Home Office 2020: Poziomy Uzdalnienia

W ostatnim półroczu z ust niemalże każdego mojego Klienta słyszę, jak dobrze w ich zespole przeszedł proces „masowego uzdalnienia”, czyli przejścia na pracę zdalną, które miało miejsce w drugiej połowie marca. To dobrze, że praktycznie wszystkim udało się szybko (choć przymusowo) uzdalnić. Tylko że, jak się w praktyce okazuje, pod pojęcie uzdalnienia Organizacje podczepiają naprawdę różne procesy na znacząco różnych etapach przechodzenia na wirtual. Aby więc rozdzielić kolejne etapy i uporządkować pojęciówkę, dzisiaj przedstawiam proste zestawienie poziomów uzdalnienia w kontekście środowiska pracy.

Kolejne etapy (środowiskowego) uzdalnienia

Zacznę od założenia, że kolejne etapy wirtualizacji są zbudowane na podwalinach stworzonych w etapach wcześniejszych. Podobnie jak w piramidzie potrzeb Masłowa, do przejścia na kolejny, wyższy poziom wirtualnego zaawansowania niezbędne jest zaadresowanie potrzeb z poziomu niższego. Przy czym każdy z podanych poziomów powinien obejmować wszystkich pracowników wiedzy w danej Organizacji, a nie ograniczać się jedynie do wybrańców (czyli zwykle kadry menadżerskiej i różnych specjalistów). Oceńcie sami, na którym poziomie zdalności obecnie znajduje się wasza Organizacja i czytajcie dalej, aby zrozumieć, jakie kolejne stopnie zdalnego zaawansowania stoją przed Waszymi zespołami w nieodległej przyszłości:

• 1: MOBILNOŚĆ FIZYCZNA zostaje osiągnięta, gdy wszyscy pracownicy wiedzy w Organizacji dysponują przenośnymi komputerami, przy czym w większości przypadków powinny to być laptopy, a nie telefony (które nadal pozostają ważnym, ale coraz bardziej jedynie wspierającym narzędziem pracy). W tym kontekście trzeba uświadomic sobie, że nie dla wszystkich przymusowa praca z domu wiąże się z uzdalnieniem, bo znam całkiem sporo przypadków gdy przejście na pracę z domu oznaczało przeniesienie do mieszkania służbowego desktopa. Warto pamiętać, że dla pewnej grupy Użytkowników praca z domu to tylko telepraca, która wcale nie daje mobilności, jaką powinna umożliwiać praca zdalna.
• 2: KOMUNIKACJA ZAPOŻYCZONA w pełni działa wtedy, gdy wszyscy pracownicy w danej firmie mają możliwość organizacji telekonferencji. Przy czym nie wystarczy tylko, aby w nich uczestniczyli – brak czynnej możliwości zwoływania internetowych calli stwarza wewnętrzne asymetrie które często wiążą się z organizacyjną hierarchicznością, i które na dłuższą metę mogą upośledzić dostęp Użytkowników do informacji. Tymczasem w codziennej praktyce obserwuję, że wiele Organizacji w Polsce (jak rozumiem głównie ze względów kosztowych) korzysta z mniejszej niż liczba pracowników licencji telekonferencyjnych tworząc nowy rodzaj firmowych nierówności.
• 3: WYDARZENIA HYBRYDOWE stają się częścią kultury organizacji dopiero wtedy, gdy nie ma różnicy, czy uczestniczący w nich znajdują się fizycznie w jednym pomieszczeniu czy też włączają zdalnie. Gdy żadna z form obecności na spotkaniu – fizyczna bądź zapożyczona - nie jest nadrzędna wobec innej, to wtedy użytkownicy uzyskują rzeczywisty dodatkowy stopień swobody w decydowaniu, w jakiej formie (osobiście czy zdalnie) będą uczestniczyć w danym wydarzeniu. Warto zauważyć, że niektóre z firmowych must-have'ów, jak regularne spotkania zespołowe i ogólnofirmowe typu "Town Hall" czy "All Hands", są jakby skrojone pod rozwiąznia hybrydowe i w sposób nieunikniony przeniosą się na stałe do mieszanego formatu.
• 4: CYFROWY OBIEG INFORMACJI można uznać za funkcjonujący dopiero gdy sprawnie działa na poziomie znakomitej większości wewnętrznych procedur i zatwierdzeń, i to nie w formie skanów załączanych do maili tylko jako rozwiązanie systemowe. Co w idealnym świecie powinno wiązać się z użyciem jednej platformy lub jednego pulpitu do realizacji różnych związanych z pracą zadań i w zupełności obywać się bez potrzeby osobistej (fizycznej) obecności np. w celu podpisania wniosku urlopowego. Do tego poziomu uzdalnienia, z czysto środowiskowego punktu widzenia, zaliczam również stały dostęp do dysków sieciowych oraz zarządzanie projektami za pomocą platformy/ systemu do współpracy zespołowej. Dopiero bowiem posiadanie takich narzędzi eliminuje potrzebę obecności w biurze związaną z przetwarzaniem dokumentów i informacji. I choć etap ten, głównie ze względu na brak rozwiązań systemowych związanych z powszechnie akceptowaną metodą podpisywania dokumentów w praktyce jest niezwykle trudny do realizacji, to jednak coraz więcej firm jest w stanie w praktyce go opanować.
• 5: CLOUDOWA WSPÓŁPRACA umożliwia wspólną obróbkę dokumentów przez różnych członków zespołu i znakomicie upraszcza komunikację oraz całkowicie redukuje potrzebę przesyłania „ostatniej wersji”. Warto zaznaczyć, że praca w chmurze wymaga zwykle tych samych narzędzi które dzisiaj już są powiązane z narzędziami do spotkań zdalnych, ale wiele Organizacji nie dostrzega tego potencjału skupiając się na telekonferencjach.
• 6: ZDALNA PRACA KREATYWNA I ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW W CZASIE RZECZYWISTYM to obecnie chyba najwyższy możliwy stopień zawodowego uzdalnienia, który dzięki wykorzystaniu narzędzi umożliwiających rysowanie i tworzenie nieformalnych notatek, pozwala na „burzomózgowanie” tak niezbędne w procesie innowacyjności.

