Czas 4.0 - jak zarządzać, żeby osiągnąć to co się chce osiągnąć?

Czy wiesz, że według badań ponad połowa przedsiębiorców i liderów ma problemy z ustaleniem i potem realizacją celów strategicznych?

Realizując swoje cele potrzebujesz czasu. Każdy z nas ma go tyle samo każdego dnia. Jednak każdy spędza go inaczej.

Z drugiej strony efektywne zarządzanie priorytetami strategicznymi pozwala na ich realizację szybciej o ok 40%.

Innymi słowy to jak produktywny jesteś determinuje to, jak szybko osiągniesz cel.

Dlatego bycie produktywnym jest kluczowe w realizacji celu.

Dla wielu wątek oczywisty. Można by rzec trywialny. Na temat tego obszaru napisano tysiące książek i przeprowadzono miliony szkoleń. Do tego stopnia, że prawdziwemu liderowi już nie przystoi zajmować się zarządzaniem czasem.

Czyżby?

Dlaczego wobec tego ponad połowa liderów ma dalej problem z realizacją swoich celów?

Przyjrzyjmy się bliżej zagadnieniu:

Niektórzy zarządzają czasem robiąc listę rzeczy do zrobienia w ciągu dnia - nazwijmy to zarządzaniem czasem 1.0 - często korzystając tu z tzw. żółtych karteczek. Zaawansowani robią listę w aplikacji lub przypinają karteczki na pulpicie komputera.

Inni zaczynają tę listę sortować od najważniejszych do najmniej ważnych rzeczy - nazwijmy ten proces zarządzaniem czasem 2.0

Jeszcze inni stosują dwuwymiarową siatkę rzeczy ważnych i pilnych - nazwijmy ten proces zarządzaniem 3.0 czyli:

• Jeśli coś jest ważne i pilne wówczas jest to gaszenie pożaru.
• Jeśli jest to coś ważnego, ale niepilnego wówczas nazywa się działaniem zapobiegawczym (prewencyjnym) lub nawet strategicznym.
• Jeśli coś jest ważne, ale nie jest pilne wówczas jest „przeszkadzaczem” (np. odbieranie tel. kiedy aktualnie pracuje się nad czymś ważnym, czytanie emaila który właśnie przyszedł, generalnie robienie kilku rzeczy na raz).
• Jeśli coś jest ani ważne ani pilne wówczas jest to po prostu działanie bezproduktywne.

Czy wiesz, że według badań, żeby wejść w stan flow, czyli pełnej produktywności potrzeba ok 10 min skupienia swojej uwagi tylko na jednej rzeczy (niektórzy nazywają to wyłączeniem się, inni w tym celu zamykają się w pokoju, a inni zakładają słuchawki na uszy).

Jeśli w międzyczasie zrobisz coś z listy „przeszkadzaczy” wówczas na wejście ponownie w stan flow potrzebujesz dodatkowo 30% więcej czasu niż poprzednio. Dodatkowo poziom stresu wzrasta aż o 70% przy kolejnej próbie!! Spróbuj wówczas wejść w stan flow...

No dobrze. Ale skąd będziesz wiedzieć czy coś jest ważne i czy jest pilne. A jakie działanie takie nie jest.

Tu wkraczamy z zarządzanie czasem 4.0. Mówimy tu o zarządzaniem Twojej relacji z czasem.

Dlatego zanim zabierzesz się za rzeczy ważne i pilne, najpierw określ:

1. Po co robisz to co robisz lub chcesz robić.

2. Dlaczego to co robisz jest dla Ciebie ważne oraz,

3. Z kim będziesz to robić

Dopiero jak będziesz to wiedział wówczas możesz przystąpić do określania tego co jest pilne i ważne DLA CIEBIE.

W zarządzaniu czasem 4.0 istotne są dodatkowo dwie rzeczy:

1. Jak często mówisz „NIE” sobie i innym (asertywność),

2. Z kim realizujesz cele (delegowanie)

Asertywność

W zarządzaniu 4.0 trzeba nauczyć się mówić "nie" sobie i innym. Tak, żeby jak najrzadziej gasić pożary, a jak najwięcej działać prewencyjnie.

Kiedy asertywność jest skuteczna?

Kiedy to co robisz jest w zgodzie z Tobą samym, czyli w zgodzie z Twoimi wartościami. Wówczas mówiąc "nie" sobie i innym czujesz się ok.

Sprawdźmy:

Ile razy ktoś wchodził do Twojego biura pytając o zdanie, radę lub prosząc o podpisanie dokumentów?

Ile razy odbierałeś telefon robiąc coś ważnego?

Ile razy skupiając się na czymś ważnym klikałeś "wyświetl email" kiedy pojawiło się powiadomienie na ekranie Twojego komuptera?

Ile razy odmówiłes spotkania, telekoneferncji jesli nie dostałes agendy i celu spotkania?

Jeśli większość razy, wówczas należy zwrócić uwagę na ten aspekt koniecznie.

Delegowanie

A właściwie zmniejszenie poczucia kontroli. Najczęstszym powodem, dla którego ludzie nie delegują jest strach przed oddaniem odpowiedzialności, zasług i wiedzy innym osobom.

Czy wiesz, że Instytut Gallupa przebadał 143 CEO w tym także tych z listy Fortune 500 w kwestii ich umiejętności delegowania?

Co się okazało?

Ci, którzy byli mistrzami w delegowaniu obowiązków osiągali wzrosty przychodów o ponad 112 punktów procentowych większe niż reszta?

Dlatego zanim ustalisz priorytety na jutro, zastanów się czy to co planujesz jest w zgodzie z Tobą oraz czy przybliża Cię do Twojego celu. Zastanów się następnie z kim te cele osiągniesz. Dopiero wówczas określ co jest ważne i pilne dla Ciebie.

Powodzenia!

Krzysztof Herdzik

Mentor i Profesjonalny Coach Biznesu