Mój pierwszy Mockup

‘Mockup’ w języku projektowym oznacza pełnowymiarowy prototyp. W branży aranżacji wnętrz biurowych przyjęło się Mockup’ami określać czasowe udostępnianie mebli do testów, w celu sprawdzenia ich funkcjonalności przez przyszłych Użytkowników. Znacznie rzadziej wykonuje się dzisiaj (dawniej popularne) pełnoskalowe prototypy, czyli tworzy MockUp’y jako makiety biura w siedzibie danej firmy, po to by ukazać walory wizualne i możliwości aranżacyjne mebli w konkretnym wnętrzu. Dzisiaj makiety 1do1 zastępuje się komputerowymi wizualizacjami lub ich funkcję przejmują rozwiązania pilotażowe.

Pojęcie Mockup’u do rynku biurowego przeszło od Meblarzy, którzy aranżacje prototypowe wprowadzili jako standard w dużych procesach wymiany mebli. W typowym przetargu na wyposażenie biura po pierwszym wyborze preferowanych rozwiązań, najczęściej w połączeniu z wizytą w kilku salonach meblarskich, Klient decyduje się na wypróbowanie u siebie rozwiązań z krótkiej listy, zwykle pochodzących od różnych Dostawców. Meblarze z pełnym zaangażowaniem uczestniczą w tych procesach zdając sobie sprawę że to właśnie Mockup’y, czyli ‘rozpoznanie bojem’ przez przyszłych Użytkowników potencjału ich produktów, jest często decydującym czynnikiem wyboru Dostawcy.

Jak dobrze zorganizować MockUp, tak by dzięki prototypowym aranżacjom wybrać optymalne zestawy meblowe, opiszę następnym razem. Dzisiaj, na przykładzie z własnego doświadczenia, opowiem jakich błędów warto uniknąć przy korzystaniu z Mockup’ów.

Chcieliśmy dobrze, a wyszło jak zawsze

Będąc młodą konsultantką środowiskową zostałam w jednym z pierwszych realizowanych procesów zaangażowana w ocenę Mockup'ów. Na wpół świadomie i z łapanki oraz w trybie raczej biernym niż czynnym. A było to tak, że już po godzinach pracy (żeby biuro było puste) ja i inni członkowie Zespołu Projektowego zostaliśmy zaciągnięci do największej sali konferencyjnej, jaką dysponował Klient, chwilowo przekształconej w amatorski Showroom. Do dziś pamiętam tę listopadową ciemność za oknami oraz słabo oświetlone jarzeniówkami pomieszczenie biurowe, w którym stało poupychanych kilka aranżacji stanowisk pracy - różnych biurek i krzeseł, dodatkowo zarzuconych próbkami i katalogami dostępnych wariantów (kolorów, tapicerek, fornirów). Dostawcy mebli, których Klient wskazał na krótkiej liście kilku, nie mieli wstępu na to spotkanie, osobą wprowadzającą decydentów w arkana wyboru stanowisk pracy była Architekt.

Architekt, jak to Architekt, chciała żeby było ładnie, skupiła się więc głównie na przedstawianiu rozwiązań kolorystycznych zapewniając, że właściwie każde z prezentowanych krzeseł się nadaje. Mówiła szybko i skrótowo, cichym i zmęczonym po wielogodzinnej dniówce głosem. Pozostawiony bez dalszych wskazówek na co powinien zwrócić uwagę wybierając krzesło do sharedeskingu Klient skorzystał z trzech głównych kryteriów, które były mu w owej chwili dostępne: marka (jaką sugerowała Architekt, bazując na swoim doświadczeniu), kolor (dopasowując go do przyjętej estetyki nowego biura), oraz cena.

Do dzisiaj pluję sobie w brodę że, będąc wówczas mało doświadczoną konsultantką środowiskową, nie miałam wtedy więcej do powiedzenia. W efekcie ten Klient ciągle korzysta we współdzieleniu z foteli biurowych zaprojektowanych do stałej pracy i jego użytkownicy na codzień zmagają się z ich skomplikowanym systemem regulacji. Pamiętam, że w tamtym niedoświetlonym Showroomie bok tych dobrych skądinąd krzeseł, ale nie do końca dopasowanych do rzeczywistych potrzeb sharedeskerów, stały takie o których już dzisiaj wiem że znacznie lepiej nadały by się do bardzo intensywnego współdzielenia stanowisk pracy od tych, jakie moimi rękami wdrożył u siebie Klient.

Mój pierwszy Mockup - Co zrobiliśmy źle?

Warto uczyć się na błędach, a najlepiej na cudzych, więc podsumuję co poszło źle w moim pierwszym Mockup’ie. Poniżej opisuję trzy, z perspektywy Doradcy Środowiskowego, błędy zasadnicze tego formalnie poprawnie przeprowadzonego przetargu:

• Niedoczas, czyli brak czasu na podjęcie decyzji, która zapadła wewnątrz Zespołu Projektowego w ciągu dwóch (ponadliczbowych) godzin. A przecież Klient o przeprowadzce i powiązanej z nią wymianie mebli wiedział już na lata wcześniej, i przygotowywał się do niej miesiącami! Pośpiech jest złym doradcą i dobre decyzje wymagają czasu.
• Decydowanie bez głównych zainteresowanych. Podjęcie decyzji bez udziału Użytkowników, którzy nawet nie mogli zobaczyć mebli z których mieli korzystać przez następne lata. Co więcej, ten Klient nie użył bogatej wiedzy już zgromadzonej w swojej Organizacji - kilka miesięcy wcześniej uruchomił ‘mini-pilota’ i miał w swoim zespole pracowników, którzy mogli ‘rozpoznać sharedeskingowym bojem’ potencjał mebli z krótkiej listy.
• Dominacja czyjejś ukrytej agendy. Zdanie się na opinię jednego Doradcy (tutaj: Architekt) nigdy nie jest korzystne - wszyscy jesteśmy tylko ludźmi, którzy kierują się różnorodnymi interesami, niekoniecznie do końca zbieżnymi z interesem Użytkowników końcowych. W tym przypadku motywacją Architekt, której koniec końców Zespół Projektowy oddał prawie całą decyzyjność, było jak najszybsze zakończenie zlecenia oraz możliwość dołożenia fotogenicznej dokumentacji do swojego portfolio. A motywacje decydentów mogą być dużo mniej szlachetne niż w tym przypadku, ze znacznie większą szkodą dla procesu.