Dwa razy pomyśl zanim wybierzesz taniego outsourcera
Od kilku tygodni jesteśmy w mediach świadkami jak to słowo outsourcing jest nadużywane i wybrzmiewa w negatywnych komentarzach, a to wszystko za sprawą oszusta (tu jest link do materiału wideo http://kielce.tvp.pl/18876148/podejrzany-outsourcing-pod-lupa-prokuratora) i … niewątpliwie niedoświadczonych przedsiębiorców skuszonych oddaniem w zarządzanie części procesów tylko i wyłącznie kierując się niskim kosztem świadczenia usług.
W tej chwili całą odpowiedzialnością obarcza się outsourcera, ale czy tak rzeczywiście jest? To prawda, że postąpił on nieetycznie, popełnił przestępstwo i zdecydowanie takie postępowanie należy potępiać i kierować do sądu. Niemniej jednak poważne błędy zostały popełnione po stronie firm, które dały się skusić na współpracę ze wspomnianym outsourcerem. Przypadek ten nie jest niestety odosobniony i bardzo wiele firm i przedsiębiorców popełnia błąd i wybiera sobie partnera biznesowego kierując się nie optymalizacją procesów, poprawą jakości czy też strategią zwiększania przychodów w długiej perspektywie czasowej, a właśnie niskim kosztem. Wielokrotnie w takich przypadkach, z uwagi na pozorną oszczędność, klient pomija proces analizy tego czy i w jakim zakresie powinien oddawać procesy w outsourcing. Wielokrotnie pomijany jest proces przetargu, konkursu ofert czy też zwykłej analizy porównawczej kilku dostawców tych samych usług. Wielokrotnie pomijany jest proces audytu procesu, który ma być poddany outsourcingowi i potem mamy sytuację, w której budzimy się z ręką w nocniku.
Niezależnie od etapów analizy potrzeb i wyboru outsourcera, pamiętać należy jeszcze o stałej współpracy i etapie kontroli lub, łagodniej to nazwijmy, zarządzania współpracą z outsourcerem. Jeśli w grę wchodzą procesy kadrowo-płacowe, nic przecież nie stoi na przeszkodzie, aby po każdym cyklu płatności podatków i składek ubezpieczeniowych outsourcer dostarczał przedsiębiorcy potwierdzenia z odpowiednich urzędów, że wpłaty zostały dokonane i potwierdzone. Co więcej można sobie zastrzec w umowie, że jeśli takie potwierdzenia nie będą przekazywane na czas to outsourcer zostanie obarczony karami za niewywiązywanie się z usług. Takie kary gwarantują choćby zapisy o SLA (Service Level Agreement).
Tak naprawdę o rzeczonym temacie można napisać książkę, a nie o to tu chodzi. W chwili obecnej, dzięki jednemu oszustowi, outsourcing pokazywany jest ze swojej ciemnej strony, a warto by pomyśleć o czym myśleli przedsiębiorcy kiedy dostali ofertę dotyczącą obniżenia płatności składek ubezpieczeniowych – czy ktokolwiek w tym kraju wierzy, że można taniej opłacać składki chorobowe, zdrowotne, rentowe, etc.? Czy poszkodowani konsultowali swoją sytuację z ZUS lub czy radzili się swoich prawników? Czy porównali te oferty z innymi firmami outsourcingowymi? Czy może jedynie kierowali się tym, że zapłacą „taniej”? Chyba znam odpowiedź. A prawda jest taka, że dobry outsourcing nie jest tani. Dobry outsourcing to taki, który poprawia jakość, dba o optymalizację procesów i przynosi oszczędności dzięki odpowiednio dobranym procedurom i wsparciu technicznemu. W wielu przypadkach pierwsze miesiące pracy z outsourcerem są droższe niż obsługa procesu wewnątrz firmy, ale dobrze przygotowany proces outsourcingowy jest korzystny zarówno na etapie analizy potrzeb, wdrożenia jak i trwałej realizacji powierzonych procesów.
Jeśli outsourcer przekonuje Was do współpracy mówiąc, że wykona dla Was pracę tanio, to omijajcie go szerokim łukiem. Tanio, zazwyczaj zresztą, nie oznacza dobrze.
