Praca Zdalna: Regulamin Pracy Zdalnej

Uregulowania prawne w Polsce dotyczące pracy zdalnej dotyczą jedynie Telepracy – która stanowi tylko jedną z możliwych, i wcale nie najbardziej popularną, formę wykonywania zadań służbowych na odległość. Obecnie najpopularniejszym rozwiązaniem jest praca poza biurem wykonywana okazjonalnie – zwana (nie swojsko i nie do konca trafnie) „Home Office”. Namawiam moich Klientów do świadomego i systemowego wdrażania Pracy Zdalnej, bo taka możliwość nie tylko że stanowi dziś już powszechne oczekiwanie wśród pracowników, ale jest też naturalnym dopełnieniem Pracy Opartej na Aktywności (czyli Activity Based Workstyle, lub ABW). Jednak Praca Zdalna pozostaje niedookreślona w przepisach. Jak więc poprawnie przekształcić Home Office z benefitu w rozwiązanie systemowe?

Koniec zdalnej partyzantki

Praca Zdalna jest wdrażana w Organizacjach na masową skalę już od początku obecnej dekady. Wraz z upowszechnieniem się zasad Pracy Opartej na Aktywności i modelu biur ze współdzielonymi biurkami (ang. Sharedesking), Praca Zdalna stała się pełnowartościowym sposobem wykonywania zajęć służbowych. Szkopuł w tym, że poza wyjątkiem Telepracy, wszystkie inne warianty Pracy Zdalnej znalazły się w prawnej szarej strefie, czyli pozostają bez jednoznacznych uregulowań i definicji w Kodeksie Pracy.

Przyznaję, że przez wiele lat Stratedzy Środowiskowi zręcznie marginalizowali niewygodny dla nich temat Pracy Zdalnej najczęściej wciskając Klientom argumentację, że ich obszarem kompetencji jest przede wszystkim wewnętrzna mobilność w biurze. I choć owszem, w modelach wykorzystania przestrzeni uwzględniano incydentalne wypady poza zakład pracy, to jednak nie stanowiły one istotnej zmiennej w kształtowaniu środowiska pracy, wąsko rozumianego jako biuro. W efekcie Klienci przymuszeni agresywnym Sharedeskingiem wdrażali w praktyce zasady pracy zdalnej najczęściej jednak bez żadnych formalnych uregulowań, przede wszystkim na zasadach obustronnego benefitu.

Czas jednak skończyć z homeofisową partyzantką i przekształcić rozwiązanie benefitowe w system. Nie ma wątpliwości, że praca spoza biura, czyli zewnętrzna mobilność pracowników, jest zjawiskiem powszechnym a nie marginalnym. W zeszłorocznym raporcie The Remote Future – Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników, Remote How i Kantar TNS podają, że ci z nas, którzy mają możliwość pracy zdalnej, korzystają z niej średnio przez 8,5 dnia w miesiącu. Dlatego dzisiaj pokazuję, jak w praktyce Organizacje radzą sobie z formalną stroną wdrożenia pracy zdalnej. Przy czym z góry zastrzegam, że moje podpowiedzi nie stanowią porad prawnych, a jednie luźny zbiór dobrych praktyk które napotkałam wdrażając Pracę Opartą na Aktywności u moich Klientów. Organizacjom na poważnie biorącym się do systemowego wdrożenia Pracy Zdalnej, zalecam kontakt ze specjalistami od prawa pracy.

Telepraca a Home Office

Telepraca i Home Office to dwa różne rodzaje Pracy Zdalnej.

W Polskim prawie istnieje dziś jedynie wąsko zdefiniowana Telepraca, zakładająca regularność jej wykonywania oraz obowiązek przekazywania jej wyników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Dodatkowo, stosując przepisy o Telepracy, pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania zajęć służbowych poza zakładem pracy, oraz ubezpieczyć go jak również pokryć koszty związane z jego instalacją i serwisem lub zapewnić odpowiedni ekwiwalent pieniężny, w przypadku gdy pracownik korzysta z własnego sprzętu. Uwarunkowania prawne Telepracy umożliwiają pracodawcy przeprowadzenie kontrolę w domu pracownika, choć w praktyce nigdy nie słyszałam o sytuacji, aby to prawo było egzekwowane. Natomiast zdarza się, że pracodawcy doposażając (lub finansując zakupy wyposażenia) domowe biuro pracownika oczekują nie tylko faktur, ale też zdjęć tak stworzonych stanowisk pracy. W praktyce we właściwym wdrożeniu Telepracy wśród Użytkowników najwięcej trudności sprawiają dwie sprawy: warunek dotyczący regularności jej wykonywania oraz wyposażenie innego niż biurowe stanowiska pracy.

