szacuję, że w gabinetach pracuje dzisiaj około 20 - 25% wszystkich pracowników biurowych. Po prostu firmy pracujące w biurach gabinetowych niekoniecznie zamawiają Strategię Środowiska Pracy, nawet w trakcie relokacji, chętnie pozostając przy swoim modelu pracy.

Zalety i wady biura gabinetowego

Biuro gabinetowe zapewnia jednostce poufność i prywatność jakich nie dają pozostałe typy biur. Niestety, te zalety są dyskontowane kilkoma poważnymi wadami. Po pierwsze, biuro gabinetowe to najbardziej ‘przestrzeniożerny’ typ biura, gdzie na jednego użytkownika przypada conajmniej 12 mkw. powierzchni najmu netto, a zwykle wychodzi od 15 do 18 mkw. na głowę. Przyczyniają się ku temu zarówno duża liczba przestrzeni indywidualnych jak i przekomunikowanie - czyli zwielokrotnienie układów korytarzowych (zarówno korytarz główny jak i przejścia w pokojach). Nawet przy 18 mkw. na osobę widziałam biura gabinetowe które potrafiły być ubogie w typologie wspierające - sale spotkań, miejsca nieformalne, kuchnie itd. W efekcie takie biuro wspiera dobrze jedynie skoncentrowaną pracę indywidualną, pozostawiając bardzo niewielkie możliwości dla współpracy, spontanicznego tworzenia zespołów, czy wprowadzania zmian biznesowych (bo każda zmiana struktury wiąże się z przebudową przestrzeni).

Z punktu widzenia Stratega Środowiska Pracy, największą wadą w procesie projektowania biur gabinetowych jest ich zbytnia personalizacja. Osobiście mam niezwykle niską tolerancję na budowanie strategii całego biura wokół nawyków kluczowych indywidualnych użytkowników, a to się często zdarza gabinetowcom. Bo biuro gabinetowe to przeważnie biuro dobre dla organizacji bardzo zhierarchizowanych. I tu leży sedno sprawy.

Kto dzisiaj pracuje w układzie gabinetowym?

Gabinetowcy to najczęściej tradycjonaliści, zarówno międzynarodowe firmy z mocną marką lub lokalne firmy rodzinne. Sztandarowym na polskim rynku przykładem są firmy farmaceutyczne, pośród których chyba wszyscy do niedawna korzystali z biur gabinetowych. Co właśnie w tej chwili szybko się zmienia. Wśród użytkowników biur gabinetowych zdarzają się też mocni gracze z sektora FMCG oraz niektórzy prawnicy, czyli głównie stabilne biznesy. Zwykle są to organizacje, które nie zmieniały biura co najmniej przez ostatnie 10 lat (czyli dwa cykle) i ich powierzchnie ‘trącą myszką’.

Dlaczego firmy rezygnują z gabinetów?

Gabinetowcy często nie chcą się zmieniać, a bodźce do zmiany koncepcji biura są najczęściej zewnętrzne. Opór przed nowym, szczególnie przed Open Space’em, jest w takich organizacjach bardzo duży. Co więcej, swoje zamknięte, przytulne pokoje takie firmy traktują jako wyróżnik rynkowy i ważny element ich korporacyjnego DNA. Co może ich przekonać do zmiany? W praktyce spotkałam się z poniższymi motywacjami:

  • Powodem do zmiany może być przejęcie jednej firmy przez inną, pracującą bardziej nowocześnie, organizację. Przez dłuższy czas brałam udział w procesie, gdzie stateczna i dobrze ukorzeniona w Polsce firma usług B2B została przejęta przez ‘Wilki z Wall Street’, i w związku z tym od lokalnego zespołu oczekiwano dostosowania się do nowych korporacyjnych reguł gry. Nigdy wcześniej i nigdy później nie zdarzyło mi się tak dzielić włosa na czworo, jeśli chodzi o metodologię i wyniki badania środowiskowego. Ten proces trwa już dwa lata i jest daleki od zakończenia, bo lokalny menadżer wije się jak piskorz, byleby dla swoich ludzi zachować gabinety, a regionalna wilczyca osacza go raz z prawej raz z lewej, żeby zaimplementować zgodne z korpo wytycznymi ABW. Fascynująca gra do obserwacji z zewnątrz, szkoda tylko że strateg środowiskowy w takich sporach często znajduje się na lini strzału!
  • Innym powodem rezygnacji z gabinetów może być kończąca się umowa najmu, i potrzeba wyjścia z wyraźnie przestarzałego budynku. W takich procesach inicjującym zmianę jest zwykle ktoś z wewnątrz organizacji. Jednak sam taki postępowiec, jeśli nie ma odpowiedniego umocowania od osób decyzyjnych, to niewiele wskóra. Do zmiany stylu pracy najpierw trzeba przekonać Zarząd. Bez nasilenia wysiłku, czyli połączenia relokacji z nową strategią organizacyjną, oraz przy braku czasu, zwykle kończy się na dobrych chęciach i zachowaniu ‘status quo’.
  • Trzecim powodem wyjścia z gabinetów może być zmiana otoczenia rynkowego i związane z tym nowe strategie organizacji biznesu. Tak na naszych oczach zmienia się sektor firm farmaceutycznych. Pharma to najlepszy moim zdaniem pracodawca na polskim rynku jeśli chodzi o zapewnienie wszystkim pracownikom jak najwyższego standardu środowiska pracy i wyposażenia biura. Na naszych oczach zachodzące w tym sektorze zmiany powodują obecnie wzmożone zainteresowanie Strategią Środowiska Pracy, ale te procesy są niezwykle trudne i nie zawsze kończą się udanym i trwałym wdrożeniem.

Jak rozmawiać z gabinetowcami o zmianie?

Dlaczego tak trudno zrezygnować z gabinetów? Bo użytkownikom gabinetów często pracuje się w nich dobrze, a alternatywy wydają się być zbyt radykalne. Biuro typu Open Space nie bez powodu zostało negatywnie nacechowane znaczeniowo, a Biuro Oparte na Aktywności zakłada drastyczną zmianę codziennych nawyków. Natomiast stopniowa zmiana wieloletnich przyzwyczajeń nawet w dojrzałych organizacjach jest możliwa, choć zajmuje znacznie więcej czasu. Wdrożenie nowszych rozwiązań można a nawet trzeba gabinetowcom stopniować i zamiast rzucać ich na głęboką wodę zupełnie nowego dla nich konceptu, raczej stworzyć bardziej przyjazną hybrydę, np. dodając do układu gabinetowego typologie wspierające, jeśli tylko powierzchnia i budżet projektu na to pozwolą.