Biuro Zarządu czy Zarząd w Biurze?

2 453

Tworzenie przestrzeni pracy dla członków kadry kierowniczej to wyzwanie. W miejscach pracy Zarządu jak w soczewce ogniskuje się wszystko to, co w kulturze firmy jest ważne: podejście do stylu pracy, hierarchiczności, komunikacji i transparentności w Organizacji. Myślę że każdy Strateg Środowiskowy może powiedzieć „pokażcie mi, jak pracuje Wasz Zarząd, a powiem Wam, jak Firmą jesteście”. Bo, w przeciwieństwie do pozostałych Użytkowników biur, którym ich przestrzenie pracy zostają narzucone w mniej lub bardziej inkluzywnym procesie tworzenia biura, Zarząd zawsze ma ostatnie słowo i może arbitralnie, i zupełnie niezależnie od rekomendacji Doradcy, zmienić założenia koncepcji. W praktyce kształt przestrzeni pracy Zarządu jest w większości sytuacji ustalany uznaniowo – na podstawie wywiadów i rozmów z tymi kluczowymi Użytkownikami. Lub też, w nierzadkich przypadkach skrajnych, poprzez przekazanie ich wytycznych grupie projektowej, gdy hierarchiczność organizacji lub brak sponsoringu dla projektu środowiskowego nie pozwala na bezpośredni kontakt z osobami ze świecznika.

Jakie przestrzenie pracy wybierają dziś dla siebie Zarządy Organizacji? Poniżej podaję katalog kilku najczęściej spotykanych rozwiązań:

  • Rozproszony Zarząd w gabinetach – najczęstszym modelem pracy, jaki z upodobaniem nadal wybierają członkowie Zarządów większości Organizacji, jest praca w gabinetach. Gabinety członków Zarządu najczęściej rozlokowywane są na całej powierzchni biura, w sąsiedztwie przypisanych im linii biznesowych. Taki model przestrzenny spotykam przede wszystkim w bardziej tradycyjnych organizacjach, gdzie nadal do pewnego stopnia rządzi hierarchiczność i silosowość, najczęściej w połączeniu z dość statycznym stylem pracy członków poszczególnych zespołów. Jednak wcale nie uważam go za złego - wręcz przeciwnie, to jeden z bardziej efektywnych sposobów pracy dla liderów organizacji. Taki model pracy członków Zarządu sprawdza się szczególnie dobrze gdy ci najważniejsi menadżerowie traktują swoje gabinety jako zasób wspólny i udostępniają je pozostałym Użytkownikom w czasie swojej nieobecności.
  • Gabinetowa Strefa Zarządowa – układ, w którym gabinety członków Zarządu zostają zgromadzone w jednej części biura, wyodrębnionej w formie (zwykle ograniczonej w dostępności) strefy, jest bez wątpienia najbardziej hierarchicznym spośród obecnie wybieranych modeli przestrzennych. Takie strefy Zarządowe stanowią „firmę w firmie” – najczęsciej inaczej wyposażoną i w wyższym standardzie wykończoną przestrzeń zawierającą wiele specjalnych udogodnień, których nie ma w pozostałych częściach biura przeznaczonych dla zwykłych śmiertelników. Ich spokoju i nienaruszalności zazwyczaj strzegą sekretarze lub asystenci Zarządu. To, na całe szczęście, system pracy odchodzący do lamusa – odrzucają go dzisiaj nawet Organizacje z bardziej konserwatywnych sektorów, jak finanse i bankowość. Niestety, taki system organizowania przestrzeni pracy nadal ma się dobrze w firmach produkcyjnych.
  • Open Space dla Zarządu – sporą popularnością wśród moich Klientów cieszy się ostatnio model wyodrębnionej strefy zarządowej typu „Open Space”. Wprowadzają go głównie Organizacje, które dostrzegają potrzebę strategicznego i ukierunkowanego na wspólny cel działania wyższej kadry menadżerskiej. Przyznam się, że mam dość mieszaną ocenę jego skutków. Choć model ten rozrywa działowe silosy to mimo wszystko buduje on bariery w innym kluczowym z punktu widzenia prowadzenia biznesu miejscu – pomiędzy kadrą zarządzającą a pozostałymi pracownikami. I tak samo jak w modelu Zarządowej Strefy Gabinetowej - różnica w standardzie buduje barierę i podkreśla hierarchiczność w zespole. Bez wątpienia jednak takie Strefy Zarządowe – niezależnie czy z przypisanymi, czy współdzielonymi stanowiskami pracy - to dla wielu Zarządów dobry kompromis pomiędzy nowoczesnością a informacyjnym bezpieczeństwem, bo dobrze wspierają one styl Pracy Opartej na Aktywności jednocześnie umożliwiając pracę w warunkach poufności.
  • Ławka Zarządu - w kilku niedawnych realizacjach spotkałam się z rozwiązaniem w formie „Ławki dla Zarządu” czyli wspólnego stołu (np. typu bench) lub grona indywidualnych stanowisk zgrupowanych w jednym miejscu biura – na większym, współdzielonym Open Space. Podchodzę do tego rozwiązania ze sporą rezerwą, bo obawiam się że ma ono więcej wad niż zalet. Choć pozornie wspiera współpracę pomiędzy członkami kierownictwa, to jednak nie daje możliwości otwartej miedzy nimi komunikacji, z uwagi na obecność innych Użytkowników w tej samej otwartej przestrzeni pracy. Z kolei wydzielenie takiej zarządowej strefy nieuchronnie oddziela dyrektorów od ich pionów i działów, ulokowanych w innych miejscach biura. To rozwiązanie ma więc więcej wad niż zalet i raczej nie rekomenduję go moim Klientom.
  • Zarząd idealnie rozproszony – zarówno mniejsze firmy, jak i duże Organizacje o niehierarchicznej strukturze i elastycznym stylu pracy (np. pracujące w modelu Pracy Opartej na Aktywności), wybierają dzisiaj model rozproszenia wyższej kadry menadżerskiej po całej przestrzeni biura i pracowania ręka w rękę z innymi Użytkownikami na przestrzeniach otwartych. Mogą przy tym mieć do swojej dyspozycji przypisane stanowiska pracy na Open Space lub w zespołach współdzielących stanowiska pracy (ang. Sharedesking) swobodnie przemieszczać się po całym biurze, pozostając dostępnymi dla wszystkich pracowników w Organizacji. To, moim zdaniem, bardzo dobry i nowoczesny model pracy, wymaga on jednak dużej dojrzałości oraz znaczących ustępstw ze strony członków Zarządu, których służbowe zadania bardzo często wymagają poufności, niekoniecznie łatwej do uzyskania na biurowym Open Space.