Home Office 2020: Czas wewnętrznie uregulować pracę zdalną

Przyjęta przez rząd tarcza antykryzysowa zawiera zapisy regulujące pracę zdalną, jednakże przepis przewidujący tę formę tymczasowego wykonywania obowiazków służbowych straci moc po upływie 180 dni liczonych od dnia 8 marca. Oznacza to, że praca zdalna wykonywana na podstawie specustawy nie powinna wykraczać poza dzień 4 września.

4 września – i co dalej?

Oczywiście można zakładać, że do tego czasu zostanie wdrożony nowy zestaw przepisów bądź w postaci nowego aktu prawnego regulującego zdalną pracę, albo - co chyba bardziej realne - w postaci nowej specustawy. Nie należy jednak przyjmować tego za pewnik, i cały czas jeszcze może okazać się że praca zdalna, która nadal będzie niezbędna do bezpiecznego realizowania obowiązków służbowych w czasie pandemii, po tej dacie znowu będzie realizowana na podstawie tych samych przepisów, jakie mieliśmy do połowy marca, mimo że rzeczywiste warunki pracy nadal, i nie wiadomo jak długo jeszcze, będą warunkowane obecnością koronawirusa.

Załóżmy jednak bardziej prawdopodobną sytuację wprowadzenia na czas nowych regulacji. Prawnicy zwracają uwagę na znacząco różne konsekwencje wprowadzenia każdego z tych rozwiązań: czasowo działającej Tarczy 4.0, bądź (trochę bardziej) stałych uregulowań w Kodeksie Pracy. Ewentualna specustawa narzuci zasady pracy z domu nie pozostawiając wielkiego pola manewru zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Natomiast długo wyczekiwane przez środowiskowe środowisko nowe ustalenia kodeksowe pozwolą na bardziej elastyczne ustalenie warunków pracy zdalnej pomiędzy stronami. I do tych rozwiązań warto już teraz zacząć się przygotowywać. W związku z tym działaniem, jakie powinni wprowadzić możliwie szybko pracodawcy, jest wdrożenie w Organizacjach systemowych rozwiązań dla pracy zdalnej, które oczywiście powinny również brać pod uwagę wszystko to, czego o pracy na odległość oraz pracy z domu nauczyliśmy się w ciągu minionych piętnastu tygodni.

Tylko dwa miesiące pozostały na przygotowanie się do nowej sytuacji prawnej. Jeśli pierwsze pojawią się rozwiązania kodeksowe to czasu na przygotowanie się do nich jest mało, bo do właściwego wdrożenia systemowych rozwiązań po pierwsze niezbędne jest aneksowanie umów pracę z wszystkimi uzdalnionymi pracownikami, a po drugie bardzo zalecane jest stworzenie regulaminu pracy zdalnej. I choć regulamin ten nie jest obowiązkowym narzędziem do wprowadzenia nowych zasad, to jednak zdecydowanie polecam skorzystanie z tego rozwiązania. Uzgodniony z przedstawicielami pracowników regulamin umożliwia zastosowanie przejrzystych i równych zasad wobec wszystkich zatrudnionych, a to właśnie transparentność i zaufanie stanowią podstawę nowczesnej kultury organizacyjnej. Co kluczowe, własny regulamin pracy zdalnej umożliwi dopasowanie zasad zdalności do biznesowych potrzeb Organizacji i uczyni ją nie tylko wygodną dla pracownika, ale też zrównoważoną i odporną - czyli możliwą do podtrzymania w długim terminie dla firmy. Nie mówiąc już o tym, że wprowadzenie regulaminu znakomicie upraszcza sam techniczny proces aneksowania (bo bez potrzeby ich indywidualnego negocjowania) umów o pracę.

Home office czy Telepraca?

W ostatnich dniach spotykam się u moich Klientów z rozważaniami na temat wprowadzenia telepracy. Te pytania są bardzo uzasadnione warunkami obecnej przymusowej pracy zdalnej, która często nosi wszystkie znamiona telepracy. Ale choć wprowadzenie telepracy może wydawać się dziś dość oczywistym rozwiązaniem, to jednak nie polecam ustalania tego konkretnego reżimu wykonywania zadań służbowych w przypadku większości uzdalnionych pracowników:

• Po pierwsze telepraca sprowadza na pracodawcę wiele nowych obowiązków, zaczynając od wyposażenia stanowiska pracy w domu, na kontrolach tego stanowiska nie kończąc.
• Po drugie bardzo skodyfikowana Telepraca pozostawia mało przestrzeni dla elastyczności w codziennym, operacyjnym działaniu i czyni skomplikowanym (jeszcze bardziej niż teraz) życie menadżerów telepracujących pracowników, na przykład poprzez formalne wymogi ustalenia zmian do grafików.
• Po trzecie uzyskany przez pracownika benefit, jakim jest telepraca w praktyce może okazać się niemożliwy do cofnięcia i spowoduje, że już po ustaniu warunków epidemicznego zagrożenia będziemy borykać się z sytuacją w której mimo braku uzasadnienia kontraktowe warunki pracy osób zatrudnionych na podobnych stanowiskach będą bardzo różne.

Elastyczne środowisko pracy

Bez wątpienia jest ważne, aby utrwaliły się te aspekty dominującej obecnie pracy zdalnej, które dają pracownikom możliwości wyboru przestrzeni pracy i abyśmy w postpandemicznej przyszłości doświadczyć mogli dużo większej elastyczności i możliwości wyboru, niż przed marcem tego roku. Praca zdalna powinna stać się rozwiązaniem systemowym, nie benefitem. Nie ukrywam jednak, że zależy nam aby Użytkownicy wrócili kiedyś (częściowo) do biur. Pomimo całej zachodzącej obecnie zmiany w podejściu do narzędzi i środowiska pracy robotników wiedzy, to biuro jako przestrzeń dla firmowej społeczności pozostaje najważniejszym aktywem strategicznym organizacji.

*zdjęcie pochodzi z Unsplash