Nie taki lockers straszny!

*W tym wpisie zostało zmienione nazewnictwo: z Elastycznego Biura na Biuro Oparte na Aktywności lub Biuro POnA (od Praca Oparta na Aktywności).

Czego się bać?

Lockersy, czyli skrytki na rzeczy prywatne i te przeznaczone do wyłącznego użytku, są naturalnym wyposażeniem biura bez przypisanych miejsc pracy. W biurze, gdzie stanowiska pracy są współdzielone, przechowywanie osobistych przedmiotów siłą rzeczy musi być zorganizowane w innym niż stanowisko pracy miejscu. Wszyscy znamy systemy skrytek stosowanych w innych celach: w obiektach sportowych, bibliotekach i muzeach, czy przechowalniach bagażu. Ale żeby w pracy?

Użytkownicy, którzy wcześniej nie mieli styczności z tego typu rozwiązaniem majką kilka typowych wątpliwości dotyczących zastosowania tego rozwiązania w biurze. Poniżej podaję kilka najbardziej typowych wątpliwości i pytań z którymi na okrągło spotykam się przy wprowadzaniu lockersów do biur:

1. Jak mam się zmieścić ze wszystkimi moimi rzeczami w tak małej szafce?

Dobrze zaprojektowana skrytka na rzeczy osobiste powinna mniej więcej odpowiadać wielkością pedestałkowi (czyli szafce podbiurkowej) i mieć podobną pojemność. To powinno wystarczyć. Zwykle w lockersach nie trzymamy ubrań i butów, na które powinno znaleźć się miejsce w oddzielnych, wspólnych szafach. Natomiast ja moim Klientom proponuję zróżnicowanie wielkości lockersów, bo w w tym wypadku 'po równo' to na prawdę nie znaczy sprawiedliwie. Użytkownicy lockersów mogą mieć bardzo zróżnicowane potrzeby związane z przechowywaniem.

2. Będzie mi ciężko nosić wszystko z lockersa na inne biurko każdego dnia.

Tak zwykle konstatuje użytkownik obłożony przedmiotami na obecnym stanowisku pracy, który rozgląda się wokół siebie i myśli, że taki stan rzeczy pozostanie utrzymany na współdzielonych biurkach w przyszłości. Nic bardziej mylnego! Człowiek to zwierzę leniwe i nawet wśród bałaganiarzy w Elastycznym Biurze rodzi się potrzeba ograniczenia wysiłku. Bardzo szybko z lockersa wyjmuje się tylko te przedmioty, których danego dnia się używa. Z osobistego doświadczenia wiem, że na dzielone biurka nosi się niezbędne minimum. Inna sprawa, że jak w każdym procesie minimalizowania - niektórym dojście do stanu idealnego może zająć nawet kilka miesięcy. Jako zdeklarowana minimalistka polecam metodę KonMari.

3. A co jak mój lockers będzie zbyt daleko od zajmowanego przeze mnie biurka?

To nie powinno się zdarzyć. System elastyczny zwykle zakłada podzielenie przestrzeni biura na sąsiedztwa, w których osoby pracujące wspólnie powinny móc się łatwo znaleźć. Ich skrytki na rzeczy osobiste również powinny znaleźć się jak najbliżej stanowisk pracy w danym sąsiedztwie ale być ulokowane w taki sposób, aby używanie nich nie przeszkadzało w korzystaniu ze stanowisk pracy.

Gdzie dobrze ulokować lockersy w biurze?

Dobrze zaplanowane lockersy powinny znajdujdować się możliwie blisko stanowisk pracy, ale być ulokowane w sposób nieprzeszkadzający osobom pracującym przy biurkach. Błędem jest lokowanie szaf z lockersami w jednej, na przykład centralnej, części biura, bo takie ich umiejscowienie czyni stanowiska oddalone od szafek znacznie mniej atrakcyjnymi. Lockersy mogą być wbudowane w ściany jak i stać samodzielnie, organizując przestrzeń. Najlepsze rozwiązania jakie widziałam to lockersy, które same tworzyły nowe typologie w biurze - np. poprzez ich zręczne ustawienie można uzyskać wygodne miejsce do prowadzenia prywatnych rozmów telefonicznych.

Zdecydowanym błędem jest umiejscawianie lockersów na innej kondygnacji biura niż ta, na której ma dany użytkownik pracować. Nikt nie chce jeździć windą lub, jeszcze gorzej, chodzić schodami pomiędzy piętrami z naręczem osobistych przedmiotów. I żadne koszyki lub skrzyneczki tu się nie sprawdzą - widziałam już kilka systemów z koszykami, w których po kilku miesiącach użytkownicy i tak nosili wszystko w rękach.

