Poradnik projektanta – część 1. Współdzielone biurka

W ostatnich miesiącach na kilku projektach zmagam się z przejściem etapu wstępnego projektowania, czyli przełożenia środowiskowych wytycznych na język przestrzeni. I choć oczywiście są to bardzo różne projekty to jednak kilka wątków się w nich powtarza: doświadczeni Office Managerowie, którzy do przeprojektowania swojego biura na koncept oparty na aktywności zapraszają swoich „firmowych architektów” wracają do mnie po kilku tygodniach i kilku nieudanych reiteracjach z komentarzem, że ciągle im coś nie wychodzi a kolejne warianty wstępnych koncepcji nadal nie są w tym miejscu, w którym chcielibyśmy żeby były, czyli nie są zgodne z naszą workplejsową wizją nowego stylu pracy.

Widać wyraźnie, że Architekci – nawet ci bardzo wprawieni w projektowaniu przedpandemicznych biurowych konceptów – zmagają się ze zmianą i nie do końca potrafią nadać nową formę fizyczną zrewidowanemu podejściu do przestrzeni pracy. Dzieje się tak z kilku powodów: po pierwsze, biura przygotowane do Pracy Opartej na Aktywności i uwzględniające współdzielenie to nadal względna nowość, z którą dopiero teraz po raz pierwszy styka się wielu projektantów. Po drugie, z racji wykonywanego zawodu, znakomita większość projektantów biur nie ma doświadczenia z pierwszej ręki korzystania z takich przestrzeni – większość osób projektujących biura sama pracuje albo w niewielkich pracowniach architektonicznych albo zupełnie samodzielnie bądź zdalnie. Tylko niewielka grupa biurowych Architektów bądź działa w strukturach większych organizacji które przeszły na model elastyczny (to najczęściej projektanci działający w dużych firmach doradczych i wnętrzarskich) bądź pracuje samodzielnie, ale posiadając odpowiednie doświadczenie korporacyjne wybiera pracę z biura coworkowego.

Architekcie - poczuj Sharedesking!

Oczywiście Architekt nie potrzebuje doświadczać każdej z projektowanych przez siebie przestrzeni publicznych jako ich Użytkownik – nie trzeba być chorym aby zaprojektować szpital lub "po wyroku", aby dobrze przygotować projekt więzienia. (Swoją drogą bardzo szkoda, że nie działa to w drugą stronę i że każdy Architekt, który przeszedł przecież stromą ścieżkę edukacyjną nie jest w stanie dobrze zaprojektować szkoły). Jednak aby dobrze zaprojektować przestrzenie trzeba dogłębnie zrozumieć potrzeby ich Użytkowników. A te potrzeby, w przypadku biur, w ciągu ostatnich kwartałów zmieniły się dość radykalnie i nie wszyscy projektanci jeszcze się do tych zmian dostosowali.

Teraz to Architekci muszą nadążyć za zmianą. Z myślą o takich właśnie sytuacjach projektowych nieporozumień, które w praktyce zdarzają się ostatnio niepokojąco często, dzisiaj podaję pierwszy zestaw praktycznych porad dla projektantów. Zaczynam od fundamentalnej zmiany dotyczącej współdzielenia. Desk sharing (bądź Sharedesking) oznacza model współdzielenia stanowisk pracy przez grupę użytkowników biura. Model ten, wychodzący od założeń Pracy Opartej na Aktywności, uwzględnia dużą złożoność codziennych biurowych potrzeb i dostosowuje do nich zróżnicowaną przestrzeń biurową, w której biurko nadal podgrywa ważną, ale już niekoniecznie kluczową funkcję. Przeznaczone do znacznie krótszego niż dawniej indywidualnego wykorzystania stanowisko pracy w modelach współdzielonych biurek przestaje być przypisanym do Użytkownika sprzętem, a staję się współdzieloną, czasowo podczas pobytu w biurze wykorzystywaną, typologią pracy. Jedną z wachlarza dostępnych opcji.

