Sharedesking po Polsku

*W tym wpisie zostało zmienione nazewnictwo: z Elastycznego Biura na Biuro Oparte na Aktywności lub Biuro POnA (od Praca Oparta na Aktywności).

Sharedesking po Polsku

Nie dajmy się zwariować. Sharedesking, czyli współdzielenie stanowisk pracy, przez coraz liczniejszych specjalistów przestrzeni biurowych jest uważany za kluczowy element nowoczesnego biura. Jednak ja z perspektywy praktyka, i po realizacji kilkudziesięciu projektów zarówno z dzielonymi jak i przypisanymi biurkami, jestem przekonana że nie we wszystkich polskich zespołach sprawdzi się współdzielenie biurek. Przynajmniej nie od razu.

Przypisane miejsca pracy to wyjątek, nie reguła

Zamiast pytać, skąd wzięła się moda na sharedesking, proponuję zastanowić się nad powodami przypisanych stanowisk. Bez wątpienia bowiem historycznie kultura pracy rozwijała w modelu współdzielenia narzędzi wykonywania tej pracy. Praca w warunkach zmianowych, lub praca zespołowa przy ograniczonych zasobach, ze swej natury stwarza potrzebę współdzielenia. Dopiero praca biurowa spowodowała prywatyzację stanowiska pracy. Silna specjalizacja w połączeniu z pracą na coraz większej liczbie dokumentów, przy stosunkowo niewielkich kosztach najmu i obsługi biura, spowodowała przypisanie stanowiska pracy konkretniej osobie. W efekcie stworzyliśmy sobie kulturę pracy ‘zakotwiczonej’, czyli siedzenia przy ‘swoim’ biurku przez osiem godzin pracy. Skutki tego dopiero teraz zaczynamy rozumieć.

Potrafimy się współdzielić

To przypisanie jednostce wyłącznego prawa do miejsca w przestrzeni społecznej jest niezwykle umowne. Nie ma go w innych obszarach naszego życia, na przykład przez cały okres uczenia się i studiowania. W czasie nauki spółdzielimy ławki, krzesła, laboratoria i miejsca warsztatowe, miejsca w bibliotece i wszystkie inne elementy wyposażenia. Współdzielimy miejsca w środkach transportu (albo współdzielimy środki transportu np. w systemach carshareing’owych). Nie mamy problemu aby zająć przed chwilą zwolnione miejsce na sofie w kawiarni, na ławce w parku, czy krzesło w kinie. A jednak wielu z nas ma olbrzymie problemy ze współdzieleniem miejsca pracy. Dlaczego? Naszą zbiorową niechęć do sharedeskingu tłumaczę zarówno uwarunkowaniami społecznymi jak i kulturowymi w poszczególnych organizacjach.

Polak w Sharedeskingu jest jak rolnik na statku

Sharedesking został wymyślony i najlepiej przyjął się w krajach o wysokim poziomie zaufania społecznego i kulturze współpracy. Holandia i Wielka Brytania przodują we wdrażaniu Biura Opartego na Aktywności, bo w tych krajach współdzielenie ma długą i udaną historię. Narody, które swoją potęgę zbudowały dzięki sukcesom floty, lepiej niż my potrafią docenić lewar jaki daje grupowy wysiłek. Zespołowe działanie zaś wymaga dzielenia się i dostosowywania się do potrzeb innych.

Niestety, dość słabo wychodzi to nam, Polakom, z naszą małorolną mentalnością. Figuratywnie, jeśli chodzi o implementację Pracy Opartej na Aktywności i dopasowanej do niej koncepcji Biura, to działamy jak chłop wrzucony na statek, który na jego pokładzie dalej stara się wytyczyć swoją miedzę. Jeśli ten przykład nie działa to łatwo znajleźć kolejny, bardziej współczesny, pokazujący polskie zawłaszczanie przestrzeni społecznych: nadbałtycka plaża latem i wydzielające parawany. Ewidentnie mamy problem z przestrzeniami wspólnymi!

