Home Office 2021: Dopłata mediowa

Podczas oględzin pustego biura jednego z moich Klientów zapytałam jego Menadżera o podejście Organizacji do kosztów, jakie ponoszą pracownicy w związku z prowadzeniem setek prywatnych biur domowych. Otóż firma ta wraz ze świątecznym dodatkiem wypłaciła swoim pracownikom "homeofisowe" bonusy, które w założeniu mogą (choć wcale nie muszą) być przeznaczone na poprawienie domowych warunków pracy. Bo stan i jakość domowego środowiska pracy to dla większości firm dzisiaj obszar problematyczny. Z jednej strony oczywiście dostrzegają, że warunki w jakich obecnie pracuje wielu ich Użytkowników nie spełniają ich firmowych standardów. Z drugiej jednak strony, nie mając ani umocowania prawnego ani chęci brania na siebie odpowiedzialności za te warunki – często wolą o nich nie rozmawiać.

Unikanie problemu, jakim jest olbrzymi, nieuregulowany obszar zagadnień zwiaznych z wykonywaną w ramach Ustawy** pracy z domu, wcale nie czyni go mniejszym. Z badania przeprowadzonego przez Kinnarps wraz z Akademią Leona Koźmińskiego, Polskim Instytutem Środowiska Pracy i ProProgressio ("Praca z Domu 2020") jasno wynika, że znacząca część – około 21% - już na początku okresu przymusowej pracy z domu swoje warunki do pracy uznawała za co najmniej trudne.

Niech jedzą ciastka?

Praca z domu zostanie z nami na dłużej a praca z domu pozostanie jej najważniejszym elementem. Coraz więcej Organizacji dostrzega tę zmianę i odpowiednio do niej dostosowuje swoje działania. Tak samo jak wymieniony na początku mój Klient wiele firm już uznało, że czas skończyć z prowizorką i – pomimo braku uregulowań prawnych na które cały czas czekamy – wesprzeć pracowników w tworzeniu i prowadzeniu ich domowych biur. Choć formalnie nie muszą robić nic, to jednak firmy z którymi pracuję, na różne sposoby starają się wesprzeć swoich Użytkowników. W moim otoczeniu nie dostrzegam Organizacji, które podążałyby za głosem specjalistów z Deutsche Bank którzy w słynnym już (właśnie z tego powodu) raporcie „What we must do to rebuild” nawołują do opodatkowania pracy z domu jako dodatkowego pracowniczego benefitu. Takie myślenie nie jest łatwe do wybronienia nawet z perspektywy zncznie lepiej uposażonego niemieckiego pracownika wiedzy, o czym wiem realizując międzynarodowe projekty również na rynku na zachód od Odry. A u nas brzmi ono tak samo jak w swoim czasie zupełnie odrealnione nawoływanie Marii Antoniny w kierunku wygłodzonych paryżan, aby w miejsce chleba jedli ciastka.

Jak mądrze wspierać

Realizując nowe projekty środowiskowe widzę, że postawy niezadowolenia z pracy z domu stają się z czasem coraz czytelniejsze – i nawet ci Użytkownicy, którzy w pierwszych miesiącach chwalili sobie Home Office, teraz zaczynają dostrzegać coraz więcej jego wad. Podczas gdy na początku okresu dystansowania fizycznego większość uwagi szła przede wszystkim w zapewnienie ciągłości procesów, tak obecnie na plan pierwszy zaczynają wychodzić kwestie związane z codziennym funkcjonowaniem „domowych biur”. Przy czym kluczowe są dwa aspekty: koszty związane z pracą z domu oraz wyposażenie domowych stanowisk pracy.

Praca z domu w warunkach polskich w ogólnym rozrachunku i dla bardzo dużej części pracowników stanowi wyzwanie, a nie benefit, i to pomimo wszystkich oczywistych korzyści jakie odnoszą na indywidualnym poziomie. Dostrzega to wiele mądrych Organizacji, które wspierają swoich pracowników na różne sposoby. Poniżej przedstawiam katalog rozwiązań, z którymi spotkałam się w swojej środowiskowej praktyce w ciągu ostatnich 12 miesięcy:

