Specjalizacje Środowiskowe
Czas pandemii okazał się katalizatorem dla zawodów zajmujących się strategią środowiska pracy. Dawniej praktycznie tożsame z biurem, dopóki działało według starych i utartych modeli, środowisko pracy było dla wielu Organizacji czymś tak naturalnym że aż niewyczuwalnym. Natomiast masowe przejście na pracę zdalną w marcu 2020 uświadomiło zarówno Użytkownikom jak i Decydentom funkcję „niewidzialnego otoczenia” oraz jaskrawo uwidoczniło potrzebę wpasowania się na nowo w zupełnie inaczej już rozumiane - bo najczęściej hybrydowe - środowisko pracy. Nagle workplejs stał się dla wielu Organizacji jednym z kluczowych wyzwań.
Na znaczeniu więc nabiera konsulting środowiskowy. Natomiast rosnący poziom złożoności zagadnień związanych z otoczeniem tworzącym warunki do pracy jak i ewoluującą samą naturą zawodowych aktywności wymaga od konsultantów środowiskowych coraz bardziej zróżnicowanego podejścia i narzędzi. Z tych powodów coraz wyraziściej zarysowują się różne workplejsowe specjalności. Oczywiście wszystkie one istniały już wcześniej, ale od czasu pandemii nabierają znacznie lepiej zdefiniowanych charakterystyk, które pozwalają już teraz widzieć w nich różne, choć pokrewne, zawody. Rosnąca specjalizacja wynika zarówno z innych potrzeb na różnych etapach projektu a w konsekwencji zróżnicowanych umiejętności osób oferujących tego typu usługi:
Projektowanie Środowiska Pracy (ang. Workplace Design)
To historycznie najstarsza środowiskowa specjalizacja, bo projektanta środowiska pracy potrzebuje każda z inicjatyw, której celem jest stworzenie nowego biura. Projektant środowiska pracy to specjalista działający na pograniczu analizy przestrzeni i wzorców zachowań / stylów pracy oraz projektowania architektonicznego – zajmujący się tą dziedziną specjalista skupia się przede wszystkim na dostarczeniu wytycznych funkcjonalno – przestrzennych dla stworzenia nowych biurowych konceptów. Jest to więc „twardy konsulting”, który przyciąga przede wszystkim specjalistów zainteresowanych badaniami ilościowymi, i przekładania ich wyników na konkretne rozwiązania przestrzenne. Praca projektanta środowiska pracy jest też ze swej natury skupiona na konkretnych lokalizacjach, bo jej głównym celem jest dostarczenie wsadu do przygotowania nowego biurowego konceptu. I choć często przechodzi on płynnie do architektonicznych aspektów realizacji biurowych „ustawiając biurka na floorplanie”, to projektant środowiskowy musi oczywiście identyfikować nieprzestrzenne aspekty pracy i swobodnie poruszać się w ekosystemie zagadnień związanych z jej rozproszonymi modelami, jak również coraz częściej uwzględniać i tłumaczyć na warunki konkretnej lokalizacji wytyczne środowiskowe stworzone na strategicznym poziomie.
Ze względu na punktowe zapotrzebowanie na działania projektowe tego typu doradcy najlepiej odnajdą się dostarczając swoich usług jako firma zewnętrzna, choć muszę przyznać, że coraz częściej spotykam projektantów środowiska pracy zagnieżdżonych w Organizacjach, których skala działania jest na tyle duża że zapewnia im ciągłość zajęcia. Od projektowania środowiska wielu zaczyna swoją workplejsową karierę. Projektowanie środowiska pracy jest z reguły pierwszym punktem wejścia do zawodów środowiskowych, a najlepsi specjaliści w tym obszarze mają wykształcenie architektoniczne, urbanistyczne bądź geodezyjne. Ja również moją karierę w zawodzie zaczynałam od projektowania środowisk pracy i nadal z przyjemnością to robię, choć nie jest to już główny obszar mojej środowiskowej aktywności.
Zarządzanie Zmianą (stylu pracy)
Konsultant zarządzający zmianą stylu pracy zajmuje się implementacją nowego wzorcza zachowań w zespole, który jest podmiotem zmiany środowiska pracy. Zarzadzanie zmianą obejmuje szereg obszarów - od aspektów czysto behawioralnych, związanym z wdrożeniem nowych nawyków na przykład wynikających z wdrożenia kultury współdzielenia biurek, do znacznie głębszych (i trudniejszych do wdrożenia) zmian kulturowych, często związanych z nowym modelem pracy lub etykietą zachowań. Tego typu doradztwo wyrasta z „miękkiego konsultingu”. Najlepsi Zarządzający Zmianą specjaliści, jakich spotkałam na mojej zawodowej drodze, byli trenerami biznesu i coachami.
Nie jest dla mnie oczywiste, czy lepszym specjalistą będzie zewnętrzny doradca czy raczej osoba wewnętrznie zarządzająca organizacyjnymi innowacjami. Przy czym istotna jest nie tylko skala Organizacji i doświadczenie takiego doradcy, ale też często zupełnie inne spojrzenie na wyzwania oraz moc sprawcza którą dają (w odwrotnych proporcjach) zagnieżdżenie w Organizacji bądź działanie spoza jej struktur.
