Mobilni menadżerowie

Struktury średnich i dużych Organizacji zwykle składają się z kilku poziomów zarządczych. Nawet w najbardziej ahierarchicznie (czyli płasko) zorganizowanych średniej wielkości firmach istnieją osoby o rolach kierowniczych i osoby działające operacyjne, a w większych biznesach pojawiają się dodatkowe, pośrednie poziomy zarządzania. Co do zasady wszystkie stanowiska pomiędzy zarządem a szeregowymi specjalistami wypełniają menadżerowie średniego szczebla, którzy (w różnych proporcjach) łączą funkcje strategiczne i operacyjne.

Ci umiejscowieni pośrodku organizacyjnej hierarchii specjaliści znajdują się w biznesowym centrum organizacji i dlatego w procesach środowiskowych są oni dla mnie najważniejszym źródłem informacji. Zwykle to oni mają najlepszy ogląd wewnętrznej sytuacji oraz na bieżąco opracowują operacyjne sposoby poprawy doskwierających ich zespołom niedogodności. Przyznam się, że w badaniach środowiska pracy to właśnie etap pracy z menadżerami cenię sobie najbardziej, bo choć rozmowy te wymagają poświęcenia im czasu i uwagi, to wnoszą one zdecydowanie najwięcej do ukształtowania mojego obrazu danej organizacji. Wystarczy dobrze wsłuchać się w historie i poznać sposoby codziennego funkcjonowania menadżerów średniego szczebla, żeby zrozumieć firmę.

Gdy przestrzeń dzieli

Przestrzenne podziały w biurze, które z czasem generują coraz większe wyrwy w biznesie, to biurowa codzienność która – często w nieuświadomiony sposób - kształtuje zachowania menadżerów średniego szczebla. Nigdy nie przestaje zaskakiwać mnie że tak szybko może powstać zespołowa plemienność, dzieląca wewnętrznie na „naszych” i "innych", przy czym innymi są pracujący w tej samej firmie „ci z innego piętra” lub nawet „z drugiego korytarza”. Oczywiście, to nie sama przestrzeń wywołuje powstawanie różnic interesów pomiędzy liniami biznesowymi, ale bez wątpienia to właśnie wydzielona przestrzeń pracy jest głównym czynnikiem, który wspiera pogłębianie się wewnętrznych podziałów. W konsekwencji przestrzennych rozgraniczeń utrwala się plemienność, która w praktyce objawia się wewnętrznymi konfliktami a nawet podjazdowymi wojnami.

Jak więc uniknąć sztywnych rozwiązań przestrzennych, które mają tendencję do utrwalania barier komunikacyjnych w Organizacjach? Uelastycznienie układu biura i oderwanie wszystkich pracowników od konkretnych jego obszarów, promowane w modelu pełnego sharedeskingu / hotdeskingu często okazuje się być rozwiązaniem niewłaściwym, bo różnorodność zawodowych aktywności poszczególnych linii biznesowych generuje konkretne i specyficzne biurowe potrzeby. Dlatego większośc moich Klientow wybiera elastyczność w modelu sąsiedztw, które nadal pozostają przypisanymi do danych jednostek biznesowych obszarami, czyli wcale nie stanowią idealnego remedium na wewnętrzne podziały. Zamiast więc umobilniać wszystkich, można zdecydować się na zwiększenie mobilności jednej wybranej grupy osób. Przy czym oczywisty wybór pada tutaj na menadżerów - najwyższego bądź średniego szczebla.

Jak być „pomiędzy” w biurze?

Dla osób łączących funkcje strategiczne i operacyjne w Organizacji najlepszym, wręcz modelowym miejscem jest bycie i działanie „pomiędzy”. Tylko jak biznesowe umiejscowienie pomiędzy różnymi poziomami funkcjonowania w organizacji najlepiej zrealizować w przestrzeni? Dodatkowo osoby na średnich stanowiskach zarządzania często posługują się informacją poufną. Taka kombinacja potrzeb – czyli funkcje łącznikowe pomiędzy strategicznym i operacyjnym poziomem w Organizacji w kombinacji z potrzebą poufności - generuje sporo wyzwań przestrzennych. Dlatego ulokowanie działających na styku strategii i operacji menadżerów w fizycznym układzie biura jest zawsze kompromisem wobec struktury organizacyjnej, bo ich wielofunkcyjna rola jest bardzo trudna do odwzorowania w przestrzeni.

W tradycyjnych modelach biur, gdzie dominował papierowy obieg informacji i w związku z tym istniała potrzeba zabezpieczenia fizycznego dokumentu najczęściej stosowanym rozwiązaniem było przypisywanie menadżerom średniego szczebla gabinetów lub lokowanie ich w niewielkich pokojach pracy, najczęściej wraz z raportującymi do nich pracownikami. W biurach Open Space menadżerowie średniego szczebla najczęściej lądowali przy najlepszych biurkach w przestrzeniach otwartych, w których dodatkowo tworzyliśmy dla nich szklane „akwaria” lub wydzielano z rzędów pracowniczych biurek stanowisko menadżerskie.

Zamierzona niejednoznaczność

Wbrew pozorom istnieje całkiem sporo zróżnicowanych wzorców funkcjonowania kadry kierowniczej w biurowej przestrzeni. O strategiach funkcjonowania w biurze, jakie mogą przyjąć członkowie Zarządu pisałam już wcześniej w poście Biuro Zarządu czy Zarząd w biurze? Niektóre z przedstawionych tam wzorców biurowego funkcjonowania menadżerów zakładają daleko idącą mobilność. Taki elastyczny sposób działania wcale nie musi zostać przypisany tylko najważniejszym menadżerom. Być może nawet skuteczniejszym rozwiązaniem jest wprowadzenie większej wewnętrznej – czyli „wewnątrz biurowej” – mobilności pośród kadry menadżerskiej raportującej bezpośrednio do Zarządu. Na takie rozwiązanie ostatnio zdecydował się mój Klient, który w miejsce gabinetów dyrektorskich postanowił w powiększonej dla „rozszerzonego Zarządu” części biura wprowadzić obszary zarządzania dla swoich kluczowych dyrektorów – w których na niewielkich przestrzeniach pracy (trudno je nazwać Open Space, bo maja więcej wspólnego z War Roomami) mają wspólnie pracować i budować podwaliny współpracy pomiędzy podległymi im działami. Jednocześnie projektując pozostałe przestrzenie pracy tych samych menadżerów dodaliśmy do kwot użytkowników we współdzielonych sąsiedztwach sharedeskingowych zakładając, że ich przyszły styl pracy w biurze będzie definiowany poprzez wysoką mobilność gwarantowaną możliwością wyboru: w zależności od bieżących zadań będą oni albo siadali w sąsiedztwach przeznaczonych dla ich zespołów bądź zajmowali stanowiska pracy w strefach menadżerskich. W ten sposób menadżerowie ci będą mieli wyjątkową okazję do przełamania barier przestrzennych jakie spowodowałoby ulokowanie ich bądź w „strategicznych” bądź tylko „operacyjnych” obszarach biura. Jestem bardzo ciekawa, jakie biznesowe skutki przyniesie umożliwiona im przez nas fizyczna biurowa mobilność.