Masz smaka na Maka?

Wystarczy wrzucić w przeglądarkę hasło 'office space calculator' aby uzyskać kilka ekranów wyników, przekierowujących do stron z aplikacjami wspierającymi Najemców. Kalkulatory szybko i sprawnie liczą potrzebną powierzchnię biurową. Czy w związku z tym Stratedzy Środowiskowi już powinni rejestrować się na (coraz dłużej) liście zawodów zanikających? Wątpię. Ale niewątpliwie już dzisiaj kalkulatory są pomocnym narzędziem wspierającym dla niektórych Organizacji.

Kalkulatory najczęściej pozwalają szybko skwantyfikować zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, jeśli tylko już wiemy jakich i ile typologii nam potrzeba. Sęk w tym, że aby wogóle móc użyć takiego kalkulatora do czegokolwiek innego niż do zabawy, to wcześniej musimy to zapotrzebowanie poznać i zrozumieć. Zdecydowana większość kalkulatorów skupia się jedynie na ostatnim etapie procesu środowiskowego, pomijając całą niezbędną analizę.

Biurowa Zosia Samosia
Samodzielne określenie zapotrzebowania jest oczywiście możliwe. W małych Organizacjach o niezbyt rozbudowanych strukturach zwykle jest ktoś, kto potrafi 'z głowy' podać wymagania dla wszystkich stanowisk. Oczywiście taki człowiek, najczęściej Office Manager lub pracownik HR, to skarb dla Organizacji. W jednym z procesów jakie prowadziłam miałam przyjemność pracować właśnie z taką specjalistką. Ta Menadżerka Biura samodzielnie określała zapotrzebowanie dla pięćdziesięcioosobowego zespołu! I nie sądzę żeby się myliła, bo w firmie pracowała już od ćwierć wieku. O nowoprojektowanym biurze mówiła 'to moje ostatnie biuro' bo w planowanym okresie najmu będzie już odchodzić na emeryturę. W tym sęk - tacy specjaliści to gatunek na wymarciu.
Drugim powodem, dlaczego w tym wyjątkowym przypadku określenie zapotrzebowania było możliwe bez badania środowiskowego, była bardzo mała dynamika wewnętrzna tej Firmy z sektora FMCG. Ponieważ nie przewidywano tam żadnych większych ruchów kadrowych ani osobowych, to nowe biuro można było śmiało szyć pod obecny zespół. Taka sytuacja nie zdarza się dziś zbyt często!

Czego Ci trzeba, mała?
We wszystkich innych przypadkach, czyli dla większych i/lub bardziej dynamicznych struktur, przyda się specjalistyczne badanie które pomoże określić nie tylko obecne braki, ale też i przyszłe potrzeby związane z rozwojem biznesu, o których zwykle nie wie nawet najlepiej poinformowany Office Manager. Wielokrotnie działałam z Organizacjami, które reorganizację biura łączyły z przebudową biznesu - najczęściej z nowym poukładaniem linii biznesowych, ale też zdarzały się przypadki tworzenia biur pod drastyczny wzrost lub znaczący spadek liczby zatrudnionych. W takich przypadkach nie działa prosta ekstrapolacja dzisiejszych potrzeb na jutrzejsze biuro.
W grę wchodzą też inne zmienne. Planowana zmiana stylu pracy, na przykład przejście na ABW powoduje, że dotychczasowe doświadczenie Organizacji w wykorzystaniu biura przynajmniej częściowo się dewaluuje. Bo niezwykle trudno jest określić, czego będą potrzebować Użytkownicy i Zespoły po zmianie. Kalkulatory powierzchni stają się w takiej sytuacji bezużyteczne, lub w najlepszym razie - mało dokładne. Te spośród nich, które nie polegają na prostym kwantyfikatowaniu zapotrzebowania, tylko bazują na rozbudowanym badaniu ankietowym (powiedz mi kim jesteś a ja ci powiem jakiego biura potrzebujesz) dostarczają rozmyty, nieprecyzyjny rezultat, który zawiera olbrzymi margines bezpieczeństwa. Bazująca na takim wyniku Organizacja wzięłaby nawet do 20% nadmiarowej powierzchni. Taka nadwyżka, utrzymywana przez 5 lat najmu, to potencjalna olbrzymia strata. Z doświadczenia wiem, że nie warto brać powierzchni na zapas, bo potrzeby zmieniają się bardzo szybko. Trzeba zabezpieczyć się na inne sposoby.
Innym obszarem problematycznym jest słabe dopasowanie kalkulatorów do naszych lokalnych warunków prawnych, przede wszystkim polskiego prawa budowlanego oraz regulacji przeciwpożarowych, co razi mnie za każdym razem, gdy próbuję z nich korzystać mając w założeniu wytyczne dla (hipotetycznego) biura w naszym kraju. To jednak stosunkowo mały problem bo po pierwsze i tak nie warto brać wyniku takich kalkulacji zbyt dosłownie (zalecam, jeśli rzeczywiscie planujevie na tej podstawie implementację, aby wynik skonsultować z Architektem lub Strategiem Środowiskowym), a po drugie to technicznie łatwo naprawić.

Co dalej z kalkulatorami?
Myślę, że obecny okres dziecięcy prostych kalkulatorów powierzchniowych potrwa krótko, i już niedługo w ich miejsce wejdą bardziej złożone narzędzia. Zarówno 'wyścig zbrojeń IT' który obecnie prowadzą największe Agencje Nieruchomościowe, oraz postęp w zbieraniu i analizie danych biznesowych i behawioralnych spowoduje, że już niedługo dostaniemy znacznie lepsze narzędzia do definiowania zapotrzebowania, które z pewnością będą w stanie poradzić sobie z wieloma bardziej typowymi procesami.
Po drugie, lepsza analiza danych wejściowych to nie koniec, bo już teraz dostępne są narzędzia CAD, które na podstawie określonego zapotrzebowania rysują nam przestrzeń. Moje dotychczasowe doświadczenia z 'automatycznymi architekrami' są złe, bo nie dość że nie dostosowane do polskich warunków prawnych i projektowych, to wszystkie jakie widziałam aplikacje Komputerowo Wspieranego Projektowania są nadal bardzo toporne i dobrze radzą sobie jedynie z typowymi powierzchniami. Nie ma jednak powodu, aby algorytmy nie zaczęły lepiej rysować wstępnych aranżacji biur już w niedługiej w przyszłości. W końcu już dzisiaj większość Test-to-Fit'ów jest wykonywana przez studentów architektury lub projektantów bez dyplomów. Nie jest to znowu takie strasznie trudne iż pewnością da się zalgorytmizować.

Oczekuję, że już niedługo pojawią się kombajny softwarowe do analizy środowiskowej, które będą sobie coraz lepiej radziły we wszystkich bardziej typowych przypadkach. Będą one dobrze działały wszędzie tam, gdzie wystarczy szybkie i łatwe rozwiązanie, a więc zadziała makdonaldyzacja procesu środowiskowego. Z mojej perspektywy to dobrze, bo wreszcie jako Strateg Środowiskowy będę mogła skupić się na tych najciekawszych, wyjątkowych sytuacjach i Klientach!