Home Office (dosłownie: Praca z Domu) to zwyczajowo przyjęte z języka angielskiego określenie powszechnie stosowanej dzisiaj dla opisania Pracy Zdalnej. Wbrew nazwie – niekoniecznie wykonywanej z domu, bo pojęcie funkcjonuje dziś jako dopełniające do Telepracy, zbiorczo opisując wszystkie inne rodzaje zdalnego wykonywania zajęć służbowych. Z perspektywy czasu widać, że określając zasady Telepracy w 2007 roku Ustawodawca najwyraźniej nie przewidział nadchodzącej rewolucji w mobilności, która uwolniła wielu Użytkowników od kieratu jednej lokalizacji – czy to zakładu pracy czy domu, jak to definiuje Telepraca. Ale to nie jedyna cecha, która odróżnia Home Office od Telepracy. Co więcej, nagminnie stosowana dzisiaj Praca z Domu w odróżnieniu od Telepracy zakłada jej incydentalność, wymagającą każdorazowego ustalenia jej (zarówno potwierdzenia, jak i odwołania) z Menadżerem.

Regulamin Pracy Zdalnej

Kodeks Pracy dokładnie ustala jedynie procedurę wprowadzenia Telepracy, natomiast nie narzuca sposobu ustalania zasad Pracy Zdalnej, które w związku z tym mogą pozostać domówione np. w formie ustnej. Jednak jedynie ustne uzgadnianie pracy zdalnej stanowi znaczne ryzyko dla obydwu stron – zarówno Użytkownika (Pracownika) jak i Organizacji (Pracodawcy). Dlatego osobom odpowiedzialnym za wdrażanie Pracy Zdalnej u moich Klientów zalecam aby, mimo braku paragrafów w KP, samodzielnie wewnętrznie w Organizacji uregulować zasady pracy zdalnej. W praktyce w znakomitej większości znanych mi przypadków Organizacje określają warunki pracy zdalnej w Regulaminie Pracy Zdalnej który definiuje między innymi:

• Warunki dopuszczalności Pracy Zdalnej, w tym na przykład jej limity czasowe (np. nie więcej niż 8 dni w miesiącu), oraz zobowiązania i ograniczenia (np. dotyczące obecności podczas spotkań w biurze);
• Proces, w jakim udzielana jest zgoda na Pracę Zdalną, co wymaga zarówno zawarcia formalnej umowy pomiędzy pracodawcą i Użytkownikiem, jak i każdorazowej zgody na incydentalną pracę z domu – najczęściej poprzez uzgodnienie środkami komunikacji pisemnej lub elektronicznej;
• Prawa i obowiązki pracodawcy, w tym czasem również sposoby i zasady kontroli sposobu wykonywania Pracy Zdalnej, przy czym (w odróżnieniu od kodeksowych uregulowań Telepracy) w praktyce zapisy te często zwalniają pracodawcę z odpowiedzialności za sprzęt oraz warunki BHP w miejscu wykonywania pracy;
• Prawa i obowiązki pracownika, do których należy zarówno uzyskanie odpowiednich szkoleń z użycia sprzętu, zasad przechowywania i zabezpieczania firmowych informacji, a często też obowiązku pozostawania w dyspozycyjności i bezzwłocznego odpowiadania na pytania przełożonego.
• Instrukcje bezpiecznej i higienicznej pracy, wykonywanej przy pomocy urządzeń elektronicznych podczas wykonywania Pracy Zdalnej.

Taki wydany przez pracodawcę Regulamin powinien zostać indywidualnie zatwierdzony z każdym pracownikiem, a strony umowy zgadzając się na wprowadzenie pracy zdalnej powinny również domówić (np. w formie aneksu) szczegółowe jej warunki bezpośrednio dotyczące sytuacji każdego z Użytkowników. Przypomnę też, że przy wprowadzaniu Regulaminu Pracy Zdalnej zalecam konsultację z Prawnikiem zajmującym się Prawem Pracy, a nie poleganie na łatwo dostępnych w Internecie gotowcach. I nie chodzi mi tylko o konsekwencje prawne. Część z pozoru progresywnych regulaminów już dzisiaj nie pozostaje w zgodzie z duchem czasu, bo na przykład wymagają od pracownika podania adresu miejsca, z którego będzie „sporadycznie wykonywał obowiązki pracownicze”. A Pracę Zdalną można dzisiaj wykonywać z niemalże dowolnego miejsca, bo dla wielu pracowników umysłowych praca jako zajęcie już ostatecznie oderwała się od miejsca.