Niebezpieczeństwa Agresywnego Sharedeskingu
*W tym wpisie zostało zmienione nazewnictwo: z "Elastycznego Biura" na "Biuro Oparte na Aktywności " lub "Biuro POnA" (od Praca Oparta na Aktywności).
Kilkakrotnie w swojej karierze Stratega Środowiskowego zetknęłam się z przypadkami nadmiernego wykorzystania zasobów w systemie pracy dzielonej, które na własny użytek nazywam Agresywnym Sharedeskingiem - czyli zbyt intensywnym współdzieleniem infrastruktury biurowej. Mam wrażenie że zjawisko to się nasila, bo niektórzy Doradcy reklamują właśnie optymalizację zasobów jako jedną z największych korzyści współdzielenia i Pracy Opartej na Aktywności. Agresywny Sharedesking, który raczej nie występuje w biurach na zachodzie, jest naszym, lokalnym, i niechlubnym fenomenem. Dlatego nie przeczytacie o tym zjawisku w zagranicznej workplejsowej blogosferze.
Nasilające się incydenty Agresywnego Sharedeskingu
Do przypadków Agresywnego Sharedeskingu najczęściej dochodzi gdy Organizacja rozwija się szybciej niż planowano, a zasoby biurowe nie są w odpowiednim tempie rozbudowywane. Zjawisko to znają z autopsji menadżerowie wielu firm outsourcingowych którzy, pozyskując nagle nowe duże zlecenie, stają przed wyzwaniem związanym zarówno z rozbudową zespołu jak i zapewnienia temu zespołowi miejsca i narzędzi pracy. Lepiej, gdy taki chwilowy nadmierny popyt jest zdarza się w Biurze Opartym na Aktywności. Gorzej, gdy liczba pracowników rośnie w biurze tradycyjnym które nagle i z przymusu, oraz często chaotycznie i na szybko, zostaje uelastycznione. Takie sytuacje to jednak jedynie ‘wypadek przy pracy’ i najczęściej Organizacje stosunkowo szybko rozwiązują je przez proporcjonalne powiększenie powierzchni najmu.
Niestety, widzę też nowe zjawisko Agresywnego Sharedeskingu tworzonego z rozmysłem. Do wypaczenia idei Pracy Opartej na Aktywności dochodzi, gdy decydenci w Organizacji zaczynają wierzyć w nieograniczone możliwości współdzielenia i włączają do tego samego systemu kolejnych pracowników, mimo zdefiniowanego w Strategii Środowiskowej poziomu optymalnego wykorzystania. Przykładem Agresywnego Sharedeskingu jest dzisiaj warszawskie biuro dużej Firmy, która nie zdecydowała się na powiększenie najmowanej powierzchni pomimo dwukrotnego, w przeciągu ostatnich kilku lat, wzrostu zespołu. Firma ta przyjęła początkowo docelowy wskaźnik elastyczności na poziomie 80%, w optymistycznym wariancie planując zmniejszenie go do 70% (czyli zapewnienia siedmiu biurek dla każdych dziesięciu pracowników). Natomiast obecnie Fima ta oferuje jedno biurko na dwóch Użytkowników, czyli że wskaźnik elastyczności wynosi tam około 50%. Przy czym w czasie, gdy nastąpiło tak drastyczne uelastycznienie, rodzaj wykonywanych zadań oraz projektów nie uległy zasadniczej zmianie.
