Zarządzanie Zmianą: Etykieta Pracy Zdalnej
Menadżerowie, którzy kierują zespołami przechodzącymi na styl Pracy Opartej na Aktywności (ang. Activity Based Workstyle lub ABW), stają przed sporym wyzwaniem. Głęboka zmiana zachowań jaka następuje u Użytkowników po udostępnieniu im mobilności to dla wielu z nich problem, którego nie są w stanie opanować. Szczególnie trudne w praktyce okazuje się wprowadzenie systemowych, a nie benefitowych rozwiązań dotyczących pracy zdalnej.
Bez samowolki
Brak poczucia kontroli, jakiego doświadczają liderzy po wprowadzeniu mobilności, potrafi skończyć się źle: jednych ogarnia pokusa zamordyzmu i zużywają energię na (zwykle nieudane) próby ograniczenia pracowniczego przywileju, jakim jest mobilność. Inni zupełnie odpuszczają, wychodząc z założenia, że częścią nowego modelu jest całkowite przejęcie odpowiedzialności za swoją pracę przez pracownika. Co do zasady ci drudzy mają rację: mobilność zakłada odpowiedzialność i samo decyzyjność Użytkowników, którzy z niej korzystają. Jednak rzeczywistość jest inna. Wielu „obdarowanym mobilnością” Użytkownikom w praktyce trudno jest z dnia na dzień radykalnie zmienić podejście do zadań służbowych.
Wprowadzając nowe mobilne style pracy w zespołach moich Klientów doradzam im implementowanie mobilności w kilku prostych krokach, poczynając od wprowadzenia nowej etykiety, stanowiącej uzupełnienie Złotych Zasad. Sam temat Złotych Zasad w biurze poruszałam już wcześniej, mając wtedy przede wszystkim na uwadze zbiór reguł obowiązujących w przestrzeni biura. Złote Zasady pozostają zwykle skupione na jednym z dwóch rodzajów mobilności - wewnętrznej, czyli mobilności biurze. Natomiast obecnie dla wielu Organizacji gorącym tematem jest wewnętrzfirmowe skodyfikowanie zasad pracy zdalnej, rozumianej jako rozwiązanie systemowe. Dlatego obecnie proponuję moim Klientom rozszerzać biurowe Złote Zasady o Etykietę Pracy Zdalnej.
Etykieta Pracy Zdalnej
Jeszcze przed wprowadzeniem mobilności zespół liderów biznesowych Organizacji powinien ustaliłć wspólnie "parametry brzegowe" lub określić bazowe minimum mobilności zewnętrznej obowiązujące wszystkich pracowników. Takie zasady najczęściej określają czas, jaki należy spędzać w biurze, oraz warunki, jakie trzeba najpierw spełnić, aby moc korzystać z przywilejów mobilności.
Podstawowe, ogólnofirmowe zasady dotyczące mobilności warto spisać w formie “Etykiety pracy zdalnej” i dołączyć je do zbioru biurowych reguł, aby uniknąć napięć w zderzeniu sposobów pracy pomiędzy zespołami. Na podstawie ogólnofirmowej Etykiety Pracy Zdalnej poszczególne zespoły będą mogły opracowywać swoje szczegółowe ustalenia dotyczące pracy zdalnej w danej grupie użytkowników – uzupełniając je o zapisy odzwierciedlające ich własne potrzeby związane z ciągłością procesów i komunikacją dotyczącą raportowania ich fizycznej obecności.
Spisywać czy nie spisywać?
Na pytanie Klientów – spisywać czy nie spisywać? odpowiadam: zasady spisywać. Nie jesteśmy Anglosasami, dla których umowa ustna ma taką samą wartość jak pisemna, a kulturowe osadzenie w germańskim i frankofońskim podejściu do prawa powoduje, że u nas liczy się przede wszystkim słowo pisane. Dlatego biurowa etykieta (niezależnie czy dotycząca zasad funkcjonowania w biurze, czy zasad pracy zdalnej), aby nabrać gatunkowego ciężaru, musi zostać spisana i opublikowana – tylko wtedy można mieć pewność, że będzie ona egzekwowana. Przy czym nie chodzi tu o wielostronicowy regulamin, tylko kilka krótkich i spójnych zasad. Bo wszystkie zestawy biurowych reguł powinny współdzielić trzy chrakterystyki: być czytelne, krótkie i uniwersalne.
