Sharedesking i Technologia

Dominacja technologii to oczywista oczywistość

To technologia determinuje styl i środowisko pracy. To truizm, bo przecież zawsze właśnie technologia określała sposoby działania i zakres ludzkich możliwości. Przestrzenie biurowe nie są tutaj wyjątkiem, a nawet szybkość zmian nie jest zaskakująca - badania historyków technologii pokazują, że już sto lat temu technologiczne rewolucje zachodziły w niezwykle szybkim tempie.

Kiedyś lubiłam zamęczać Klientów opowieściami o warunkach jakie zastałam w mojej pierwszej pracy - stacjonarnym komputerze i telefonie, z możliwością współdzielenia służbowej komórki jedynie podczas wyjść z biura. Dzisiaj już tego nie robię bo zauważyłam, że dla Millenialsów moje opowieści o tym, jak było w biurze piętnaście lat temu, niczym nie różnią się od opowieści mojej mamy, której biurowa martyrologia skupia się wokół programów pisanych na kartach perforowanych (a potem rejestrowanych na taśmach szpulowych) gdzieś tam w dalekich latach siedemdziesiątych minionego wieku. Było minęło. Szczególnie planując nowe biuro trzeba patrzeć przede wszystkim do przodu.

Różne odcienie zmian technologicznych

Zmiana technologiczna dosięga wszystkich, ale jej skutki są różne w różnych firmach. Jako Strateg Środowiskowy skupiam się na behawioralnym aspekcie wykorzystania technologii i zauważam, że nawet identyczne technologie mogą być znacząco odmiennie wykorzystywane przez różne zespoły. Dobrym przykładem na dziś są tablety, które w jednych organizacjach są pełnoprawnymi narzędziami pracy a w innych nadal służą jako zabawka dostępna jedynie wybranym użytkownikom.

Że nie należy zakładać kierunku zmian technologicznych a priori nauczył mnie jeden z niedawnych Klientów, który zrezygnował z wyposażania swoich pracowników w mobilne urządzenia. Czyli poszedł w odwrotnym kierunku do promowanych dzisiaj biznesowych modeli mobilności. Klient ten wdrożył sharedesking i pracę mobilną w swoim nowym kampusie w oparciu o terminale komputerowe, z centralnym systemem kontroli informacji. Słuszności takiego, na pierwszy rzut oka nieoczywistego i idącego pod prąd, podejścia dowodzą wybuchające ostatnio z niebezpieczną częstotliwością afery dotyczące wycieku danych, które tego Klienta omijają z daleka.

Stanowiskowy ‘future proofing’

To właśnie powstanie mobilnych technologii oraz zmiana nośnika (z papierowego na elektroniczny) i obiegu (z fizycznego na zdalny) informacji leży u podstaw dzisiejszych gwałtownych zmian w przestrzeniach biurowych. Jak przygotować się na zmiany w kontekście przeprojektowywania stanowisk pracy w biurze? Poniżej podaję kilka aktualnych na dzisiaj rad. Przy czym trzeba pamiętać, że informacje dotyczące technologi to temat wyjątkowo szybko dezaktualizujący się. Pojawiające się coraz gęściej nowe ‘game changery’ powodują dalsze, dalekosiężne w skutkach, zmiany naszych codziennych zawodowych zachowań, których nie z dzisiejszej perspektywy nie jesteśmy w stanie przewidzieć. W końcu wstawiane dzisiaj biurka przeżyją dwie lub trzy technologiczne rewolucje, które nastąpią w ciągu najbliższych pięciu lat.

Jak projektując dzisiaj stanowiska pracy możemy zabezpieczyć się na przyszłość?

• Projektować z zapasem - wielu moich Klientów w nowych biurach decyduje się na założenie od razu najwyższych możliwych parametrów (np. dotyczących przepustowości kabli sieciowych) po to by nie musieć ich kłaść na nowo za 18 - 24 miesiące. To samo dotyczy stanowisk pracy - lepsze są większe, zawierające nawet 2 - 3 puste wejścia mediaporty, które za rok lub dwa będzie można przystosować do nowej technologii;
• Współpracować z Meblarzem - który wiele widział i wiele wie dlatego może nam dobrze doradzić. Meblarze nie tylko dobrze znają swoje produkty i mogą je dostosować do naszych potrzeb - oni też widzieli, jak ich biurka i krzesła sprawdzają się w konkretnych wykorzystaniach, równeiż w powiązaniu z technologią. Trzeba tylko sięgnąć do wiedzy specjalistów i przestać traktować jak tylko sprzedawców.
• Słuchać Architekta, ale dopytać swój zespół IT oraz użytkowników końcowych. Pamiętajmy, że Architekt ma przede wszystkim na względzie walory estetyczne i wąsko rozumiane aspekty funkcjonalne. W szczególności, Architekt nie zna się zbyt dobrze na technologii. Jego opinia jest ważna, ale jeszcze ważniejsze jest co o danym stanowisku pracy sądzą jego przyszli użytkownicy.