Biuro tej Firmy jest przykładem Agresywnego Sharedeskingu, który chyba wymknął się decydentom spod kontroli. Bo choć ładne i designerskie, to biuro niestety nie spełnia rzeczywistych potrzeb swoich Użytkowników. Co niepokojące, wśród pracowników tej Firmy nasila się rywalizacja o biurka - pracownicy ‘czyhają’ na miękkich sofach i kiedy tylko zwolni się jakieś stanowisko pracy, to natychmiast nowy Użytkownik zajmuje miejsce poprzedniego. Zamiast współpracy pojawia się rywalizacja jak w grze ‘Komórki do wynajęcia’. W rezultacie rośnie poziom frustracji i poczucie zagrożenia, a pracownicy skarżą się na notoryczny brak możliwości wykonywania swoich obowiązków służbowych. Najgorsze jednak, że budynek po prostu nie wyrabia. Brakuje powietrza (bo instalacja budynkowa nie jest dostosowana do tak dużej liczby osób na jednym piętrze) a braki infrastruktury ujawniają się wszędzie tam, gdzie współczynniki wykorzystania określano na podstawie konserwatywnej liczby Użytkowników. Szczególnie widać to przy toaletach, do których regularnie ustawiają się kolejki. Na całe szczęście nadal nie zostają tam przekroczone granice bezpieczeństwa, bo wieża w której mieszka ta Firma została zaprojektowana z dużymi zapasami w przepustowości wind i ewakuacji. Ale powstałby problem, gdyby inni Najemcy, mieszkający w tym samym biurowcu, zaczęli równie intensywnie wykorzystywać dostępne im zasoby jak opisana Firma.
Dwie granice Sharedeskingu: miękka i twarda
Kiedy zostaje przekroczony próg delikatnej równowagi pomiędzy liczbą Użytkowników a możliwościami współdzielonego biura? Bez wątpienia problem pojawia się już wtedy, gdy sytuacje planowane jako wyjątkowe, czyli szczyty wykorzystania powierzchni (podczas których zajęte są wszystkie stanowiska pracy oraz wszystkie miejsca wspierające) z okazjonalnych, bo zdarzających się sporadycznie i co najwyżej na krótki czas incydentów, stają się stanem permanentnym. Już po przekroczeniu tej miękkiej (bo niedookreślonej) granicy możemy mówić o zbyt intensywnym, bądź Agresywnym Sharedeskingu.
Natomiast oczywistą 'granicą bólu' jest wydolność instalacji budynkowych. Warto pamiętać, że w większości dostępnych na polskim rynku biurowców wszystkie systemy są projektowane przy założeniu wykorzystania 10 - 12 mkw. na jednego Użytkownika. Z kolei coraz częściej zdarza się, że nowsze budynki na naszym rynku są zaplanowane pod potencjalnie bardziej intensywne wykorzystanie, nawet na poziomie 7,5 mkw. na jednego Użytkownika. Trzeba przy tym zrozumieć, że wydajność instalacji jest liczona dla rzeczywistej liczby Użytkowników, a nie liczby biurek, nie uwzględnia więc dogęszczenia wynikającego ze współdzielenia. Oznacza to, że jeżeli na powierzchni 1000 mkw. zainstalujemy 100 stanowisk z których naprzemiennie korzystać będzie 125 użytkowników (czyli zastosujemy odwrócony wskaźnik elastyczności na poziomie 80%), a instalacje budynkowe zostały przygotowane dla intensywności wykorzystania 10 mkw. na jedną osobę, to każdy powyżej setnego pracownika jednocześnie obecny w tym biurze będzie ‘nadliczbowy’. Oczywiście budynki są projektowane z pewnym zapasem który powoduje, że spadek jakości środowiska pracy nie następuje od razu po wejściu do biura pierwszego ‘nadliczbowego’ Użytkownika. Nadmiary projektowe są jednak niewielkie, zwykle kilkuprocentowe.
Tu leży sedno sprawy: Sharedesking nie jest systemem pozwalającym dowolnie zwiększać intensywność wykorzystania biura. Granice optymalizacji Sharedeskingu są wyraźnie określone po pierwsze przez komfort (definiowany jako incydentalność szczytów wykorzystania) a ostatecznie - przez możliwości budynku, określone jego parametrami technicznymi. Optymalizacja współdzielenia zasobów ma swoją wyraźną nieprzekraczalną barierę środowiskową i stanowią ją parametry budynkowe. Zarówno w interesie samych Najemców jak i Wynajmujących jest przestrzeganie zasad higieny i bezpieczeństwa Użytkowników poprzez unikanie Agresywnego Sharedeskingu.