Osobiście zawsze miałam dość mieszane uczucia co do Zarządzania Zmianą w procesie środowiskowym, bo wychodzę z założenia że dobrze zaprojektowane koncepty nie wymagają zasadniczej zmiany stylu pracy. Wręcz przeciwnie, umożliwiają one realizację stylów pracy najlepiej odpowiadających danym Użytkownikom, a więc zapotrzebowanie na świadome zarządzanie tym procesem jest znikome i ogranicza się jedynie do wsparcia. Życie pokazuje jednak, że wiele ze środowiskowych implementacji wiąże się z radykalnymi i niekoniecznie wyczekiwanymi przez Użytkowników nowymi zasadami pracy co powoduje, że Zarządzenie Zmianą Stylu Pracy jest często niestety niezbędnym procesem wspierającym wdrożenie nowego podejścia.
Zarządzanie Doświadczeniem Pracy (ang. Workplace Experience Management)
Zarządzanie kompleksowym doświadczeniem środowiska pracy to najnowsza specjalizacja wyrastająca z nowego, dużo szerszego rozumienia środowiska pracy. Zakres obowiązków dla tego nowego zawodu w swoim czerwcowym poście definiuje PIŚP. Osoby zatrudnione na stanowisku Workplace Experience Specialist zajmą się codziennym, operacyjnym monitorowaniem i kształtowaniem całościowo rozumianego doświadczenia pracy, w tym analizowaniem nowych potrzeb i praktyk związanych z wprowadzeniem pracy w modelu hybrydowym; projektowaniem działań i rozwiązań wspierających zespoły rozproszone; nadzorem nad systemami zarządzania biurem jak również budowaniem relacji z liderami, tak by lepiej zrozumieć potrzeby zespołów i zaproponować odpowiednie rozwiązania wspierające budowanie społeczności w organizacji i well-being pracowników. Dodatkowo będą też współtworzyć narzędzia IT wspierające organizowanie pracy w ekosystemie różnych przestrzeni oraz w dalszym ciągu zapewniać usługi i procedury niezbędne dla zachowania bezpieczeństwa sanitarnego.
Nowy środowiskowy zawód wyrasta więc w prostej linii z ugruntowanej specjalizacji Menadżera Biura, ale też wchodzi w mocno egzotyczne, dla tych technokratycznie nastawionych specjalistów, obszary miękkiego wsparcia i zarządzania, sytuując go bliżej takich mniej typowych workplejsowych specjalizacji jak Menadżer Wspólnoty Coworkingowej czy Happiness/ Wellness Manager. Stanowisko Workplace Experience Specialist łączyć będzie role między innymi office managera, Facility Managera, HR partnera.
Strategia Środowiskowa (ang. Workplace Strategy)
Ukoronowaniem środowiskowych specjalizacji jest obszar strategii przez duże „S”. Jest na nią popyt, bo wśród dużych Organizacji o rozbudowanym portfolio różnorodnych lokalizacji rośnie potrzeba na doradztwo środowiskowe na konstytutywnym poziomie. Motorem do strategicznego podejścia do środowiska pracy jest rosnąca złożoność wewnętrznych struktur i procesów w połączeniu z potrzebą ujednolicenia podstawowych, operacyjnych zasad funkcjonowania. Żyjemy w świecie w którym największe firmy, dysponujące środkami większymi niż państwa narodowe, chcą i budują swoje niezależne struktury organizacyjne którymi chcą w możliwie spójny i efektywny sposób zarządzać. W takim ujęciu Strateg Środowiskowy staje się kluczowym decydentem w procesie definiowania i tworzenia „korporacyjnego DNA”, czyli możliwie spójnej (choć niekoniecznie jednolitej) kultury, która umożliwi Użytkownikom jednoznaczną identyfikację z Organizacją, i to niezależnie od ich funkcji, pozycji w strukturze czy lokalizacji ich jednostki.
Budowanie wspólnego organizacyjnego kodu kulturowego stało się palącym problemem dla tych wszystkich korporacji, które wcześniej swoje wyróżniki budowały przede wszystkim w oparciu o biuro. Przejście na pracę zdalną i transformacja technologiczna, bez możliwości podtrzymania dawnej biurowej rutyny jako wspólnego kulturowego mianownika, zmusza bardzo wiele firm do świadomej i kompleksowej rewizji norm zachowań. To jednak proces złożony, który wymaga doradcy i menadżera. W roli przewodnika dla Organizacji zainteresowanych świadomym budowaniem kultury pracy odnajduje się Strateg Środowiska Pracy, czyli specjalista doradzający Organizacjom na najwyższym strategicznym poziomie. Strateg Środowiska Pracy powinien swobodnie poruszać się pomiędzy technologią, kulturą pracy i dedykowaną jej przestrzenią, skupiając się przede wszystkim na zjawiskach, jakie pojawiają się na ich styku. Doradztwem na strategicznym poziomie zajmują się doświadczeni Stratedzy Środowiskowi posiadający umiejętność prowadzenia złożonych i wielowektorowych projektów w wielu lokalizacjach równocześnie.
Nie zawsze jest oczywistym, kiedy lepszym Strategiem Środowiskowym okaże się taki jak ja zewnętrzny konsultant a kiedy będzie nim wewnętrzny doradca blisko współpracujący z Zarządem i decydentami w Organizacji. Historycznie realizowane jako zewnętrzna usługa, obecnie strategiczny konsulting środowiskowy staje się wewnętrzną rolą na którą, idąc za przykładem wielkich międzynarodowych korporacji wyznaczających trendy środowiskowe, decyduje się coraz więcej Organizacji. Wydaje się, że tak jak korzyścią dla dużych firm będzie posiadanie takich umiejętności w zespole PMO (Project Management Office) tak mniejsze korporacje i średnie firmy, które potrzebują skoordynować strategie środowiskową dla portfolio swoich lokalizacji, bardziej skorzystają na usługach zewnętrznego doradcy, który może im dostarczyć cennego dla nich benczmarku rynkowego.
