Na co zwrócić uwagę przejmując procesy podatkowe
Pracując w SSC (Centrum Usług Wspólnych) wielokrotnie stałem przed wyzwaniem przenoszenia procesów podatkowych z różnych lokalizacji geograficznych.
Ilość i różnorodność przeprowadzonych projektów umożliwiły mi wypracowanie skutecznej metody zarządzania takimi projektami. Chociaż każdy projekt ma swoją specyfikę to jest kilka obszarów, na które zawsze warto zwrócić uwagę.
Ustal kontekst
Projekty migracyjne mogą być prowadzone w różnych okolicznościach. Czasem bywa tak, że przeniesienie procesów wiąże się z uwolnieniem stanowisk pracowników dotychczas obsługujących procesy. W niektórych przypadkach sytuacja jest zupełnie inna, pracownicy odpowiedzialni za procesy, oddają aktywności, by następnie skupić się na innych zadaniach. Bardzo istotne jest, aby ustalić z jakim przypadkiem mamy do czynienia, ponieważ może to wpłynąć na przebieg projektu migracyjnego.
Określ zakres
Kluczowe jest dokładne określenie jakie konkretnie aktywności i od których podmiotów mają zostać przeniesione. Tu moim zdaniem powinna przyświecać maksyma: Im precyzyjniej tym lepiej. Skrupulatność uchroni Cię przed mnóstwem przyszłych zmartwień.
Zorganizuj zasoby
Znając już kontekst i zakres zastanów się jakie zasoby będziesz potrzebować do przejęcia i bieżącego obsługiwania procesów. Warto poświęcić czas na analizę tego obszaru, ponieważ niedoszacowanie może być powodem przyszłej rotacji pracowników a przeszacowanie może budzić wątpliwości co do Twoich umiejętności na wyższym poziomie w organizacji.
Bądź najbliżej jak to możliwe
Migrując procesy bądź jak najbliżej. Obserwuj i ucz się. Twoje zrozumienie i umiejętność odtworzenia procesów jest gwarancją bezpieczeństwa organizacji. Postaw na szczegółowe instrukcje opisujące krok po kroku wykonywane czynności w ramach procesu. Któregoś dnia podziękujesz sobie za nie. Jesteśmy tylko ludźmi i mamy to do siebie, że zapominamy niektóre informacje.
Nie przestawaj ulepszać
Procesy mają to do siebie, że lubią być ulepszane. Polecam Ci zadawanie sobie pytań typu: co mogę robić by pracować mądrzej? Nie obawiaj się eksperymentować. Rób założenia i konfrontuj je z rzeczywistością. Sprawdź ile to daje frajdy!