Niebezpieczna ekstrapolacja

Drugim fenomenem jaki zaobserwowałam wdrażając nowoczesne koncepty u Klientów, dla którego tak trudno rozstać się użytkownikom z przypisanym miejscem pracy, jest identyfikacja fizycznego miejsca pracy z zajmowanym w organizacji stanowiskiem. Otóż zbyt dosłowne zakotwiczenie się przy biurku może wywołać niebezpieczną ekstrapolację, gdy tylko pojawi się zagrożenie zmianą: dzisiaj redukują moje miejsce pracy, jutro zredukują mój etat! Takie myślenie jest pozbawione podstaw z kilku powodów: po pierwsze, w obecnej sytuacji rynkowej w zasadzie wszystkie firmy zatrudniają, nie zwalniają pracowników. Po drugie przykucie się mentalne do biurka naprawdę nie pomoże uratować etatu, jeśli został on uznany za zbędny przez Organizację. Inna rzecz, jeśli takie ewentualne redukcje są planowane to powinny być one komunikowane pracownikom niezależnie od procesu Strategi Środowiska Pracy, którego celem jest optymalizacja przestrzeni a nie wdrażanie zmian biznesowych.

Gdy obce wkracza na nasze

Sharedesking uznawany jest za kolejną modę spadochronową która szybko się skończy. Osobiście jednak uważam, że współdzielenie ma wiele zalet i na dłuższą metę zwycięży z przypisaniem. Jednak nic na siłę, takie projekty powinny być wdrażane niezwykle ostrożnie, szczególnie w organizacjach o niskim poziomie zaufania i ze złą historią zmian. Co więc robić, gdy pełen dobrych chęci i przesiąknięty zachodnimi wzorcami regionalny menadżer stara się unowocześnić swój zaściankowy, no nie bójmy się tego słowa, lokalny zespół? Napatrzyłam się ja na tych hardych i gniewnych menadżerów z Londynu i Paryża, którzy w Polskich oddziałach są zdeterminowani wprowadzić tak samo nowoczesny styl pracy jak w centrali. Nie raz występowałam w roli rozjemcy pomiędzy decydentami w zespole Klienta. Najlepsze co mogę poradzić w takiej sytuacji to otwarcie dyskusji po obydwu stronach: lokalny zespół powinien zrozumieć, że otoczenie zawodowe zmienia się szybko i zwyczajnie nie stać ich, aby pozostawać w tyle za konkurencją, również jeśli chodzi o styl pracy. Zmiana, ale ewolucyjna, jest konieczna. To samo powinien zrozumieć menadżer z centrali: choć zmiana jest konieczna, to ważne żeby wziął na wstrzymanie i dopasował tempo przekształceń do możliwości absorpcji lokalnego zespołu. Okoliczności zewnętrzne i otoczenie rynkowe w Polsce promują podejście fazowane. Stopniowaniu projektów przekształcania środowiska pracy bardzo sprzyja krótkoterminowość umów najmu oraz rynek najemcy.

Hybrydowe biuro - spotkajmy się w pół drogi

Po wielu próbach i kilku błędach dochodzę do wniosku, że najlepszym generycznym rozwiązaniem w polskich warunkach jest biuro hybrydowe - które wprowadza zróżnicowane typologie pracy jakie proponuje nam Praca Oparta na Aktywności, ale pozostawia większości pracowników przypisane miejsca pracy. Taka hybryda pozwala użytkownikom w cieplarnianych warunkach oswoić się z nowym stylem pracy i zmniejsza szok związany z przejściem organizacji do nowej przestrzeni. Jeśli jest dobrze zaprojektowane, to biuro hybrydowe może z dnia na dzień stać się biurem w pełni elastycznym - tylko poprzez zmianę umowy społecznej w momencie, gdy użytkownicy na dobre już zinternalizują zasady Pracy Opartej na Aktywności.

Warto jednak ustawicznie zadawać sobie pytanie czy danej organizacji Sharedesking rzeczywiście się opłaca. Trzeba pamiętać, że moda na ograniczanie w ten sposób kosztów związanych z nieruchomościami idzie z Londynu - gdzie średnie zarobki na analogicznych stanowiskach są co prawda 2 - 3 razy wyższe, ale biura aż od 6 do 8 razy droższe od tych w Warszawie. Innymi słowy, oszczędności jakie daje zmniejszanie powierzchni najmu w Polsce są odpowiednio od 2 do 4 razy mniejsze. W sumie mówimy o kilku małych procentach całkowitej redukcji kosztów. Może się okazać, że straty związane z niezadowoleniem na siłę oderwanego od przypisanych biurek zespołu mogą być nieproporcjonalnie większe, niż te kilka procent oszczędności!