• Wypożyczanie foteli i biurek – praktycznie wszystkie Organizacje z którymi pracuję wprowadziły możliwość wypożyczenia do domu sprzętu biurowego w postaci foteli i biurek. Przypomnę, że nawoływaliśmy do tego już od pierwszych dni kwarantanny zdając sobie bardzo szybko sprawę, że w nowych rygorach sanitarnych mniej więcej połowa z biurowych stanowisk pracy nie będzie mogła być wykorzystywana. Nasze – wtedy wyglądające na alarmistyczne – prognozy sprawdziły się z nawiązką, bo w ciągu ostatniego roku bardzo niewiele Organizacji pracowało w swoich biurach na 50% zajętości. W znakomitej swojej większości w ciągu ostatnich 12 miesięcy firmy nie wyszły ponad 30% obłożenie biura. Dlatego wypożyczenie "niepracujacującego" wyposażenia jest jak najbardziej właściwym podejściem. Co więcej, takie wsparcie pracowników jest możliwe dla wszystkich Organizacji – nawet tych które zmagają się z finansowymi wyzwaniami i nie mogą zastosować innych sposobów bezpośredniego finansowego wsparcia pracowników pracujących w domu.
• Doposażanie domowego stanowiska pracy – coraz więcej Organizacji zdecyduje się na zakupy sprzętu biurowego dla swoich pracowników z myślą i celem doposażenia ich domowych biur. Działające w takim modelu Organizacje najczęściej wybierają sobie jako partnera dobrą firmę meblową i wraz z nią przygotowują kilka zestawów dla „Homeworker’a” czyli pracownika pracującego z domu. Indywidualni Użytkownicy wybierają spośród zaproponowanych opcji najbardziej pasujący im zestaw, który następnie zostaje dostarczony im prosto do domu.
• Jednorazowe dodatki i bonusy – ta forma wspierania pracowników, która polega na uznaniowym wydatkowaniu dodatkowych przyznanych przez pracodawcę kwot, jest realizowana przez wiele Organizacji. Pierwsi pracodawcy takie bonusy swoim pracownikom oferowali już w marcu 2020. Wielu innych, tak jak mój opisywany na początku Klient, zdecydowało się taki rozszerzony dodatek przekazać w okresie świątecznym. Idzie okres dorocznych bonusów i mam nadzieję że w wielu firmach stanie się on okazją do przekazania pracownikom takiego dodatku do wynagrodzenia. W zależności od organizacji te uznaniowe bonusy wahają się od kilkuset złotych do większych kwot w przypadku, gdy pracodawcy oczekują wykorzystania ich w celu doposażenia domowego biura.
• Dopłata lub dodatek mediowy– najciekawszym rodzajem wsparcia jaki planuje wprowadzić inny spośród moich Klientów jest „dopłata mediowa”. Otóż Organizacje, które już po roku nowego sposobu funkcjonowania są w stanie oszacować wynikający z tego powodu poziom oszczędności operacyjnych coraz częściej decydują się podzielić tymi oszczędnościami ze swoimi pracownikami. Oszczędności związane ze zużyciem mediów to ważna, ale nie jedyna pozycja w tym wyliczeniu. Firmy biorą też pod uwagę niższe koszty typowych dostarczanych do biur usług jak serwisy z owocami, finansowane przez pracodawcę wspólne posiłki i napoje. Tak wyliczane dodatki, coraz częściej określane jako "dopłata mediowa" (czyli dopłata na rzecz korzystania z prywatnie opłacanych mediów w celach służbowych), sięgają zwykle kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
• Firmowe usługi w domowych biurach – poza dość oczywistymi nowymi usługami bezpośrednio związanymi z biznesem, jak przesyłki kurierskie które obecnie intensywnie krążą pomiędzy siedzibą firmy a biurami domowymi pracowników, rośnie liczba nowych i dodatkowych usług oferowanych firmom w celu poprawienia dobrostanu ich pracowników na przymusowym Home Office. Popularni dostawcy skrzynek z warzywami oferują indywidualne dostawy owoców do domu, a firmy specjalizujące się w przechowywaniu chcą uwalniać przestrzeń do pracy w mieszkaniach Użytkowników na koszt ich pracodawcy. Nie wiem, jak wiele Organizacji decyduje się na takie i podobne dobrostanowe rozwiązania, natomiast jest to niewątpliwie rosnący trend. Bazując na tych przykładach spodziewam się, że w miarę przedłużania się i utrwalania pracy zdalnej będzie równolegle rozwijał się rynek profesjonalnych usług B2B skierowanych bezpośrednio do Użytkowników końcowych pracujących z domu.

*zdjęcie pochodzi z Unsplash

** Ustawa z dnia 2 marca 2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych z późn. zm.