Jakie powinno być Biurko Sharedeskingowe?

Dzisiaj przedstawię cechy, jakie powinno mieć optymalne Biurko Sharedeskingowe. Będzie o biurku jako o pierwszym z trzech (obok fotela biurowego i wyposażenia) kluczowych elementach współdzielonego stanowiska pracy. Że dobre biurko potrafi ‘sprzedać’ biuro i przyciągnąć do niego poszukiwane talenty dowodzi chociażby ten film jednego z wiodących SSC - w którym to biurka właśnie, oprócz pięknych uśmiechów zarumienionych specjalistów, są głównym wabikiem rozwijającego działalność pracodawcy. Ten przykład cytuję z dużą przyjemnością i sentymentem.

‘Heavy usage’ i łatwość obsługi

Tak jak całe wyposażenie współdzielonego stanowiska, Biurko Sharedeskingowe powinno być planowane jako przedmiot intensywnego wykorzystania przez wielu różnych użytkowników i pozostawać odporne na zużycie. Stanowiska Sharedeskingowe są przecież używane przez 100 - 120% przeciętnego czasu pracy, w przeciwieństwie do tych przypisanych, których wykorzystanie zwykle mieści się w przedziale 60 - 80% dnia pracy. Co więcej, współdzielone biurko powinno szybko i łatwo dostosowywać się do użytkowników, którzy mogą mieć znacząco różne potrzeby, zarówno związane z ich osobistymi cechami, potrzebami i nawykami, ale też z inną aktywnością zawodową. Przecież nie wszystkie białe kołnierzyki pracują tak samo, nawet w jednej Organizacji. Jeden z dwóch kolejnych Sharedeskerów może potrzebować trzech monitorów, a następny użyje go do analizy dokumentów papierowych.

Biurko w Sharedeskingu służy pracy skupionej

Trzeba pamiętać, że w Sharedeskingu indywidualnym stanowiskom pracy przypisujemy odmienne funkcje niż w innych typach przestrzeni biurowych. Podczas gdy w Biurze Gabinetowym i biurze typu Open Space stanowisko pracy ma być z założenia wielofunkcyjne i służyć pracownikowi niemalże do każdego rodzaju zadań, to z zasad Pracy Opartej na Aktywności wynika, że stanowiska pracy Sharedeskingowej są przede wszystkim przeznaczone do aktywności indywidualnej i skupionej. I celowo zaprojektowane zostały bez troski o gromadzenie i przetwarzanie dokumentów papierowych. Czyli że Biurko Sharedeskingowe jest mono, a nie wielofunkcyjne!

Niewykorzystane plastyczności biurek

Z żalem patrzę, jak w procesach aranżacji przegapiany jest potencjał zindywidualizowanego kształtowania stanowisk pracy. Choć Meblarze oferują takie możliwości dla wielu typów swoich produktów, to niewiele Organizacji z nich korzysta. Zwykle brakuje czasu na planowanie lub też, w złożonym procesie projektowania nowego biura następuje przesyt decyzyjny i na dyskusję o biurkach po prostu nie starcza już energii. Dlatego warto odpowiednio wcześnie pochylić się nad tym razem z Architektem aby uniknąć typowej masówki. A potencjał personalizacji biurek jest spory.

Niewielu decydentów zdaje sobie sprawę, że biurko jest najbardziej plastycznym, czyli możliwym do indywidualnego kształtowania, elementem stanowiska pracy. I nie chodzi tu o konfigurację koloru blatu i systemu nośnego, a o szeroki wachlarz możliwości jaki często dają producenci użytkownikom - blaty można ciąć na wiele kształtów i form, które pozwalają na tworzenie ciekawych i nietypowych konfiguracji gniazd (czyli zespołów stanowisk pracy). Duże możliwości dodatkowej personalizacji są związane z lokalizacją i specyfikacją mediaportów, ale do wyposażenia stanowiska pracy Sharedeskingowej jeszcze dojdziemy.

Na co zwrócić uwagę?

Standardy szybko ewoluują i to, co jeszcze 5 lat temu było postrzegane jako rozwiązanie luksusowe, dzisiaj można już uznać za typowe. Co powinno mieć optymalne Biurko Sharedeskingowe w 2018 roku?

