Niebezpieczne skutki Pomiarów Aktywności

Mogliście kiedyś spotkać moich Obserwatorów. Mogą wyglądać jak nowi pracownicy w firmie - studenci lub starsi specjaliści, którzy jednak zamiast siedzieć przy biurku przechadzają się przez cały dzień po korytarzu z telefonem w ręku. Nie rozmawiają. Rejestrują. A wynik ich pracy wpłynie na Wasze dalsze życie zawodowe: na tej podstawie wielki Strateg Środowiska Pracy zostawi lub zabierze Wam biurka. Przerysowałam? W praktyce spotkałam się ze znacznie bardziej histerycznymi reakcjami niektórych użytkowników na Pomiary Aktywności prowadzone przez Obserwatorów.

Dam Wam kilka przykładów prób wpłynięcia na wynik obserwacji, od najbardziej typowych do tych wymagających fantazji i finezji:

• Typowe jest pytanie obserwatora o cel jego działania. Obserwator uprzejmie odsyła do osoby odpowiedzialnej podając jej dane w celu odpowiedzi na wszelkie pytania. Nikt nigdy nie zadzwonił.
• Mniej typowe jest zostawianie dla obserwatora informacji: “Wyjechałam w delegację”, “jest na urlopie”, “rozchorował się”. Takie notatki nie wpływają na wynik obserwacji. Ale są miłe, bo ktoś chociaż zauważył badanie i obserwatora.
• Najmniej typowe jest markowanie zajętości: włączona lampka, dokumenty otwarte jakby gotowe do pracy, monitor w trybie stand-by…. czego się nie zrobi dla kolegi z pokoju, byle tylko jemu też nie zbrali biurka!

Intencja tych działań obronnych jest czytelna: użytkownicy, nie znając założeń procesu boją się że w jego wyniku. I mają rację, bo sam wynik obserwacji - bez odpowiedniej analizy jakościowej - może być podstawą do błędnych rekomendacji

O co chodzi w Pomiarach Aktywności?

Pomiary Aktywności to rodzaj jawnej obserwacji nieuczestniczącej w której Obserwator zbiera stosunkowo ograniczone i sformatowane dane dotyczące zajętości biurek oraz różnych innych czynności prowadzonych w biurze. Ze względu na zamknięty katalog (Obserwator wybiera z menu opcji tę najlepiej opisującą zachowanie użytkownika) wiele nietypowych zachowań, mimo że zaobserwowanych, po prostu nie zostanie odnotowanych. To wada systemu obserwacji, ale ma on wiele przewag nad innymi sposobami monitorowania pracowników, które zarysowałam w poprzednim poście. Do największych zalet tego sposobu obserwacji należy zarówno łatwość przygotowania i wdrożenia takiego badania, jak i jego anonimowość: mimo że Obserwator prowadzi zapisy z aktywności przy konkretnych stanowiskach pracy to nie rejestruje zachowań konkretnych użytkowników, bo np. nie notuje kto siedzi przy danym biurku.

Efekty pomiaru aktywności są przewidywalne

W efekcie jedno- lub dwutygodniowych pomiarów powstaje raport z aktywności w danym obszarze biura. Wyniki są zagregowane, czyli podawane na poziomie zespołów. Nie ma sensu w takim badaniu wyłuskiwać stylu pracy pojedynczego pracownika. W typowym badaniu wychodzi, że stanowiska pracy były średnio wykorzystywane przez 60 - 80% czasu dla zespołów stacjonarnych oraz przez około 50% czasu dla zespołów sprzedażowych i pracujących w terenie. Mój rekord pustych biurek to około 30% zajętości: czyli tylko 1 na 3 obserwacje rejestrowała obecność użytkownika. Ale ten wynik bardzo ucieszył decydentów, bo po pierwsze pokazywał że sprzedawcy nie siedzą w biurze a po drugie dawał podstawę do zmniejszenia części biura ze stanowiskami pracy (ale jednocześnie wskazywał na potrzebę rozbudowania innych funkcji).

Mimo niepełnego wykorzystania nie wszyscy powinni dzielić biurka

Ponieważ wzrasta rola Strategii Środowiska Pracy, to coraz więcej zainteresowanych jest grzebaniem w wynikach działania konsultanta. A z Pomiaru Aktywności wynik sam się czyta. Wiele nadużyć i nadinterpretacji związanych z ilościowym badaniem aktywności widziałam w swojej karierze. I dużo energii i czasu spędziłam nad ich odkręcaniu. Otóż nader często sam jeden i ‘goły’ wynik ilościowego pomiaru aktywności (czyli nieobudowany informacją jakościową) staje się niezbitym dowodem na słuszność uelastycznienia biura, czyli wprowadzenia systemu dzielonych biurek (ang. Sharedesking). Niestety nader często zbudowana na takim bardzo uproszczonym podejściu ideologia nowego stylu pracy (“przebadaliśmy ‘zylion’ naszych pracowników i średnia zajętość biurek nie przekroczyła 65%”) nijak się ma do rzeczywistości, która na dzielenie się miejscami pracy narzuca szereg ograniczeń związanych chociażby z otoczeniem prawnym, czy technologią.

Nie ma siły, nikt (kto nie musi) 100% czasu przy biurku nie siedzi. Bo w biurze poza indywidualną pracą w skupieniu prowadzimy wiele innych około zawodowych aktywności. I nie tylko. W końcu w biurze spędzamy prawię połowę czasu, jaki mamy w tygodniu na jawie! Dodatkowo, w zależności od zadań, naszej roli w organizacji i osobistych preferencji, znacząco różnią się profile aktywności poszczególnych pracowników.

Prosty przykład*: Nie tylko Recepcjonista tkwi na swoim posterunku i spędza przy wejściu do biura prawie cały swój czas. Często Dyrektor Finansowa jest równie mocno przykuta do stanowiska pracy. W porównaniu z nimi sprzedawca to wolny ptak którego może i nie powinno być w biurze najlepiej wcale (tak zwykle twierdzi w wywiadzie jego szef). No a ze średniej dla tej trójki wychodzą nam dwa biurka. Przekleństwo średniej! W efekcie może powstać koncepcja stylu pracy dla uśrednionego pracownika - czyli kogoś, kogo w tym biurze nie ma. Innymi słowy - dla nikogo.

*Przykład zainspirowany powiedzeniem ś.p. redaktora Tadeusza Mosza, który w ekonomicznej audycji w radiu TOK FM powtarzał: “jak ja mam dwie nogi a mój pies ma cztery, to średnio mamy po trzy!”