6. punktów etykiety spotkań hybrydowych

Ostatnio otrzymałem bardzo dobre pytanie od zespołu odpowiedzialnego za powrót pracowników do biura. Dotyczyło ono zasad i protokołów, które powinny obowiązywać w pracy hybrydowej teraz i w najbliższej przyszłości. Nie omieszkałem zapytać: jaki jest powód tego pytania? Odpowiedź była prosta:

Wcześniej, przed pandemią mieliśmy zasady, które głównie dotyczyły:

- jedzenia przy biurku,

- głośnych rozmów,

- porządku w swoim najbliższym otoczeniu,

- ograniczaniu żargonu biurowego,

- odpowiedniego ubioru,

- w razie choroby o pozostaniu w domu,

- itp.

Teraz czujemy, że to nie wystarczy. Widzimy, że zasady pracy hybrydowej wymagają nieco innego podejścia.

Oczywiście, nie miałem odpowiedzi tu i teraz. Nie chciałem też rzucać przykładami z kapelusza. Przygotowałem więc listę z 6. wskazówkami, na których można oprzeć swoją politykę/protokoły w organizacji.

Ponieważ coraz więcej firm zaprasza pracowników do biura, wiele z nich zapewnia również większą elastyczność w wyborze miejsca i sposoby pracy. Kiedy wszyscy są w biurze, wiele norm i wartości może pozostać niewypowiedziana, bo jest łatwa do odczytania dzięki spotkaniu twarzą w twarz. Jednak, gdy pracujemy hybrydowo, miejsce pracy wymaga wyraźnego komunikowania etykiety i protokołów zachowania. Wszystko po to, aby zwiększyć sprawiedliwość i zaangażowanie, a także stworzyć poczucie przynależności bez względu na aktualne miejsce pracy.

Oto 6. wskazówek dotyczących etykiety spotkań hybrydowych:

1. Zaproponuj transparentność kalendarzy

Opracuj taki system komunikacji, który pozwoli pracownikom szybko zorientować się kto pracuje w danym dniu zdalnie, a kto jest w biurze. To może mieć wpływ na to, kto danego dnia przyjdzie do biura, bo kiedy Twój kolega lub koleżanka jest w biurze, prawdopodobnie też będziesz chciał/a, a także może mieć wpływ na zapotrzebowanie na przestrzeń biurową i technologię.

2. Zapewnij równy start dla wszystkich

Na początku spotkania hybrydowego, przedstaw wszystkich, aby każdy w pokoju i na wideo wiedział dokładnie kto w nim uczestniczy. Rozpoczynaj każde spotkanie od „small talk”, aby budować kapitał społeczny.

3. Słuchaj i bądź słuchany

Wskaż współpracownikom, gdzie umieszczone są mikrofony w sali konferencyjnej i upewnij się, że każdy będzie słyszany oraz będzie wyraźnie słyszał innych. Zwróć szczególną uwagę na pracujących zdalnie. Poproś ludzi, aby unikali hałasu, który utrudni komunikację.

4. Patrz i bądź widoczny

Rozważ wybór jednego uczestnika zdalnego podczas każdego spotkania hybrydowego, aby nadzorował, czy wszystko jest dobrze widoczne, czy kamera powinna się poruszać, czy trzeba coś przybliżyć itp.

5. Upewni(a)j się, że cel spotkania jest znany

Zatrzymuj się i pytaj uczestników zdalnych, czy mają wszystko, co potrzeba do kontunuowania spotkania. Opracuj protokoły zaangażowania na podstawie wielkości grupy i rodzaju spotkania. Zadbaj, aby każdy miał prawo do wypowiedzi. Upewnij się, że jest ktoś, kto monitoruje czat. Zastanów się, jak zapewnisz uczestnikom zdalnym możliwość włączania się i bycie zaangażowanym.

6. Podsumuj spotkanie

Jednym z najgorszych doświadczeń dla uczestnika zdalnego jest brak rozmowy podsumowującej, która może się wydarzyć po oficjalnym zakończeniu spotkania. Pamiętaj, uczestnik zdalny będzie miał utrudniony „small talk” po spotkaniu. Unikaj tego, kończąc każdą sesję współpracy jasno określonymi i widocznymi kolejnymi krokami.