Sharedesking - co jest najważniejsze?

Warto dobrze przygotować się do Sharedeskingu, bo współdzielenie stanowisk zmusza do aktywnego stosowania zasad ergonomii, czyli optymalizacji narzędzi pracy biurowej do potrzeb. Po ostatnim moim wpisie dotyczącym rozróżnienia pomiędzy Hot- i Share-deskingiem odezwał się Maciej Żłobiński, specjalista od biurowej ergonomii prowadzący Activus, który w swoim komentarzu zarysował kluczową różnicę pomiędzy stałym (przypisanym) a zmiennym (współdzielonym) miejscem pracy :

“Czy hot desk czy shared desk - obydwa rozwiązania mają podstawową wadę zagrażającą zdrowiu użytkowników, jeśli nie mają odpowiedniej wiedzy i samozaparcia aby tę wiedzę za każdym razem wykorzystać.

Otóż jeśli ktoś ma swoje stałe miejsce pracy, to wystarczy że sobie raz wyreguluje wszystkie ustawienia fotela (a może ich być nawet jedenaście w najbardziej zaawansowanych ergonomicznie modelach) + regulację wysokości blatu biurka (jeśli jest dostępna) i już może pracować przez lata w ergonomicznych warunkach. Tymczasem przy hot/shared desk całą procedurę regulacji wszystkich parametrów mebli należałoby przeprowadzać za każdym razem o czym oczywiście większość pracowników nie pamięta albo nie ma takiej wiedzy. Skutkiem mogą być poważne problemy zdrowotne zarówno z kręgosłupem (zwłaszcza na odcinku lędźwiowym) ale także na przykład z układem krążenia, z kończynami górnymi itd.”

Temat jest niezwykle istotny i poświęcę mu więcej uwagi. Nie można myśleć o efektywnym Sharedeskingu jako systemie pracy, dopóki nie opanuje się podstawowych kwestii związanych z ergonomią.

Elementy stanowiska pracy

Na początek jest niezbędna do dalszych rozważań krótka definicja trzech głównych elementów typowego stanowiska pracy biurowej:

• Biurko: historycznie powstało jako skrzyżowanie stołu i komody. W wersji dominującej składa się z blatu oraz nóg / systemu nośnego. Coraz częściej posiada regulacje wysokości i kąta nachylenia blatu. Dawniej pełne dodatkowych szuflad i szafek, dzisiejsze biurko zostało na powrót zredukowane do stołu. Biurko nadal ewoluuje w kierunku wtórnej prostoty. Obecnie z wzornictwa biurek znikają systemy związane z gromadzeniem i przetwarzaniem dokumentów papierowych, natomiast trwa dalszy ich rozwój w kierunku integracji z elektroniką.
• Fotel biurowy: (często choć błędnie nazywany krzesłem) czyli siedzisko do pracy stacjonarnej. Ewolucja foteli biurowych w ostatnich latach idzie w kierunku zaspokajania potrzeb niszowych: modeli coraz bardziej złożonych (z nadmiarem systemów regulacji, jak w powyżej cytowanej wypowiedzi Macieja). Choć na rynku dostępnych jest sporo modeli uniwersalnych, prostych krzeseł o dobrych parametrach, to niestety w większości nie odpowiadają one dobrze na zapotrzebowania generowane przez współdzielenie!
• Wyposażenie: wszystko, co służy przechowywaniu i przetwarzaniu informacji stanowiących ‘krwioobieg’ pracy biurowej. Dawniej były to dokumenty papierowe, które generowały olbrzymie zapotrzebowanie na przechowywanie (wszystkie segregatory, przegródki, szyflady i półki) oraz przetwarzanie (długopisy, zszywacze, markery itp. itd. dla których niezbędne były miejsca do składowania). W przyszłości, gdy całość przetwarzanej informacji będzie zdygitalizowana, wyposażenie biurowe zredukowane zostanie do kolejnych generacji elektroniki i IT (lub ich następców). Obecnie nadal żyjemy w czasie przejściowym, gdzie równolegle (często dublując się) funkcjonują w organizacjach papierowe i elektroniczne obiegi wiadomości. Z rosnącym akcentem na obieg elektroniczny. Trzeba pamiętać, że współdzielenie elektroniki generuje wiele wątpliwości dotyczących higieny i czystości tych urządzeń.

Kilkanaście lat złego siedzenia

Ergonomia stanowiska pracy zajmuje się równoczesną interakcją użytkownika z trzema powyższymi, zmiennymi elementami stanowiska pracy biurowej. To układ złożony, gdzie każdy element wpływa na wykorzystanie dwóch pozostałych: na przykład wysokość blatu biurka wpływa na ustawienie i krzesła i wyposażenia. W obiegu medialnym można znaleźć mnóstwo porad i schematów jak idealnie powinno się siedzieć lub stać przy biurku. W praktyce znów okazuje się, że co innego znaczy wiedzieć, a co innego stosować. Uniwersalne poradniki mają ograniczone zastosowanie - nie rozwiązują one partykularnych problemów użytkowników, którzy muszą sobie poradzić z konkretnym modelem fotela czy biurka.

Często śmieję się, że moim ulubionym Klientem jest Dyrektor Finansowa z problemami z kręgosłupem (czyli - niestety - prawie każda) bo taka osoba ma wysoką wrażliwość na sprawy związane z bezpieczeństwem i higieną stanowiska pracy. Wrażliwość zdobytą poprzez przykre doświadczenie własnego bólu i niewydolności. Ergonomia pracy to podstawa, nie dodatek do wiedzy zawodowej. Praca biurowa większości z nas zajmie gros dorosłego życia, a przy biurku przesiedzimy nawet kilkanaście lat, przy założeniu czterdziestoletniego okresu pracy i codziennych 6 z 8 godzin spędzanych w pozycji siedzącej. Siedzenie niestety nadal stanowi zasadniczą część biurowej (nie)aktywności. Jest o czym rozmawiać.

Użytkownicy jakoś sobie (nie) poradzą

Ponownie odwołując się do komentarza Macieja: z praktyki wiem, że nagminnie zaniedbywana jest rutyna regulacji parametrów stanowiska pracy. Sama przecież kilka lat przepracowałam w Sharedeskingu. Winne jest zarówno lenistwo użytkowników, jak i sam sprzęt - który stanowi przeszkodę, jeśli nie został do takiej częstej regulacji dostosowany. W mojej ocenie prawie cały dostępny dzisiaj na rynku sprzęt biurowy jest przekombinowany - i zaprojektowany z myślą o sporadycznej, a nie ustawicznej (bo conajmniej codziennej) regulacji.

Mam wrażenie, że wzorcowniom produkującym sprzęt biurowy i Meblarzom brakuje wyobraźni oraz prawdziwej wiedzy wypływajacej z codziennosci współdzielenia. Nic dziwnego - nie spotkałam jeszcze Meblarza czy Projektanta, który sam pracował by w systemie Sharedeskingu, a to oni w olbrzymim stopniu kształtują współdzielone przez nas przestrzenie! Szkoda, bo nie ma lepszego doświadczenia projektowego niż nauczenie się na własnej skórze. W efekcie użytkownicy Sharedeskingów często płacą za arogancję decydentów, którzy bez pogłębionej refleksji i wiedzy tworzą miejsca pracy dla innych, nie dla siebie.