Biurka zaprojektowane pod Desk Sharing

Nowa i zmieniona rola stanowiska pracy powoduje wiele konsekwencji w projektowaniu przeznaczonych na biurka przestrzeni. Najważniejsze zmiany, które projektant (najlepiej w dialogu ze swoim Klientem i jego Doradcą Środowiskowym) powinien uwzględnić w przestrzeniach Open Space to:

• Różnorodność warunków fizycznych dla stanowisk na Open Space – tak jak w modelu przypisanym wartością było możliwe ujednolicenie warunków pracy w ramach jednego obszaru tak w modelu współdzielonym, gdzie w założeniu każdy użytkownik może skorzystać z dowolnego stanowiska, nie ma potrzeby ujednolicenia ustawień biurek. Co więcej, to właśnie ich różnorodność może okazać się poszukiwaną wartością dla Użytkowników, którzy w zależności od swoich preferencji mogą chcieć pracować na stanowisku prześwietlonym (np. pracując z papierowymi dokumentami) lub niedoświetlonym (np. gdy do pracy korzystają tylko z ekranów). To samo dotyczy innych czynników środowiska fizycznego, jak temperatura i nawiewy powietrza.
• Zróżnicowanie sytuacji „społecznych” – w dawniej projektowanych tradycyjnych obszarach Open Space jednym z kluczowych założeń było możliwe ujednolicenie warunków społecznych dla wszystkich osób pracujących w danym obszarze (może za wyjątkiem osób zarządzających), co objawiało się przede wszystkim ustawianiem wszystkich biurek w gniazda – przy których twarzami do siebie siedziała zwykle parzysta liczba współpracowników. W modelu współdzielonym ta potrzeba fizycznego zintegrowania wszystkich pracowników jest realizowna inaczej, dlatego w nowe zasady tworzenia przestrzeni otwartych dobrze wpisują się różne „wyjątki” czyli na przykład biurka ustawione przodem do ściany, pojedyncze stanowiska ulokowane w zaułkach przestrzeni lub na szczytach gniazd (pod warunkiem, że za plecami takiego stanowiska nie odbywa się intensywny biurowy tranzyt).
• Minimalizacja i standaryzacja wyposażenia – zarówno zmieniające się technologia jak i rosnące wymagania dotyczące czystości i higieny współdzielonych stanowisk pracy prowadzą do postępującej minimalizacji wyposażenia stanowiska, którego najpopularniejsze obecnie wymiary to 160 lub 140 cm długości na 80 cm głębokości. Z blatów biurek znikają wszystkie inne akcesoria niż stacje dokujące i monitory (coraz częściej już dwa) na ruchomych, łatwo regulowanych ramionach. Inne akcesoria IT są traktowane jako przedmioty osobiste, dlatego klawiatury i myszki podążają na kolejne biurka za Użytkownikiem, a w biurze potrzebne są dodatkowe miejsca na ich przechowywanie. Do biurowego lamusa szybko przechodzą szczególnie te akcesoria, które służyły do „obsługi” papierowych dokumentów, a dzisiaj zwyczajnie przestają być potrzebne. Coraz prostsze, szybsze i bardziej intuicyjne stają się zarówno systemy regulowania wysokości blatów jak i regulowania ustawień biurowych foteli, które we współdzielonych modelach pracy powinny być regulowane bardzo często. Co znamienne, spod biurek znikają kontenerki, zwane też pedestałkami (to kolejna kalka językowa z angielskiego). W ich miejsce pojawiają się lockersy – ulokowane możliwie dostępnie dla Użytkowników korzystających z danych obszarów pracy skrytki na przedmioty osobiste.

To właśnie te nieszczęsne kontenerki były bezpośrednim motywatorem do zapoczątkowania nowej mini-serii wpisów o projektowaniu przestrzeni pod nowe biurowe potrzeby. Bo właśnie na kontenerki – które na wczesnym etapie projektowania pojawiają się jako (narysowane ciągłą lub przerywaną linią) prostokąty w obszarze blatów, trafiłam ostatnio kilkukrotnie podczas oceny wstępnych aranżacji konceptów w zamierzeniu współdzielonych. A gdy widzę te niby niewinne, pieczołowicie dodane do sharedeskingowych konceptów kontenerki to krew mnie zalewa bo wiem, że znów i z kolejnym projektantem czeka mnie stroma ścieżka uczenia, czym jest Biuro Oparte na Aktywności.