Open Space jak Pendolino

W ciągu ostatnich miesięcy kilkakrotnie spotkałam się z Klientami, którzy definiując swoje oczekiwania wobec biurowych Open Space’sów przywoływali przykład wagonu numer 7 w Pendolino. Sama dużo jeżdżę po Polsce, zwykle właśnie tymi najszybszymi pociągami, i zawsze wtedy wybieram sobie miejsce w Strefie Ciszy. Aby kupić w niej bilet należy zaakceptować dodatkowy regulamin, który narzuca specjalne obostrzenia. W Strefie Ciszy niepożądane są: rozmowy przez telefon komórkowy, dzwonki telefonów, słuchanie głośnej muzyki (również przez słuchawki) i inne czynności związane z generowaniem hałasu, które mogą powodować dyskomfort u innych podróżnych przebywających w Strefie. Dzięki temu komfort podróżowania w Strefie Ciszy jest znacząco wyższy niż w reszcie tego skąd inąd zacnego pociągu.

Trwa wyciszanie Open Space’ów

Hałas we współdzielonych przestrzeniach pracy jest jednym z największych i najważniejszych dziś problemów biurowych a izolacyjność i wyciszenie akustyczne powoli, ale skutecznie, przebija się na szczyt listy priorytetów przy kształtowaniu przestrzeni pracy. Przy czym warto zdać sobie sprawę, że samo spełnienie (skądinąd dobrych, jak zapewniają mnie specjaliści akustycy) norm dotyczących natężenia dźwięku oraz trwania pogłosu jest niezbędnym, ale niewystraczającym warunkiem do zapewnienia komfortu akustycznego. Równie ważne okazuje się odizolowanie od rozmów – bo te, nawet prowadzone bardzo cicho, ale na interesujący nas temat (a takimi powinna być większość służbowych dyskusji) powodują dystrakcję i skutkują wybiciem z rytmu pracy indywidualnej. Jako ludzie jesteśmy biologicznie uwarunkowani, aby wyłapywać w natłoku informacji to, co dla nas ważne. Dlatego nie możemy, choćbyśmy nawet bardzo chcieli, odciąć się od - prowadzonej przez koleżanki przy sąsiednich biurkach - rozmowy o naszym wspólnym projekcie.

Z przyjemnością potwierdzam, że to działa, bo sama pracuję w dobrze akustycznie izolowanym biurze. Byłam też ostatnio w kilku nowo otwartych biurach moich Klientów, którym udało się stworzyć ciche przestrzenie wspólnej pracy, mimo że wiele z nich to duże (powyżej 24 stanowisk) Open Space’y. Jak to zrobili?

Kiedy Open Space może stać się cichy?

Aby realnie udało się wyciszenie przestrzeni Open Space muszą zostać równocześnie spełnione trzy warunki:

• Biuro powinno być przygotowane do Pracy Opartej na Aktywności, a więc dostarczać alternatywnych niż biurka typologii do pracy głośnej – i to zarówno indywidualnej jak i grupowej. Dodatkowo te wspierające miejsca muszą znajdować się blisko stanowisk pracy i być dostępne tak, aby można z nich łatwo i wygodnie korzystać. Tylko wtedy użytkownicy będą skłonni do mobilności wewnętrznej – w tym do opuszczania biurka za każdym razem gdy potrzebują porozmawiać.
• Biuro powinno być akustycznie zaaranżowane, i to na wszystkich etapach jego budowania i wykańczania, a więc zarówno za pomocą izolujących materiałów budowlanych, dźwiękochłonnych materiałów okładzinowych ścian i podłóg, dźwiękochłonnych sufitów jak też i odpowiednio tapicerowanych mebli.
• Pracujący w nim zespół powinien najpierw zawrzeć i następnie egzekwować umowę społeczną, która będzie przestrzegana przez wszystkich Użytkowników. I tutaj regulamin PKP dotyczący podróżowania w strefie ciszy może być dobrą ściągą jako punkt wyjścia do tworzenia własnych ustaleń, ale warto pamiętać, że Biurową Etykietę spisujemy dla zamkniętej grupy społecznej w której powinny przede wszystkim rządzić zaufanie i szacunek, a nie nakazy i zakazy. Dlatego zawsze zalecam moim Klientom, by swoje Złote Zasady spisywali językiem pozytywnym, w duchu Komunikacji Bez Przemocy. Podstawowa zasada dobrze sformułowanego kodeksu zachowań? Nie zaczynaj zdania od „Nie”. (wiem, wiem)