Wellness: spotkania bez telefonów

Na jednym z moich niedawnych spotkań biznesowych Dyrektor Zarządzający dużej spółki cichym i spokojnym głosem poprosił wszystkich gości o wyłączenie i schowanie telefonów. Wprawieni członkowie jego zespołu już wcześniej zostawili swoje urządzenia mobilne za drzwiami. Bardzo spodobał mi się ten zwyczaj i gorąco wspieram wkraczającą szybkim krokiem do biur nową etykietę uważności i szanowania rozmówców.

Jeszcze niedawno w kontekście biznesowym telefon w ręku lub na stole był symbolem władzy i synonimem pozycji zawodowej. W powszechnym odbiorze czym więcej razy podczas spotkania ktoś musiał go odebrać, bądź dostał sygnał otrzymania nowego maila, tym ważniejszy taki specjalista lub menadżer się wydawał. Niestety, upowszechnienie się telefonów doprowadziło do wielu złych praktyk, których większość z nas nie znosi u innych, ale też często samemu je popełnia, a z którymi dopiero teraz uczymy się walczyć.

Dobrze pamiętam, jak kilkanaście lat temu będąc młodą konsultantką wysłuchiwałam narzekań jednej pani dyrektor, która po powrocie z dwutygodniowego urlopu miała w swej skrzynce mailowej prawie dwieście nieodebranych wiadomości. Wtedy ta liczba wydawała mi się olbrzymią, a dziś sama miewam dni, gdy podczas ośmiogodzinnej pracy dobijam do podobnego wyniku. Żyjemy w powodzi informacji i czas zacząć budować skutecznie powstrzymujące ją tamy.

Świat wirtualny zamiast rozmowy

Po pierwsze, jak to ujął Simon Sinek w swoim niezwykle błyskotliwym komentarzu*, który momentalnie podbił sieć w końcówce zeszłego roku, telefony komórkowe zabiły biurowego ‘small talka’, bo zawsze, a już szczególnie w sytuacjach stresowych lub potencjalnie konfrontacyjnych, można się schować za jego ekranem i udawać zajętość.

Po drugie, mobile biuro w telefonie zabrane na spotkania większych zespołów zaczęło wypaczać istotę tych spotkań: zamiast słuchać wywodów innych osób, niezainteresowani szybko przerzucali się na serfowanie bądź mailowanie, a dopóki robili to po cichu, dopóki nie zabraniały tego zebraniowe konwenanse. W efekcie znaczna część osób uczestniczących w spotkaniu była obecna tylko ciałem - duchem i myślami błądząc gdzie indziej. Jak duży negatywny wpływ takie zachowanie może mieć na produktywność możemy się tylko domyślać.

Przez chwilę my, Stratedzy Środowiskowi, żyliśmy w przeświadczeniu, że uda nam się rozwiązaniami przestrzennymi wyplewić kulturę nadużywania telefonów. Kilka lat temu modne były ‘sale bez prądu’ i celowo wprowadzane były do przestrzeni spotkań stoły bez mediaportów, co miało uniemożliwić pracę na urządzeniach zdalnych podczas zebrań. Działania te okazały się płonne, gdy do użytku weszły nowe modele gadżetów ze znacznie lepszymi bateriami.

Kochani, wyłączcie telefony!

Tymi słowami zwracał się często do zespołu swoich dyrektorów MD w firmie, w której kiedyś pracowałam. Wielokrotnie podczas jednego spotkania prosił o odłożenie aparatów, by liderzy linii biznesowych możliwie efektywnie i szybko przeprowadzili konstruktywną rozmowę. Niestety, nie do wszystkich ta prośba docierała, a niektórzy recydywiści niemalże zawsze i żałośnie usprawiedliwiali się oczekiwaniem na bardzo ważny telefon.

Mam nadzieję, że to się właśnie zmienia, a używanie (czy choćby trzymanie przed sobą na stole) telefonu podczas spotkań już niedługo będzie tak samo karygodne, jak publiczne dłubanie w nosie. Przykład powinien iść z góry więc idealnie, aby jak najszybciej nowy wzorzec zachowania zinternalizowała kadra zarządzająca i menadżerska Organizacji. Prawdziwe podejście dobrostanowe zaczyna się tam, gdzie zaczynamy w pełni dostrzegać drugiego człowieka, bez tej technologicznej zbroi.

*Dodałam link z polskimi podpisami. Całość jest niezwykle wartościowa, a o telefonach na spotkaniach Simon mówi od ok. 13 do 15 minuty.