Jak przełożyć ocenę pracownika na wydajność firmy?
Ocena pracownika to niezwykle ważny element zarządzania nowoczesnym przedsiębiorstwem. Ma jednak prawdziwy sens tylko wtedy, gdy przeprowadzana jest regularnie i przy pomocy miarodajnych wskaźników. Dlaczego? Ponieważ nastawienie, motywacja oraz jakość wykonywanych przez pracownika czynności i zadań często zmienia się w czasie. A to oznacza, że rezultaty pracy w następujących po sobie tygodniach, a nawet dniach mogą się całkowicie różnić. Trudno więc o sprawiedliwą i zgodną z rzeczywistością ocenę, jeśli dokonuje się jej raz na kwartał czy półrocze.
Dużo bardziej miarodajne jest obserwowanie i ocenianie pracy na bieżąco. To pozwala zareagować na ewentualny problem natychmiast, gdy się on pojawi. A skąd możemy wiedzieć, że coś jest nie tak? Analizując dane dotyczące pracy.
Od danych, przez ocenę, do lepszej skuteczności
Kiedy zastanawialiśmy nad tym, jak usprawnić działanie przedsiębiorstw, doszliśmy do wniosku, że kluczowa jest codzienna ocena pracowników. Także dlatego, że pozwala ona na jednoczesne ocenianie zarządzania firmą oraz procesów, które w organizacji funkcjonują. Żaden pracownik nie jest samotną wyspą – jeśli nie realizuje zadań w sposób, który nas satysfakcjonuje, jego postawa wynika z działań innych członków zespołu i na te działania wpływa. Nie zauważając tego od samego początku, pozwalamy problemom narastać. Po sześciu miesiącach czy roku naprawienie sytuacji i wprowadzenie odpowiednich zmian będzie dużo bardziej czaso- i kosztochłonne.
To dlatego w systemie TIMATE (który gromadzi i analizuje dane dotyczące pracy) wprowadziliśmy możliwość oceniania pod koniec każdego dnia pracy różnych obszarów działań pracownika. Ocena jest wystawiana automatycznie przez system na podstawie danych na temat pracy gromadzonych przez system. Pracownik otrzymuje czytelne ikonki, które pokazują, czy w odpowiedni sposób wywiązał się ze swoich obowiązków. Smutna, neutralna lub uśmiechnięta buźka wyświetla się na jego indywidualnej karcie – identyfikatorze.
Jasna i natychmiastowa informacja zwrotna sprawia, że tak zatrudniony, jak i jego przełożony wiedzą od razu, czy wdrożony sposób pracy jest efektywny. W razie jakichkolwiek problemów mogą działać od razu, identyfikując i naprawiając obszary sprawiające trudności.
Sześć kroków do oceny doskonałej
Nasz system ocenia pracowników w sześciu obszarach.
1. Pierwszym jest czas pracy, w którym karta mierzy np. punktualność czy liczbę zrobionych w ciągu dnia przerw lub nadgodzin.
2. Drugim jest odpowiednie wykorzystanie czasu pracy. W tym przypadku system sprawdza, czy pracownik faktycznie wykonywał czynności, które zostały mu zlecone (czy odpowiednią liczbę godzin spędził w ruchu, np. w hali produkcyjnej, czy w biurze przy komputerze).
3. Trzecim obszarem jest bezpieczeństwo. Tutaj system rejestruje np. to, czy pracownik założył kask w strefie, w której jest to wymagane, lub czy zachował odpowiedni dystans od innych zatrudnionych (ze względu na pandemię).
4. W czwartym obszarze karta sprawdza realizację zadań przydzielonych pracownikowi przez przełożonego.
5. W piątym – ponieważ TIMATE dzięki otwartemu API łatwo integruje się z wewnętrznymi systemami planowania harmonogramów pracy, ERP czy CRM – pracownik dostaje ocenę za wykonanie założonego planu.
6. Ostatni obszar dotyczy natomiast kierowników, którzy otrzymują ocenę pracy całego zespołu i tym samym mogą natychmiast wprowadzać pożądane zmiany.
Zarządzanie na szóstym biegu
No właśnie. Choć ocena poszczególnych pracowników jest niezwykle istotna, jeszcze istotniejsze jest wyciąganie wniosków i reagowanie. A to jest zadaniem team leadera. System TIMATE pokazuje mu z jednej strony, jak działa jego zespół, a z drugiej - jak kierownik radzi sobie z zarządzaniem podległą mu jednostką. Efekt? Każdy szef szybko dociera do źródła problemów i może od razu reagować i modyfikować zasadnicze procesy produkcyjne lub biznesowe przedsiębiorstwa. Wszystko dzięki możliwości przejrzenia na własnej karcie zbiorczych analiz z kart swoich pracowników. W razie wykrycia nieprawidłowości w działaniu zespołu (sygnalizowanych smutną buźką) może przejść do systemu i w nim sprawdzić szczegółowo, z którymi pracownikami i procesami jest największy problem, oraz oszacować np. generowane straty.
Regularna ocena oparta na miarodajnych wskaźnikach to kopalnia wiedzy, która rzeczywiście pozwala wpływać na zmianę procesów biznesowych w przedsiębiorstwie na każdym poziomie. Dodatkowo, kiedy system zostaje dostosowany do potrzeb konkretnej firmy – a w TIMATE wplatamy indywidualne zasady przedsiębiorstwa, jego mierniki, dodajemy wyznaczone przez zarządzających punkty motywacyjne, które przekładają się na bonusy i premie – staje się również potężnym i skutecznym narzędziem motywacyjnym.
Największą siłą TIMATE jest to, że pozwala zarządzać najniższym szczeblem pracowników w przedsiębiorstwie. Dlaczego? Ponieważ rozwiązuje odwieczny problem związany z właściwą diagnozą tzw. wąskich gardeł oraz z implementacją zmian w procesach zachodzących w firmie. Zejście do szeregowego pracownika pozwala budować sprawną organizację na każdym poziomie jej funkcjonowania – i co najważniejsze – z zaangażowaniem całego zespołu.
