Co tak naprawdę robi Konsultant Środowiskowy?

Nadal jest regułą, że do Strategów Środowiskowych trafiają bardzo ogólnikowe zapytania ofertowe na badania. W Organizacjach, które dotychczas nie zamawiały podobnego konsultingu, często brakuje odpowiedniej wiedzy, aby precyzyjnie określić swoje potrzeby i oczekiwania wobec Konsultantów. W efekcie zapytanie wysyła Dział Zakupów, który lepiej lub gorzej doprecyzowuje swoje oczekiwania na kolejnych etapach przetargu. Co niestety znacząco wydłuża cały proces i powoduje, że gros czasu Specjalistów Środowiska Pracy upływa na wstępnych spotkaniach ofertowych. Dlatego gdy planujecie takie badanie u siebie to warto jak najwięcej informacji o tym, co się będzie działo, zebrać jak najwcześniej. Już na wstępie trzeba zrozumieć, jakiego rodzaju aktywności będą realizować w trakcie procesu Konsultanci, i jakie będzie to miało konsekwencje dla Organizacji. Jak i przy innych usługach doradczych - kluczowa jest rozmowa ze specjalistą i zidentyfikowanie właściwych pytań najlepiej jeszcze przed ogłoszeniem przetargu.

Podstawowe elementy badania środowiskowego - ściąga

Pisałam już, że badanie Strategii Środowiska Pracy jest szczególnym przypadkiem Studium Wykorzystania Przestrzeni, które pokrywa trzy główne obszary: monitoring środowiskowy, ocenę wykorzystania przestrzeni, oraz ocenę jakości środowiska pracy. No dobrze, ale jakie konkretnie działania i czynności wykonuje konsultant środowiskowy? Trudno znaleźć informacje o tym, co rzeczywiście dzieje się w procesie takiego konsultingu. Dlatego uprzejmie prezentuję wszystkim zainteresowanym, szczególnie Zamawiającym, poniższy katalog.

Kluczowe działania prowadzone w trakcie konsultingu środowiskowego to:

• Rozpoczęcie projektu (czyli spotkanie, lub seria spotkań, mających na celu między innymi określenie powodów, oczekiwanych wyników, oraz zakresu badania, zdefiniowania grupy docelowej oraz grupy projektowej, określenia harmonogramu i kanałów komunikacji);
• Oględziny powierzchni (które umożliwiają sformułowanie wstępnej oceny stylu pracy Klienta, porównania dokumentacji ze stanem rzeczywistym biura oraz przygotowanie się do pomiarów aktywności);
• Pomiary aktywności (które w zależności od wybranej metodologii mogą być obserwacją ilościową lub rodzajem samooceny);
• Wywiady z decydentami (czyli pogłębione rozmowy 1na1 z kluczowymi osobami, najczęściej realizowane na podstawie wcześniej uzgodnionego skryptu);
• Grupy fokusowe (spotkania warsztatowe z wybranymi członkami zespołu Klienta których cel i przebieg może być bardzo różny, w zależności od powodów i oczekiwanych wyników konsultingu);
• Ankieta i/lub kwestionariusz ( w których zbiera się jakościowy i ilościowy feedback od pracowników, a który może służyć zarówno zdiagnozowaniu problemów, określeniu ich skali, bądź zdefiniowaniu priorytetów przy rewizji koncepcji biura);
• Raport podsumowujący (który oprócz omówienia procesu powinien zawierać wnioski i rekomendacje - i znów ich charakter może być różny, w z zależności od celu konsultingu);
• Omówienie wyników i dalsze kroki (bo badanie środowiskowe jest diagnozą, po której nadchodzi czas na realizację zaleceń).

Będzie pan zadowolony!

Powyższy katalog to jedynie ‘zestaw podstawowy’, który każdy wytrawny Konsultant wzbogaca o swoje własne elementy, dodawane w konktekście specyficznego zapotrzebowania Klienta, ale też zależne od swoich możliwości doradczych. I właśnie tutaj trzeba być szczególnie ostrożnym przy wyborze Doradcy. Niestety zdarza się, że Konsultanci zarówno potrafią maskować swoje niedostatki warsztatowe jak też bagatelizować wartość badań swojej konkurencji, szczególnie tych ich aspektów których sami nie rozumieją bądź nie są w stanie zrealizować. Dlatego nie warto słuchać jednego, nawet najlepeij ubranego i zaopatrzonego w błyskotliwą prezentację Power Point zespołu. Dobrze jest poznać kilku doradców środowiskowych, zwracając uwagę na odpowiednie ich zróżnicowanie.

Warto też możliwie precyzyjnie już na wstępne (najlepiej jeszcze przed zatrudnieniem konkretnego konsultanta, na etapie ‘konkursu piękności’) ustalić, czego oczekujemy od badania środowiskowego. Jeśli ‘robicie workplejs’ w celu re-aranżacji biura, to kluczowe może okazać się nie tylko sformułowanie wytycznych projektowych, ale też dalsze zaangażowanie konsultanta jako doradcy wspierającego przy tworzeniu koncepcji architektonicznej. Gdy zależy Wam na zmianie stylu pracy zespołu, to kluczową kompetencją będzie Zarządzanie Zmianą. Z kolei gdy chcecie usprawnić procesy wewnętrzne to najlepszym doradcą będzie ten, który nie tylko przeprowadzi pogłębiony mapping organizacyjny, ale też będzie monitorował wdrażanie zmian. Dodatkowo w grę wchodzą osobiste preferencje: jedni Konsultanci lubią współpracować z dostawcami wyposażenia, a inni unikają Meblarzy jak ognia. Ideału nie ma - według mojej najlepszej wiedzy żaden z aktywnych na polskim rynku Doradców nie jest dzisiaj w stanie równie skutecznie zrealizować różnych możliwych aspektów konsultingu środowiskowego.