Czas odkurzyć biurka
Odwiedziny w biurowcach w pierwszych czterech miesiącach 2021 roku przypominały filmy „postapo”, w których samotny bohater jest jedynym (lub jednym z nielicznych) żywych użytkowników zautomatyzowanego otoczenia. Budynki biurowe, te przygotowane do działania na dużych obrotach „fabryki białych kołnierzyków”, świeciły pustkami mimo sprawnego działania wszystkich systemów. Zdziesiątkowana obsługa często pozostawiała wejścia do biurowców jedynie pod kontrolą kamer, a oszczędności na serwisach sprzątających w mało wykorzystywanych przestrzeniach pracy skutkowały zakurzonymi korytarzami i biurkami. Przyznaję, że wiele biur działających w obecnym „awaryjnym” modelu wcale nie zachęca do powrotów, dlatego czas na wiosenne porządki.
Wiele wskazuje na to, że czas kwarantannowych ograniczeń dobiega końca. Jest duża szansa, że jeszcze przed wakacjami znacznie zmaleje ryzyko koronawirusowych zakażeń, a z nim zaniknie potrzeba izolacji i dystansowania fizycznego. Masowe powroty do biur staną się wreszcie możliwe. Czas odkurzyć biurka. Proces wracania do biura będzie odbywał się na zupełnie innych zasadach niż szybkie i przymusowe z niego wyjście w marcu 2020, ale brak czasowej presji wcale nie umniejsza znaczenia nachodzącej zmiany. Rozciągnięte w czasie i prawie wszędzie oczekiwane dobrowolne powroty do pracy w biurze staną się kolejnym ważnym doświadczeniem, które będzie kształtować kulturę oraz wpływać na przyszłość działania Organizacji.
Powroty to nowe otwarcie
Tylko niektórzy z Menadżerów Biur, z którymi obecnie rozmawiam, planują już biurowe powroty. A szkoda, bo to dobry moment, aby zarówno wystartować z działaniami odmrażającymi przestrzenie pracy jak też czas na otwarcie szerszej dyskusji o nowym, popandemicznym modelu środowiskowym. Spodziewam się, że będzie to nowe otwarcie dla wszystkich Użytkowników. Nigdy nie wchodzi się dwa razy do tej samej rzeki, a spora zmiana w sposobie wykonywania pracy oraz postępująca wirtualizacja środowiska biznesowego spowodowały, że próba powrotu do przedpandemicznej normy działania jest dzisiaj już bezcelowa.
Również przejście na hybrydowy, mobilny model pracy wiąże się dla wielu zasiedziałych na Home Office z kolejną zmianą codziennego sposobu działania. I choć będzie to co do zasady zmiana dużo korzystniejsza niż przymusowe przejście na pracę z domu w marcu zeszłego roku, to jednak będzie wymagać nowych nawyków, bo po pięciu kwartałach przerwy w regularnych dojazdach Użytkownicy wypadli już z dawnej rutyny. A wiele osób nie miało jeszcze okazji poznać zasad mobilności, które wymagają chociażby regularnego przemieszczania się z firmowym komputerem. Dlatego mogące już niedługo nastąpić biurowe powroty staną się dla praktycznie wszystkich firm otwarciem nowego etapu, które można wykorzystać tak samo, jak przenosiny do nowego biura. Powstaje świetna okazja do poprawy wielu związanych ze środowiskiem pracy nawyków i przyzwyczajeń. I dlatego też warto podejść do powrotu jak do projektu porównywalnego swoją skalą do biurowej przeprowadzki i zadbać o jego odpowiednie wdrożenie.
Wszystkie biura się zmienią
Nawet w tych Organizacjach, gdzie zostanie zarządzony 100% powrót do pracy z biura, i gdzie przywrócony zostanie stacjonarny tryb pracy, trzeba będzie wziąć pod uwagę zmieniające się oczekiwania klientów i partnerów. Głębokie zmiany w otoczeniu biznesowym i postępująca wirtualizacja życia społecznego powodują, że praca biurowa już w żadnej firmie nie będzie odbywać się „po staremu”, według jej przedpandemicznego wzorca. Zmianie uległy chociażby formuły spotkań, które w zdalnym wydaniu już stały się nową biznesową normą, przy czym dotychczas większośc z pandemicznych spotkań biznesowych polegała na indywidualnym włączaniu się uczestników. Obecna możliwość powrotu do biur spowoduje rozwój modelu spotkań hybrydowych, co wygeneruje zarówno potrzebę doposażenia miejsc spotkań w odpowiednie technologie, jak i będzie wymagało wprowadzenia nowych wzorców etykiety dla osób współuczestniczących w jednym spotkaniu na „nierównych” technologicznie warunkach.
