Open Call w działaniu

Poprzednio pisałam, dlaczego warto szukać nowych twarzy wśród Architektów gotowych realizować wnętrza komercyjne. Dziś pokazuję, jak to zrobić. Przedstawiam uproszczoną instrukcję przeprowadzenia przetargu z wykorzystaniem elementów procedury Open Call, skierowaną do osób zamawiających usługę projektowania biura.

Przetarg na Architekta Biura - instrukcja obsługi:

• Przygotuj wytyczne, najlepiej poprzez realizację badania środowiskowego. Przygotowanie Strategi Środowiska Pracy nie tylko uwalnia Projektanta od formułowania wytycznych, ale też pozwala na ocenę jego finalnej pracy;
• Zbuduj Grupę Projektową - zespół ekspertów, w skład którego oprócz wewnętrznych specjalistów i decydentów  wejdą Doradcy: Strateg Środowiskowy oraz Generalny Wykonawca aranżacji - bo to oni będą w stanie najbardziej profesjonalnie ocenić potencjał Architekta i Koncepcji;
• Stwórz jasne kryteria przetargowe oraz przedstaw  klarowny proces zamówieniowy - tak żeby “Pole Gry” było czytelne dla wszystkich jego uczestników. Ważne, by już na tym etapie doprecyzować zakres usługi architektonicznej szczególnie jeśli chodzi o wykonanie projektu budowlanego oraz wszystkich kolejnych do niego zmian - bo nie wszyscy Architekci są zainteresowani nadzorem;
• Zbierz wstępne oferty z otwartego rynku, korzystając na przykład z pomocy SARP (Stowarzyszenia Architektów Polskich) w celu nagłośnienia przetargu w środowisku projektantów. Warto zastanowić się nad zakresem zapytania ofertowego. Jeśli naprawdę szukacie ciekawych rozwiązań to nie warto zawężać zakresu doświadczenia przyszłych partnerów do realizacji podobnych projektów.
• Wybierz długą listę (np. 8 -12) Architektów z którymi spotka się Grupa Projektowa bądź jej wybrani przedstawiciele. Rekomendacje stworzone w wyniku tych spotkań będą podstawą do sformułowania krótkiej listy. Przy czym warto pamiętać, że wielu bardzo dobrych Architektów jest kiepskmi sprzedawcami, a wielu wybitnych sprzedawców - kiepskimi Architektami.
• Przygotuj szczegółowe wytyczne do koncepcji. Konkurs na koncepcję wymaga nie tylko strategii środowiskowej, ale też doprecyzowania wielu dodatkowych wytycznych związanych chociażby z marketingiem i brandingiem Organizacji. Daje on świetną możliwość wypróbowania w działaniu Grupy Projektowej - i ewentualnego zweryfikowania jej składu.
• Stwórz krótką listę złożoną z 2 - 3 najlepszych na pierwszym etapie firm, które zostaną zaproszone do wewnętrznego konkursu. Zaoferuj im odpłatne zlecenie na zrealizowanie części lub całości koncepcji aranżacji. Odpowiednio doskalowane ćwiczenie pozwoli ocenić nie tylko twórczy potencjał kandydata, ale też sprawdzi bojem jego umiejętności pracy nad projektem wnętrzarskim, warsztat techniczny i umiejętności biznesowe. Zamowienie koncepcji w formie płatnej usługi nie tylko pozwoli na zabezpieczenie poufności Najemcy, ale też pozwoli wykorzystać najlepsze elementy ze wszystkich pomysłów (jeśli z odpłatnością usługi powiązane będzie przekazanie praw do koncepcji).
• Wybierz najlepszy projekt, najlepiej w otwartej dyskusji z całym swoim zespołem. Wynikiem dobrze zorganizowanego przetargu w procedurze Open Call powinny być dobre koncepcje nowego biura. Nic nie stoi na przeszkodzie by pokazać je Użytkownikom i aby końcowego doboru Architekta dokonać przy zaangażowaniu całego zespołu.

Na tym oczywiście praca z wybranym Architektem się nie kończy, tylko dopiero zaczyna. Przed Wami wspólne dopracowanie koncepcji, przerobienie jej na projekt wykonawczy (budowlany) oraz dalsze jego cyzelowanie związane z niespodziankami na budowie - czyli Nadzór Architektoniczny. Do podjęcia będą setki, jeśli nie tysiące decyzji projektowych. Nawet w najmniejszym projekcie wnętrzarskim ścisła współpraca z Architektem trwa około od 4 do 6 miesięcy, na dużych projektach może trwać latami. Poświęcenie wyborowi tego partnera więcej czasu i energii na początku procesu naprawdę się opłaca.