Dobrze rozplanowanych lockersów powinno być dużo - znacznie więcej niż zgodnie z przypisaniem 1:1. Idealnie powinno ich być ok. 20% więcej niż wszystkich użytkowników. Dlaczego aż tyle? Bo powinny one dawać łatwość przenoszenia się i zmiany w zależności od ewoluujących sąsiedztw. Należy też pamiętać, że różne poziomy elastyczności poszczególnych zespołów skutkują różnym wykorzystaniem dzielonych biurek: podczas gdy jeden zespół korzysta z nich niemalże 1:1, to w innym sąsiedztwie z jednego biurka może korzystać średnio dwóch, a nawet trzech użytkowników.

Jak dobrze zaprojektować lockers?

Architekci i meblarze sypią rozwiązaniami, bardzo często dobrymi, natomiast przy wyborze konkretnego modelu regałów (lub robieniu ich na zamówienie) warto pamiętać o kilku sprawach:

• Nie ma idealnego rozmiaru skrytki. Niektórzy potrzebują wąskiej przegródki na laptop, inni nie mogą się zmieścić do szafki wielkości lockersa basenowego. Trzeba pamiętać, że wraz ze wzrostem mobilności spada zapotrzebowanie na szafki, bo użytkownicy stają się nomadami. Warto więc w pierwszym rzucie zaplanować większe szafki tak by z czasem dodawać więcej małych lockersów. Idealnie od razu zacząć od 2 - 3 rozmiarów szafek o pojemności ok. 25 - 30 dm3, 30 - 40 dm3 oraz 40 - 60 dm3.
• Szczególnie większe lockersy powinny zawierać półki i podziałki, może nawet drążek na ubrania, tak by użytkownik mógł jak najlepiej wykorzystać przestrzeń szafki.
• Bardzo wygodnym rozwiązaniem jest dodanie w lockersie gniazda elektrycznego do doładowania baterii przed kolejnym dniem mobilnej pracy.
• Nie warto korzystać z lockersa jako wrzutni na papiery / dokumenty, chyba że został on celowo inaczej zaprojektowany (ze specjalną półką na dokumenty). Inaczej bardzo ważna umowa od kluczowego Klienta może przez przypadek wylądować w czyimś niezabezpieczonym jedzeniu. Choć wiadomo że nie wolno go tak w lockersie trzymać. Ale w życiu bywa różnie.
• Warto natomiast pozostawiać otwory w drzwiach lockersów aby poprawić ich wentylację. Również z powodu pozostawianego w nich jedzenia (choć-wiadomo-że-nie-wolno itd.).
• Trzeba zwrócić uwagę na komfort użytkownika. Korzystanie z szafek umieszczonych zbyt nisko nie jest wygodne, bo trzeba przy ich kucać. Za to szafki ulokowane zbyt wysoko, czyli na wysokości od 175 cm w górę, są po prostu niedostępne dla niskich użytkowników. Strefa komfortu to od około 35 - 40 cm (dla dolnej krawędzi szafki dolnej) do około 190 cm (dla górnej krawędzi szafki górnej). Warto przestrzeń na dole regału z lockersami zagospodarować np. jako szafki na buty a zabudowaną przestrzeń ponad szafkami przeznaczyć na mało używane rzeczy biurowe.
• Odwieczny spór o wyższość zamków do drzwiczek lockersów na kluczyk versus kodowanych zamków elektronicznych rozstrzygam na rzecz tych drugich. Bo jak nie ma kluczyka to nie ma się co zgubić, a jak się kod zapomni to administrator nam centralnym kodem otworzy. Zamki elektroniczne nadal są droższe od kluczykowych, ale to inwestycja która bardzo szybko się zwraca.
• I na koniec - uważam że należy dać użytkownikom możliwość korzystania ze skrytek na wyłączność. Ostatnio zdarzyło mi się wdrażać elastyczny koncept u Klienta, który chyba trochę z lenistwa (podejrzewam, że nie chciało mu się szukać alternatywnych rozwiązań) zamówił dla pracowników bardzo duże lockersy (ok 60 dm3 każdy), ale za to każdy z ich przeznaczył dwóm osobom. To nie jest dobre rozwiązanie. W Biurze Opartym na Aktywności, gdzie użytkownicy dzielą się całą infrastrukturą, lockers pozostaje jedyną przestrzenią osobistą, którą warto mieć na wyłączność.