Zapewne najbardziej zmienią się biura tych firm, które w sposób systemowy podejdą do pracy zdalnej i uznają ją za dominujący element swojej strategii środowiskowej pozostawiając dla biura ważną, ale jedynie dopełniającą funkcję. Nowe koncepty dla pracujących głównie zdalnie pracowników już się tworzą i za chwilę zobaczymy pierwsze realizacje przygotowywane dla bardzo dużych Organizacji, w których współczynnik stanowisk pracy będzie nie wyższy niż 30 – 40%, za to główna uwaga i energia w tych konceptach zostanie zainwestowana w przestrzenie społeczne oraz wysokiej jakości miejsca do pracy indywidualnej. Oczekuję jednak, że biura typu Hub/Club lub „biura totemowe” (tego typu koncepty nie mają jeszcze jednej i utartej nazwy) będą stanowiły spektakularny, ale jednak wyjątek wśród bardziej konserwatywnych konceptów.
Ciekawie też zapowiada się rozwój innych dopełniających konceptów biurowych, jak coworki i ukierunkowane na pracowników wiedzy trzecie miejsca. Jednak jeśli chodzi o całkowity potencjał rozwoju alternatywnych konceptów przestrzeni pracy to muszę przyznać, że jestem raczej po stronie sceptyków, bo nie podzielam opinii entuzjastów wieszczących świetlaną przyszłość dalece rozproszonego środowiska pracy.
Nowy standard: Hybryda
Najbardziej oczekiwanym obecnie modelem pracy jest bardziej stacjonarny wariant pracy zdalnej w trybie mieszanym, czyli praca hybrydowa. Spodziewam się, że praca hybrydowa będzie realizowana przede wszystkim w dwóch miejscach: prywatnej przestrzeni mieszkania oraz społecznej przestrzeni firmowego biura. Tak rozumiana praca hybrydowa da dodatkowy impuls modelowi Pracy Opartej na Aktywności, bo większość z biurowych konceptów przeznaczonych do pracy hybrydowej będzie w przyszłości wdrażała ABW(E).
Zachowanie przywilejów związanych z pracą zdalną, w połączeniu z korzyściami, jakie daje fakultatywna praca z biura, to obecnie najbardziej pożądany przez Użytkowników model strategii środowiskowej. Możliwości pracy hybrydowej oczekuje od 55% (według badania Antala) do 77% (według informacji PwC) pracowników w Polsce. W obydwu badaniach oczekiwania pozostałych grup – bądź skłaniających się ku powrotowi do biura bądź planujących pełne uzdalnienie – rozkładają się niemalże po równo na dwóch przeciwległych krańcach środowiskowego spektrum. Takie proporcje potwierdzają się w realizowanych przeze mnie badaniach środowiskowych realizowanych dla Klientów Kinnarps. Możliwość hybrydowego stylu pracy jest dziś powszechnym oczekiwaniem, które będzie traktowane jako nowa norma, a nie benefit.
Transformacja środowiska pracy
Jednak do właściwego określenia nowego stylu pracy dla Organizacji nie wystarczą deklarowane oczekiwania samych Użytkowników. Proces transformacji środowiska pracy i stopniowa normalizacja warunków jej wykonywania musi uwzględniać przede wszystkim interes biznesu. A ocena wydajności i efektywności pracy zdalnej jest bardzo różna w zależności od sektora i rodzaju działalności firmy, co przedstawia bardzo dobry (już cytowany) raport Antal, jak również różni się w zależności od funkcji i działań zespołów, jak przewidywał w swoim zeszłorocznym raporcie Cushman & Wakefiled. Dlatego strategiczne podejście, rozpoczynające się audytem wpływu pracy z domu na poszczególne części biznesu w Organizacji, w połączeniu z nowo kształtującymi się trendami w poszczególnych sektorach, a nie tylko oczekiwania Użytkowników, powinny stanowić rzeczywistą podstawę do zdefiniowania celów transformacji środowiskowej.
Innym obszarem z jakim trzeba się zmierzyć w procesie normalizacji pracy zdalnej to ograniczenia i możliwości jakie daje nam kodeks pracy, bo choć po wygaśnięciu obecnych specjalnych rozporządzeń regulujących czasowo pracę spoza biura oczekujemy bardziej przystających do obecnej sytuacji rozwiązań systemowych, to wdrożenie ich, a w szczególności cały proces ustalenia zasad pracy zdalnej w wewnętrznym regulaminie Organizacji, może zająć nawet kilka miesięcy. Dlatego, aby móc dobrze przygotować się do biurowego powrotu, czas zacząć działania już teraz.