• Regulowaną wysokość blatu, tak by każdy użytkownik mógł łatwo dopasować je do swoich potrzeb. Przy czym zasięg zmiany wysokości powinien nie tylko uwzględniać rozbieżności wzrostu, ale też możliwości przyjmowania różnych pozycji na biurowym fotelu - od ‘półleżenia’ do stania. W praktyce przyzwoity zasięg blatu powinien co najmniej obejmować zakres od 70 do 120 cm (liczonych od podłoża), idealnie do 140 a nawet 150 cm w górę. Nie ma już dzisiaj usprawiedliwień kosztowych aby nie instalować biurek o regulowanej wysokości (ang. height adjustable desk) ponieważ ich cena, wraz ze wzrostem ich popularności w ciągu kilku ostatnich lat, dramatycznie spadła. W efekcie biurka podnoszone kosztują dzisiaj niewiele więcej od tych tradycyjnych.
• Na rynku dostępne są różne systemy regulacji wysokości, pośród których dominują ręczne, pneumatyczne i elektryczne. Na dzisiaj najwygodniejsze w użyciu są biurka elektryczne (czyli z elektrycznym systemem regulacji wysokości). W mojej ocenie inne sposoby indywidualnej regulacji, czyli biurka ‘na korbkę’ i systemy pneumatyczne, przegrywają z elektrykami w codziennym użytkowaniu. Blaty podnoszone poprzez kręcenie korbą zamontowaną z boku lub pod nim są niewygodne ze względu na czasochłonność, a systemy pneumatyczne potrafią zachowywać się gwałtownie, co niestety może skutkować np. zalaniem biurka kawą podczas zmieniania wysokości blatu. Ich dystrybutorzy robią dobrą minę do złej gry i przekonują, że nie powinno się trzymać napoi na biurku. Śmiech na sali.
• Kupując biurko przeznaczone do naprzemiennego siedzenia i stania warto dobrze sprawdzić jego stabilność, szczególnie podczas zmiany położenia jak też dodatkowo w najwyższych ustawieniach. I nie wystarczy tutaj tylko test showroom’owy - należy przyjrzeć się, jak działa mocno dociążone biurko w typowych dla danych użytkowników warunkach - na przykład załadowane dwoma ekranami, laptopem i ciężką torbą użytkownika. Nie raz widziałam biurka które ‘na pusto’ chodziły bardzo gładko, a dociążone rwały jak wyciąg krzesełkowy w gruzińskiej Gudauri. Przy czym oczywiście chodzi tu o właściwe i przewidziane dociążenie, bo że biurka regulowane psują się od ich notorycznego wykorzystania jako biurowych huśtawek, jest tajemnicą poliszynela.
• Kolejna ważna cecha biurka o zmiennej wysokości to system uruchamiający regulację. Powinien być bezpieczny i uniemożliwiać przypadkową zmianę wysokości (np. poprzez kolegę który oparł się o kant blatu). Niestety, niektóre z dostępnych systemów jakie widziałam są wadliwe i też dlatego koniecznie trzeba przetestować wybrane rozwiązanie w warunkach bojowych, czyli u siebie na zakładzie, a nie tylko w salonie Meblarza.
• Jeśli nie stać nas na 100% elewatorów, to ile ich montować? Właśnie ze względu na szybko spadające ceny regulowanych biurek podnoszę w tym roku moją własną rekomendację z wcześniejszych 10% do obecnych 20 - 25% wszystkich stanowisk. Co oznacza że elektrycznie regulowane powinno być co najmniej jedno na pięć stanowisk w biurze, które chce w 2018 roku uchodzić za nowoczesne.
• Nadal proponuję, by podnoszone biurka umieszczać w miejscach najmniej w danej przestrzeni atrakcyjnych, czyli na przykład blisko przejść i ciągów komunikacyjnych bądź w ciemniejszych obszarach. Intencją takiego ich ustawienia jest rozproszenie różnych walorów atrakcyjności po całej przestrzeni tak, by możliwie równie atrakcyjne (choć pod różnymi względami) były wszystkie stanowiska pracy w danym biurze.
• Wielkość blatu biurka jest zależna od wyposażenia, jakie planują trzymać na nim użytkownicy. W praktyce większość polskich Sharedesków ma standardowe prostokątne blaty 140 cm x 80 cm lub 160 cm x 80 cm. Przy czym ten mniejszy rozmiar stwarza wygodne warunki pracy na dwóch monitorach (monitor przypisany do stanowiska + monitor laptopa), a większy umożliwia pracę na trzech (czyli zamocowanie dwóch monitorów oraz wykorzystanie jako trzeciego monitora urządzenia przenośnego). Za rozwiązania typowe można też uznać krótsze (do 120 cm) i dłuższe (do 180 cm) oraz płytsze (głębokie na 70 cm) biurka. Jednak blaty jeszcze mniejsze lub większe warto stosować jedynie w uzasadnionych nietypowym użytkowaniem przypadkach.
• Gdy mamy trochę więcej miejsca (czyli co najmniej 12 mkw., a idealnie około 15 mkw. na stanowisko) to wraz z Architektem warto zastanowić się nad przynajmniej częściowym odejściem od blatów prostokątnych i większym zróżnicowaniem typów biurek: Meblarze oferują dzisiaj wiele różnych alternatyw do blatu prostokątnego. Rozwiązania ‘kokpitowe’ (czyli biurka ‘prawe’ i ‘lewe’) trójkątne, czy biurka trapezoidalne wprowadzają nie tylko urozmaicenie wizualne. Takie zróżnicowanie stanowisk pracy wzbogaca Sharedesk i może nawet samymi biurkami wprowadzić do niego nowe typologie, na przykład przeznaczone do pracy zespołowej.
• Na koniec mała rzecz, która cieszy - szczególnie Sharedeskerki bardzo cenią sobie różne haczyki i mocowania podblatowe, które umożliwiają zawieszenie torebki tak by nie zajmowała ona cennego miejsca na blacie a jednocześnie była łatwo dostępna.

O biurkach regulowanych poprzez ręczne wydłużanie bądź skracanie nóg (najczęściej wykonywane przez specjalnie wzywanego technika) nawet nie warto tutaj wspominać. Tego typu biurka do wygodnego Sharedeskingu się nie nadają, bo dopasowanie ich wysokości w czasie rzeczywistym jest nierealne, i w tym roku chciałabym już nie musieć o tym rozmawiać z kosztowo zorientowanymi decydentami.