Jak rozmawiać z urzędnikami o kwestiach spornych?
Zajmuję się podatkami od 14 lat i przez ten czas miałem możliwość współpracować przy postępowaniach i kontrolach z urzędnikami z różnych krajów. Mam też to szczęście, że mogę wciąż uczyć się od doradców z naszej oraz innych jurysdykcji podatkowych ich metod radzenia sobie, w kontaktach z lokalną administracją podatkową. Rzecz jasna zdarzały się sytuacje, w których miałem pogląd odmienny od administracji podatkowej na sposób opodatkowania niektórych zdarzeń.
Chcąc zebrać własne doświadczenia oraz obserwacje stworzyłem coś na zasadzie mojego zbioru dobrych praktyk. Chciałby, jednak zaznaczyć, że każdy z nas ma swój indywidualny styl przez co kopiowanie jeden do jednego nie zawsze jest korzystne. Uważam, że przedstawione przeze mnie zasady mogą stanowić dobry punkt wyjścia do dalszego dostosowania do własnych potrzeb. Jeżeli, któraś zasada rezonuje z Tobą to śmiało zaimplementuj ją u siebie i traktuj jak swoją. Jeśli, natomiast którejś zasady nie czujesz to całkowicie bez presji i z zachowaniem pełnego komfortu pozostaw ją dla kogoś innego.
Nastawienie jest kluczowe
W mojej ocenie odpowiednie nastawienie pozwala ustawić odpowiednio kontekst sytuacji. Zamiast traktować urzędnika jako przeciwnika potraktuj go jako osobę, z którą masz współpracować przy projekcie. Macie wspólny cel, którym jest określenie właściwej kwoty podatku. To co was różni to perspektywa. Urzędnik ma za zadanie działać w interesie aparatu podatkowego. Twoim celem jest zabezpieczenie Twojej sytuacji lub podatnika, którego wspierasz.
Stwórz fundament
Dostrzeż w drugiej stronie człowieka a nie tylko rolę w jakiej występuje w interakcji z Tobą. Ustal jaką jest osobą. Dołóż starań, aby nawiązać relację. Rób to jednak rozważnie z uwzględnieniem okoliczności sytuacji, w jakiej jesteście.
Słuchaj by zrozumieć
Gdy natrafisz na różnicę zdań nie kontruj z miejsca. To zamyka często drogę do dialogu. Zamiast tego ustal możliwie jak najwięcej szczegółów. Rób to dopóki nie uzyskasz poczucia pewności, że wiesz o co chodzi Twojemu rozmówcy. Miej otwartą głowę, przyjmij ostrożne założenie, że może się okazać, że nie masz racji.
Przygotuj się
Po zebraniu jak największej ilości informacji przemyśl dokładnie swoje stanowisko i to przedstawione przez urzędnika. Zestaw oba ze sobą. Pomyśl o szczegółach tego jak poprowadzisz komunikację oraz przetrenuj to kilkukrotnie, najlepiej angażując w te działania zaufanego doradcę podatkowego. Pamiętaj to jak się komunikujesz ma ogromne znaczenie.
Zasiej ziarno innej perspektywy
Jak najskuteczniej przekonać kogoś do swoich racji? Pozwolić mu dojść samemu do Twoich wniosków.
Jeśli nie wiesz jak łagodnie rozpocząć taką rozmowę to możesz wykorzystać następujący wstęp: Długo myślałem nad tym co pani/pan powiedział/a w sprawie ... . Sądzę, że rozumiem pani/pana punkt widzenia. A gdybyśmy tak wzięli pod uwagę aspekt ... . Co pani/pan o tym sądzi?
Nie udało się? Spróbuj jeszcze raz
Kiedyś w jednej z książek przeczytałem krótką historię o tym w jaki sposób fotografuje się konie. Zgodnie z tym czego się dowiedziałem to ustawienie konia do zdjęcia korygując jego pozycję jest trudne o ile w ogóle jest wykonalne. Konia należy oprowadzić by sam ustawił się do zdjęcia. Konia oprowadza się tyle razy aż ustawi się w sposób zgodny z zamysłem fotografa.
Jeśli nie uda Ci się przekonać drugiej strony za pierwszym razem to nie stawiaj wszystkiego na ostrzu noża. Bądź jak fotograf i zrób kolejną rundę za godzinę, jutro, za dwa dni.
Postaw kropkę nad "i"
Udało Ci się przekonać drugą stronę do swoich racji? To jeszcze nie koniec. Zadbaj o tę osobę, doceń jej otwartość i pochwal ją. To bardzo ważne, aby wspierać z serdecznością korzystne dla Ciebie zachowania i aby obie strony czuły się dobrze z wypracowanego rozwiązania. Takie zakończenie jednej kwestii jest dobrym wstępem do omówienia kolejnej.
