Biurowy impas? Zacznij od startegii

Jestem świeżo po kilku rozmowach z Wynajmującymi i Architektami, którzy w ostatnich tygodniach coraz częściej są konfrontowani z niezwykle wysoką niedecyzyjnościa swoich potencjalnych Klientów. Obecnie procesy pozyskiwania i przygotowywania nowych biur znacznie się przedłużają a też i często zamierają. Klienci tracą cenne miesiące. Na odpowiednie przeprowadzenie procesu znalezienia i przygotowania powierzchni potrzeba zwykle około 2 lat, czyli w tej chili nad swoimi nowymi biurami powinny już zastanawiać się te firmy, którym ich obecne zobowiązania kończą się na początku 2023 roku. I choć dla wielu organizacji działających w takim bądź krótszym horyzoncie czasowym oczywiście najlepszą opcją jest przedłużenie obecnej umowy najmu – stąd taki wzrost tego typu transakcji w minionym roku i oczekiwanie ich dalszego wzrostu w roku bieżącym – to jednak nie jest to rozwiazanie dobre dla wszystkich.

Co zrobić, żeby nie przestrzelić?

Wiele Organizacji nadal potrzebuje nowego biura. Obecnie pośród moich Klientów dominują tacy, dla których zmiany gospodarcze rozpoczęte w zeszłym roku okazały się nader korzystne, a ich biznesy rozkwitają i zespoły rosną. Pojawiają się też zupełnie nowe firmy, które zostały stworzone tuż przed lub w trakcie pandemii i które teraz przeżywają szybki rozwój. Dla takich Organizacji nowy koncept biurowy jest niezbędny do dalszego działania. Jednak dzisiaj nawet te zespoły często przed podjęciem ostatecznej decyzji często wstrzymuje obawa przed popełnieniem znacznego błędu w oszacowaniu zapotrzebowana na przyszłe biuro.

Nie mam wątpliwości, że sporą grupę decydentów pohamowuje obawa przed wykuwaniem Nowej Normy na własnym, żywym organizmie. Bo zrozumienie, że powstała paląca potrzeba nowego modelu, jest już powszechne. Wraz z nastaniem ery pracy zdalnej i wirtualizacji środowiska biznesowego zdewaluowały się stare wzorce i sposoby tworzenia biurowych przestrzeni. Dziś tworzenie biur w tradycyjnych, przedpandemicznych konceptach może okazać się pod wieloma względami nieefektywne, bo istnieje spore ryzyko że w zaplanowanej „po staremu” zbyt dużej przestrzeni znajdą się funkcjonalności z których Użytkownicy nie będą chcieli bądź mogli korzystać. Jednak nie ma gotowych nowych rozwiązań i nie ukształtowały się jeszcze nowe wzorce, mimo buńczucznych zapewnień niektórych doradców. Obecnie trochę dryfujemy w czasie "pomiędzy".

Daleko do Nowej Normy

Dlatego w ostatnim czasie wiele firm decyduje się czekać na Nową Normę, ale nie jest to podejście dostępne dla wszystkich. Oczywiście że dobrze jest uczyć się na błędach innych, tyle że oczekiwanie na szybki i nowy „benczmark rynkowy” może okazać się płonne i to z kilku powodów. Po pierwsze, znacząco spada liczba nowych konceptów, ponieważ tak wiele Organizacji decyduje się na przeczekanie. A więc trzeba oczekiwać, że przy mniejszej próbie więcej czasu zajmie uformowanie się nowych modeli działania. Po drugie, co świetnie pokazuje opracowanie „How to Prepare for the Hybrid Workplace” przygotowane przez JLL, praca hybrydowa będzie wyglądała bardzo różnie w różnych zespołach, a już teraz widać, że nawet firmy działające w jednym obszarze będą chciały przyjmować skrajnie różne podejścia do możliwości pracy spoza biura. Po trzecie, pełne zrozumienie dla nowych stylów pracy będziemy w stanie zbudować dopiero na podstawie obserwacji rzeczywistych nowych zachowań Użytkowników, czyli realizowanych już po czasie obecnych ograniczeń pandemicznych oraz nowych systemowych rozwiązań dla pracy zdalnej. W przypadku naszego rynku nastąpi to nie wcześniej niż trzy miesiące po zniesieniu wszystkich covidowych ograniczeń, bo wtedy dopiero przestaną działać przepisy specustawy i na ich miejsce pojawią się nowe uregulowania dotyczące pracy zdalnej w Kodeksie pracy (miejmy nadzieję, że zdążą być przygotowane na czas). Czyli jeszcze długo trzeba będzie poczekać na ukształtowanie się nowych środowiskowych standardów.

Strategia środowiskowa sposobem na impas

Jest jednak sposób na wyjście impasu już dzisiaj i możliwie trafne przygotowanie nowego biurowego konceptu . Tym sposobem jest opracowanie strategii środowiskowej, która wychodząc od definicji całościowego środowiska pracy pozwoli na stworzenie wytycznych dla biura. Do stworzenia takiej strategii niezbędne jest zarówno zarysowanie wizji przyszłego funkcjonowania organizacji jak i, już na bardzo operacyjnym poziomie, dookreślenie tego, co w praktyce będzie niezbędne do jej realizacji w każdym z kluczowych dla środowiska pracy obszarów: technologii, kulturze i przestrzeni. I oczywiście tworząc obecnie taki przyszły model będzie trzeba trochę „gestymować” ale w miarę jak coraz czytelniejsze stają się zalążki przyszłych wzorców działania to doszacowanie jest coraz bardziej precyzyjne. Już teraz stratedzy środowiskowi są w stanie dostarczyć całkiem dobrze dokalibrowane do nowych standardów wytyczne.

Muszę jednak zaznaczyć, że w procesie budowania nowej strategii środowiskowej warto dobrze wyważyć opinie i potrzeby różnych grup interesariuszy bo uważam, że ostatnio skupiamy się zbyt mocno i prawie wyłącznie na potrzebach Użytkowników. Oczywiście takie podejście usprawiedliwia kontekst pandemii i potrzeba zadbania o dobrostan ludzi. Nie można jednak zbyt dosłownie brać pod uwagę dzisiejszych deklaracji o chęci pozostania „na zdalnej”, bowiem w nowej strategii musi zostać odpowiednio wyważony interes pracowników z potrzebami operacyjnymi organizacji. Dlatego przyznam się, że wzbudzają moje obawy nowe koncepty biurowe o których słyszę z rynku, bo wcale nie mam przekonania, że dzisiaj deklarowana przyszła niska obecność powinna w sposób dosłowny zostać odzwierciedlona w koncepcie biura. Dziś szumnie ogłaszane biura na 30%, czyli koncepty typu hub/club z poważnie ograniczoną liczbą biurek (30% oznacza 3 stanowiska pracy na każdych 10 Użytkowników), w mniej fizycznie zdystansowanym wariancie przyszłości mogą okazać się niewystarczające, gdy potrzeby biznesowe zmuszą menadżerów do decyzji o powrocie.

*zdjęcie pochodzi z Unsplash