Zarządzanie Zmianą: Złote Zasady

Stratedzy Środowiskowi powołują się na Złote Zasady (czy też Reguły Postępowania, Wytyczne Działania, Główne Kroki - jak zwał, tak zwał) jako na jedno z głównych narzędzi w procesie Zarządzania Zmianą powiązaną ze zmianą stylu pracy. “Złote Zasady” to zestaw wskazówek i instrukcji, jakie zwyczajowo na wejściu do nowego biura otrzymują Użytkownicy, od których oczekuje się zmiany starych lub zbudowania zupełnie nowych nawyków i zachowań. To dobre narzędzie, które posiada jednak szereg ograniczeń o których trzeba pamiętać.

Świetnie pamiętam pierwsze Złote Zasady napisane przez prowadzoną przeze mnie grupę roboczą. Brzmiały ciężko i nieznośnie jak starotestamentowe dziesięć przykazań : “Pamiętaj byś….”, “Nigdy nie …”, “Zawsze rób….”. “Jeszcze mi wstyd, gdy pomyślę o tych pierwszych moich wypocinach. Najlepiej by było raz na zawsze o nich zapomnieć, ale nie mogę. Organizacja, dla której te Złote Zasady stworzyłam, do dzisiaj wkłada ich wydruk do wszystkich “Paczek na Powitanie” dla nowych pracowników, traktując je jako oświecone narzędzie menadżerskie.

Kiedy przydają się Złote Zasady?

Kodyfikowanie zachowań może być bardzo pomocne w wielu nowych dla danych Użytkowników sytuacjach. Na przykład gdy do biura wprowadzamy nowe typologie, jak chociażby budki telefoniczne, i trzeba ustalić zasady (pierwszeństwa, czasu, sposobu) ich użytkowania. Takie podejście pozwala uniknąć wielu potencjalnych konfliktów szczególnie w pierwszych chwilach zadomawiania nowej przestrzeni. Na przykład może okazać się konieczne nadanie pierwszeństwa do korzystania z pokoi pracy cichej jakiejś grupie menadżerów, którzy ze względu na poufność prowadzonych przez siebie procesów (jak chociażby rekrutacji) muszą korzystać z nich dłużej od innych.

Warto też dokładnie wiedzieć, na co umawiamy się w “strefach pokazowych” (czy “klienckich”) naszego biura, bo choć dają one bardzo duży potencjał chociażby sprzedażowy, to jednocześnie stwarzają szereg wyzwań związanych z tajemnicą informacji biznesowej. Doradzam jednak, aby bardzo krytycznie podchodzić do takich kodeksów oraz nie traktować ich jak wyrytych w kamieniu i danych raz na zawsze, tylko z czasem twórczo je modyfikować w zależności od potrzeb.

Wierzchołek góry lodowej

Nakazowe i kodeksowe podejście może być przydatne, ale w praktyce pozwala ono zmierzyć się jedynie z najbardziej powierzchownymi, łatwo uzewnętrzniającymi się zachowaniami. Natomiast słabo wpływa ono na całościowe, głębokie postawy w zespole. I niestety - zwykle taki powierzchownie wyhodowany nawyk znika tak szybko, jak szybko znika za zakrętem egzekwujący go menadżer. Bo Złote Zasady pozwalają na szybkie wdrożenie nowych zachowań, ale nie wytwarzają nowych nawyków i same w sobie są narzędziem niewystarczającym, choć często koniecznym szczególnie na początku implementacji zmiany. Jednak kiedy cały proces Zarządzania Zmianą sprowadzimy jedynie do kodyfikacji, to otrzymamy tylko polukrowany erzac zamiast prawdziwej zmiany organizacyjnej, na jaką daje szansę przeprowadzka do nowego biura.