Co warto mierzyć by sprawdzić czy firma traci na podatkach?

Dobrze zaprojektowany i wdrożony system zarządzania procesami podatkowymi jest jak tarcza mająca za zadanie chronić firmę przed problemami i stratami na podatkach. Ilość i poziom rozbudowania procesów podatkowych uzależnione są od indywidualnej sytuacji każdego podmiotu gospodarczego. Dla przykładu procesy podatkowe w spółce posiadającej wewnętrzny dział księgowy będą różniły się od tych pasujących do Centrum Usług Wspólnych (SSC).

Bez względu na rozmiar i charakter prowadzonej działalności warto śledzić to, czy firma nie traci na podatkach. Chciałbym przedstawić Ci kilka w miarę uniwersalnych sposobów mierzenia strat na podatkach. Oczywiście nie jest to pełne spektrum możliwości, a jedynie przykłady, które mam nadzieję, będą stanowić inspirację do dalszej rozbudowy.

Co warto mierzyć?

Jestem zdania, że w tym konkretnym kontekście mierzymy przede wszystkim to czego występowanie, chcielibyśmy ograniczyć albo całkowicie wyeliminować.

Niekompletność zaraportowanych danych

W podatku VAT bardzo istotne znaczenie ma uzgodnienie kont księgi głównej, na których księgowany jest podatek z faktur zakupowych i sprzedażowych, do wykazanych pozycji w JPK_V7. Każda nierozliczona faktura może oznaczać, że albo zapłacono dotychczas za dużo podatku, albo na kontach jest dodatkowy podatek, który trzeba będzie zapłacić wraz z odsetkami.

Warto cyklicznie sprawdzać, czy na kontach nie znajdują się kwoty nierozliczonego podatku. Nierozliczone pozycje na kontach są sytuacją niepożądaną.

VAT doliczony do dostaw za granicę

Dostawy towarów za granicę mogą być opodatkowane stawką 0% VAT jeżeli spełnione są określone warunki, w tym warunek posiadania odpowiednich dokumentów dotyczących dostawy. Niespełnienie warunków powoduje konieczność opodatkowania dostawy tak jak krajowej. Często zdarza się, że firma pokrywa kwotę np. 23% VAT na sprzedaży z własnych środków. Nie dość, że taka sprzedaż staje się nieopłacalna to jeszcze bywa, że sprzedający dokłada do transakcji z własnych środków.

Warto wprowadzić comiesięczny raport dotyczący dostaw za granicę, do których doliczono podatek.

Trwałe NKUP w podatku dochodowym

Trwałe NKUP to takie wydatki, które nigdy nie staną się kosztami podatkowymi. Chociaż realnie pieniądze zostały wydane to nie można uwzględnić kosztu w rachunku podatkowym, przez co w podatku firma dokłada do tego jeszcze przykładowo 19% (stawka uzależniona jest od podmiotu i podatku pod jaki podlega firma). Szczegółowa informacja o wyłączonych trwałych NKUP wraz poszczególnymi ich kategoriami jest elementem porządnie sporządzonej kalkulacji podatku dochodowego (rocznej i zaliczkowej).

Choć trwałe NKUP występują w praktycznie w każdej firmie standardowo rozliczającej podatek dochodowy to warto podejmować działania minimalizujące tę kategorię. Działom finansowym firm, które obłożone są wieloma obowiązkami sprawozdawczymi często może nie starczać czasu na powtórne badanie sposobów zmniejszenia trwałych NKUP dlatego dobrym rozwiązaniem jest zlecić taką weryfikację doświadczonemu doradcy podatkowemu.

Podatek u źródła pokryty z własnej kieszeni

W niektórych sytuacjach firma kupując świadczenia od podmiotów z zagranicy jest zobowiązana do odprowadzenia podatku u źródła. W klasycznej sytuacji dostawca otrzymuje należność pomniejszoną o kwotę podatku u źródła. Podatek natomiast odprowadzany jest do urzędu skarbowego. Istnieją też możliwości, zgodnego z prawem, uniknięcia poboru podatku u źródła. W najgorszym przypadku firma wypłaca kontrahentowi należność w pełnej wysokości i reguluje kwotę podatku z własnych środków.

Kwoty zapłaconego podatku u źródła z własnych środków firma powinna ujmować w księgach w taki sposób, by można było w łatwy sposób ustalić te sytuacje.

Czy samo mierzenie wystarczy?

Oczywiście mierzenie strat na podatkach jest pierwszym krokiem. Sytuacja kiedy firma traci istotne kwoty powinna być poddana dokładnej analizie. W kolejnym kroku należy rozważyć i wprowadzić ulepszenia do procesu, a następnie badać ich wpływ na poprawę sytuacji.