Sześć poziomów uzdalnienia – i co dalej?

Czy osiągnięcie wszystkich stopni zdalności stanowi koniec poprawy możliwości wirtualizacji? Raczej na pewno nie, ponieważ:

• Po pierwsze, wszystkie one wymagają opanowania nowych umiejętności i narzędzi pracy – i wraz ze wzrostem tych umiejętności będą działały coraz lepiej na każdym z poziomów. Rzeczywistym wyzwaniem, jakie kryje się za każdym z nich to nabycie nowych nawyków związanych z mobilnością, komunikacją i zarządzaniem – zarówno w zakresie zarządzania czasem (własnym i cudzym) oraz zarządzania informacją (formalną i nieformalną). Pierwsze miesiące masowego uzdalnienia unaoczniły wiele nowych wyzwań, jakie stanęły przed Użytkownikami wybitymi ze swojej pracowniczej rutyny. Oraz pokazały zupełnie nowe obszary niewykorzystanego lub wcześniej nieuświadamianego potencjału, z którego dopiero teraz Organizacje zaczynają nieśmiało czerpać zmieniając swoje nawyki organizowania spotkań i sposobów współpracy.
• Po drugie, nie działamy w biznesowej próżni to liczy się nie tylko nasz, ale również poziom uzdalnienia podmiotów z którymi współpracujemy. I tutaj „opór materii” (który bardzo dobrze widać w przypadku firm działających na styku z regulatorem lub instytucjami budżetowymi) znacząco wpływa na rzeczywiste możliwości digitalizacji i uzdalnienia (nie mówiąc już o wirtualizacji) wielu znanych mi Organizacji.
• Po trzecie, zmienia się (choć oczywiście powoli) poziom umiejętności posługiwania się technologią jaki wznoszą ze sobą do Organizacji nowi pracownicy. Spodziewam się w przyszłości pojawienia się jej kolejnych poziomów uzdalnienia, które będą związane z wejściem na rynek pracy Zetów, czyli cyfrowych tubylców dla których nie istnieją różnice pomiędzy kontaktami w oflajnie i onlajnie. Wraz z ich pojawieniem się w firmach zniknie (według mnie już teraz sztuczny) podział relacji na „realne” i „wirtualne” i możliwe stanie się to, co Millennialsom i starszym rocznikom wydaje się dzisiaj barierą nie do przeskoczenia: czyli budowanie wartościowych i głębokich relacji bez jakiejkolwiek fizycznej interakcji.