Zarządzanie Zmianą: Grywalizacje, Zachętki i Gratyfikacje

Jestem zadeklarowaną zwolenniczką wprowadzania rozwiązań intuicyjnych, w miejsce biurowych rozporządzeń, w procesach zmian. Po trzech kolejnych wpisach dotyczących założeń oraz zastosowania Złotych Zasad, a następnie przedstawienia powodów do zastąpienia twardego podejścia miękkim, dzisiaj zaczynam opowiadać o narzędziach do miękkiego Zarządzania Zmianą, przede wszystkim w ich przestrzennej odsłonie, bo jako Strategowi Środowiskowemu z architektoniczno-urbanistycznym wykształceniem, takie podejście jest mi najbliższe. Nie tylko w teorii - również w praktyce. W jednym z moich obecnie rozwijanych projektów środowiskowych, wraz z Klientem wspólnie opracowujemy system zachętek i gratyfikacji dla konkretnej grupy Użytkowników, w celu wywołania u nich oczekiwanego przez nas zestawu zachowań.

Duży zespół może działać w oparciu o niepisany kodeks zachowań, ale to wymaga menadżerskiej finezji godnej prawdziwych liderów, którzy zamiast podejścia "dziel i rządź" stosują miękkie narzędzia zarządzania, a pośród nich gamifikacje, zachętki i gratyfikacje. W miejsce kodów i zasad warto wprowadzić elementy pozytywnie motywujące, na które szczególnie pozytywnie odpowiadają młodsze pokolenia Użytkowników.

Powoli bo powoli, ale to podejście wyraźnie przebija się do świadomości decydentów, co odkrywam na codzień podczas wizyt w biurach Klientów. Zawsze wchodząc do "miejsca zamieszkania" nowej Organizacji z uwagą odnotowuję objawy oraz charakter charakter gamifikacji i gratyfikacji, bo zarówno system jak i sposób nagradzania bardzo wiele mówią mi o danym zespole - na przykład o jego celach (nie tylko biznesowych), sposobie komunikacji, poziomie inkluzywności i rywalizacji. Co nie znaczy że nie da się pracować bez nieformalnych zachętek i motywatorów. Oczywiście że da się, tylko że może to być trochę za bardzo i na poważnie.

Zachętki w odsłonie przestrzennej

Zachętki i motywatory to podstawowe narzędzia miękkiej zmiany. Do zachętek przestrzennych zaliczam te wszystkie działania, które ułatwiają Użytkownikowi realizować pożądane przez nas zachowanie. Bardzo dobrze, jeśli zachęcimy Użytkowników do wytworzenia nowego bądź zmiany starego nawyku w sposób możliwie najbardziej intuicyjny. Idealnie, jeśli uda się wykorzystać już istniejące przyzwyczajenia do uzyskania nowej jakości - chociażby poprzez sprytne podstawienie wygodnego mebla lub innej funkcjonalności. Na przykład - jeśli chcemy aby nasi Użytkownicy zmieniali obuwie w ściśle określonych miejscach zamiast pod biurkami (jestem zdania, że ze względów higienicznych w Polskim klimacie bez takiej zmiany nie da się wytrzymać w sezonie zimowym), to należy w tym celu stworzyć Użytkownikom odpowiednio wygodne, wyposażone w niskie meble do siedzenia i dobrze wentylowane przebieralnie. Jeśli zależy nam na zbudowaniu kultury zdrowia i fitness, to powinniśmy zadbać o przebieralnie oraz prysznice dla osób decydujących się uprawiać aktywność fizyczną w drodze do lub po pracy. Gdy chcemy zbudować w zespole etos Zero Waste, to musimy pamiętać o segregacji (która niestety zajmuje sporo przestrzeni) oraz miejscach na składowanie przedmiotów do ponownego użytku bądź recyclingu.

Grywalizacje w biurze

Natomiast jeśli chcemy zmotywować pracowników do chodzenia po schodach zamiast używania windy - warto unaocznić im wymierne z tego korzyści, na przykład w postaci spalanych wraz z każdym przebytym stopniem kalorii. Takie zachętki bardzo łatwo można przekształcić w nieformalne, pozytywne grywalizacje. W gamifikacjach istotne jest jednak, by nie przesadzić tak aby z narzędzia zabawy nie stały się one kolejnym przymusem. Podstawą podejścia jest dobrowolność udziału Uczestników. Dlatego każda z proponowanych środowiskowych gier powinna zawierać conajmniej opcję wyjścia / wyłączenia się, a najlepiej by równocześnie umożliwiała różne stopnie zaangażowania. W podanym przykładzie wykorzystania wewnętrznych schodów do grywalizacji najbardzej zaangażowani mogą tworzyć “rankingi spalonych kalorii”, inni mogą chcieć tylko dla siebie liczyć stopnie bądź kilodżule energii, a pozostali z łatwością to wyzwanie zignorować.

A tak na marginesie - gamifikacja wchodzenia to nie wynalazek naszych czasów, tylko technika dobrze opanowana już przed tysiącami lat, o czym świadczą liczne przykłady starożytnej architektury.

Gratyfikacje

Elementy gratyfikujące, czyli nagradzające najlepszych Uczestników, stanowią część dobrej kultury organizacyjnej. I nie mam tutaj na myśli recepcyjnej “wystawki”, gdzie montowane są regały uginające się pod ciężarem nagród branżowych, których celem jest epatowanie Klienta, a które mają mały wpływ na codzienne działanie zespołu. Znacznie lepszym narzędziem są “ściany chwały” i różnego rodzaju trofea (przejściowe lub stałe) wprowadzane do zapleczowej części biura. Mogą to być rankingi najlepszych sprzedawców, wycinki prasowe z wywiadami konsultantów, lub inne korporacyjne konkursy i zawody. Katalog możliwych gratyfikacji jest długi i otwarty.

Coraz częściej zdarza się, że Użytkownicy sami tworzą zupełne nieformalne systemy gier i rywalizacji. Nie raz widziałam w Organizacjach organizowane oddolnie skomplikowane systemy pucharowe biurowych turniejów - piłkarzyków, dartów, gier planszowych czy nieanalogowych. W takich działaniach nie potrzeba odgórnie namaszczonego koordynatora. Bo Organizacje nie mają monopolu na nagradzanie, a samoorganizacja zespołów to dzisiaj jedna z najbardziej poszukiwanych wartości.