Dylematy na styku IT i mebli

W praktyce aspekty technologiczne nadal potrafią być nonszalancko ignorowane w procesach Strategii Środowiska Pracy przez ideowo nadmuchanych decydentów. A wywrócić może się sporo, z pozoru błahych, spraw. Będąc młodą konsultantką brałam udział w relokacji, gdzie dopiero na etapie montażu mebli okazało się, że nikt nie wie na czym zawisną zamówione już ekrany do monitorów, bo takie urządzenia jak ramiona utknęły w korpo-biurokratycznej próżni: ani nie wpisano ich do budżetu meblowego, ani nie było na nie środków w budżecie IT. W efekcie po złożeniu wszystkiego co było monitory leżały na blatach. Przy czym koniec końców jakieś tam środki się znalazły, bo przecież musiały, i dopiero ‘po niewczasie’ okazało się, że wybrany naprędce model ramienia do monitorów nie sprawdza się w akcji a często regulowane ekrany odpadają i zostają użytkownikom w rękach. Niestety do dzisiaj ponad setka pracowników na codzień boryka się z tą niedogodnością.Tej sytuacji byłoby niezwykle łatwo zapobiec, gdyby Klient przeszedł pełniejszy proces oceny i weryfikacji funkcjonalności nowych stanowisk pracy - czyli zorganizował Mock-upy.

Technologia Informacyjna we współdzieleniu

Co znaczy, że nie da się zaprojektować optymalnego stanowiska biurowego bez pogłębionego zrozumienia potrzeb technologicznych, ale też wizji i planów danego Zespołu i Organizacji. Przy czym dość często okazuje się, że to właśnie technologia realnie określa granice współdzielenia infrastruktury - bo sharedeskować razem mogą jedynie zespoły o podobnych wymaganiach technicznych. Dlatego nic o IT nie powinno być dyskutowane bez IT i z tego samego powodu niezwykle ważne jest, aby zespół zajmujący się technologią u Klienta był od samego początku zaangażowany w projekt. To właśnie osoby zajmujące się technologią informacyjną najlepiej znają obecne problemy związane z codziennym użyciem sprzętu oraz mają najlepszą wiedzę o planowanych zmianach - które wpłyną na użycie technologii w najbliższych latach.

Haniebnych skutków zignorowania technologii w procesach środowiskowych mam wiele, aż do takich gdzie zmiany w biurze zagrażają ciągłości biznesu. Zdarzyło mi się pracować z Klientem, który odgórnie narzucił agresywny Sharedesking zlepkowi mało mających ze sobą wspólnego zespołów. Szczytna intencja integrowania procesów biznesowych w pył rozbiła się o kable i mediaporty gdy okazało się, na jak różnych systemach (ze względów bezpieczeństwa wykorzystujących oddzielne okablowanie) pracują ludzie, którzy mieli współdzielić biurka. Realistyczne sprawdzenie możliwości IT niezwykle usztywniło ich, w zamiarze bardzo elastyczny, styl pracy. A dla mnie to była technologiczna nauka pokory.

Inne ważne aspekty wyposażenia współdzielonego biurka dotyczą podłączania urządzeń mobilnych - do sieci i do prądu. Wielu moich Klientów decyduje się na montaż stacji dokujących, które niestety nie są urządzeniami uniwersalnymi i w praktyce często okazuje się, że może z nich korzystać tylko określona grupa kompatybilnych użytkowników. Pozostałym pozostaje ich rozłączanie i przyłączanie się bezpośrednio do sieci.

IT to NFZ korporacji

Porozpinane i wybrakowane okablowanie stanowi niestety jedną z największych bolączek współdzielonych biurek. To samo dotyczy współdzielonych urządzeń peryferyjnych, jak myszki i klawiatury, które w Sharedeskingu nagminnie giną i się psują (przy okazji: powstała nowa nisza rynkowa związana z produkcją samych nóżek do klawiatur, które we współdzielonym sprzęcie po prostu rozpływają się w powietrzu). Na ustawiczne braki sprzętowe na współdzielonych biurkach nie ma na to prostej recepty. Próbowałam już wraz z moimi Klientami różnych podejść: od biurek wyposażonych w okablowanie i stacje dokujące, jak również myszki i klawiatury, do przypisania okablowania i urządzeń peryferyjnych do użytkowników. Obydwa modele tak słabo działają, z tym że w pierwszym z nich wyposażenie ‘ginie’ a w drugim ‘się gubi’. Marginalna różnica.

Niestety, IT podobnie jak nasz państwowy system zdrowia - to worek bez dna w budżetach korporacji. Jako Strateg Środowiskowy nie mam niestety łatwej recepty na ograniczenie kosztów sprzętu związanych z rosnącą mobilnością użytkowników. Myślę, że trzeba się skupić na wygodzie, a ewentualne straty związane ze zwiększonym zużywaniem się mobilnego sprzętu traktować ze spokojem, jako nieunikniony koszt wdrożenia Biura Opartego na Aktywności. Jakieś straty, przy wszystkich korzyściach, mogą w końcu być.