DWA na TRZY, CZTERY na JEDEN. To lider zaprasza pracownika do rozmowy na temat pracy hybrydowej.

Jedno jest pewne: praca hybrydowa, czyli połączenie pracy zdalnej i pracy z biura, pozostanie z nami na dłużej.

Znaczna część z nas będzie pracowała właśnie w takim trybie. Coraz więcej organizacji chce zapewnić pracownikowi elastyczność w wyborze miejsca pracy. Choć tryb ten nie jest czymś nowym, możemy założyć, że nie będzie dla wszystkich jednakowy. Niektóre zespoły, działy lub departamenty będą mogły korzystać z niego bardziej niż inne. Aby te możliwości były bardziej wyrównane dla wszystkich, celem nadrzędnym organizacji powinno być zapewnienie każdemu pracownikowi szans na rozmowę o pracy hybrydowej ze swoim liderem oraz zdefiniowanie planu działania, który będzie równoważył potrzeby pracownika, zespołu i organizacji.

Na początek odpowiedzmy sobie na pytanie: czy biuro powinno być naszym głównym miejscem pracy, bo stąd czerpiemy wiedzę, uczymy się od innych, wprowadzamy innowacje, budujemy kulturę itd.? Choć to mogą być tylko niektóre z elementów, które budują Waszą wspólnotę przynależności i pomagają robić znaczące postępy w firmie, to odkrycie ich pomoże jeszcze bardziej wzmocnić przekaz do liderów i pracowników. Dodatkowym elementem wzmacniającym wspólnotę przynależności i jednocześnie zaufania, jest przekazanie odpowiedzialności pracownikowi w wyborze miejsca pracy.

Dlaczego przekazanie odpowiedzialności z zachowaniem pewnych granic może być tak ważne?

Aby sam mógł wybrać i kontrolować swoją pracę jak czynił to przez ostatnie miesiące. Pamiętajmy, że to lider powinien nakreślić pewne granice odpowiedzialności oraz szerszy konspekt, aby pracownik był świadomy tego, że harmonogramy wielu osób z jego najbliższego otoczenia splatają się w różne działania jak spotkania grupowe, indywidualne, spotkania z klientami, praca zbiorowa w zespole lub praca indywidualna itd.

Każdego dnia, gdy będzie planował najbardziej dogodne miejsce, aby wykonać swoją pracę, warto zaznaczyć jak ważne jest dopasowanie do zespołu, którego jest częścią. Podkreślmy, że ma niezależność w dokonaniu właściwego wyboru, niemniej powinien mieć jednocześnie na względzie równowagę pomiędzy jego indywidualnymi potrzebami a potrzebami całej firmy.

Jeśli biuro jest Waszym głównym miejscem pracy, może to oznaczać, że większość pracy w ciągu tygodnia powinna odbywać się właśnie tam. Mimo to pozwól pracownikowi na swobodę planowania czasu pracy z innych miejsc. Jeżeli będzie miał, ważny dla niego, powód do pracy poza biurem, na przykład potrzebę skupienia się w samotności, dokończenia ważnego zadania w ciszy lub pracę nad problemem wymagającym dużej uwagi – powinien móc to zrobić. Jednocześnie należy zaznaczyć, że praca w biurze jest waszym domyślnym wyborem, a praca poza biurem pojawiać się z konkretnego i ważnego dla pracownika powodu.

Jak można uczciwie, a jednocześnie konsekwentnie wyznaczyć zasady pracy hybrydowej?

Zaprośmy pracowników do rozmowy z liderem zespołu, departamentu, na temat indywidualnego, hybrydowego planu pracy. Będzie to okazja dla każdego pracownika do ujawnienia swoich in indywidualnych potrzeb, np. opieka nad dzieckiem, potrzeby zdrowotne itp. Dla lidera z kolei jest to moment na wskazanie oczekiwań zespołowych oraz próby dostosowania ich do indywidualnego hybrydowego planu pracownika. Wszystko pod warunkiem, że jest on do przyjęcia dla danego stanowiska oraz typu pracy.

Z kolei lider powinien prowadzić rozmowy ze swoim zespołem w taki sposób, aby zidentyfikować wspólne cele. Jednocześnie powinien zdefiniować, w jaki sposób zespoły będą zarządzać swoim czasem „my” i czasem „ja”, aby efektywnie wykonywać swoją pracę i zadania wymagające współdziałania. Pewnymi rozwiązaniami mogą być harmonogram dzienny, tygodniowy lub podejście bardziej zwinne, zmieniające terminarz w zależności od potrzeb lub prowadzonych aktualnie projektów. Należy zaznaczyć, że każde podejście zespołowe może być inne.

Ponieważ w ciągu najbliższych miesięcy, może nastąpić stopniowe zwiększenie ilości osób w biurze, warto przygotować się na wracających pracowników i stworzyć prototypy różnych doświadczeń powrotu do biura. Niektóre z nich mogą obejmować np.:

• Sesje fotograficzne z napisem #WitamyPonownie.
• Cykliczne rozmowy przy kawie z liderami.
• Cotygodniowe wydarzenia biurowe, które pomogą w ponownej aklimatyzacji.

Musimy pamiętać, że powrót do biura po tak długiej nieobecności, to duża zmiana w życiu wielu z nas, tym bardziej że wciąż jesteśmy w czasie niepewności. Przejście z pracy w domu, do pracy mieszanej, nie nastąpi z dnia na dzień, a będzie raczej dłuższą podróżą.

W celu lepszego przygotowania poza elementami wystroju biura, możemy zbierać opinie pracowników, które pomogą dostosowywać się do zmieniającej się rzeczywistości. Możemy, a nawet powinniśmy przygotować plan działania, gdy biuro domyślnym miejscem pracy pracowników. Powinien być on elastyczny, niemniej nakreślać kroki milowe oraz oczekiwania względem pracownika. Będzie to dla niego drogowskaz, którego będzie się trzymał. Jednym z możliwych działań, jest podzielenie takiego powrotu w czasie na trzy etapy:

• Zapraszamy... do biura, jeśli jest to Twoje najlepsze miejsce do pracy.
• Zachęcamy... Ciebie do zwiększania czasu spędzanego w biurze.
• Oczekujemy... wyboru biura jako Twojego podstawowego miejsca pracy.

Jest wiosna, jeżeli nie możecie się doczekać, aby ponownie powitać pracowników w lepszym nowym biurze, sprawcie by ta podróż była bardziej przewidywalna, zarówno dla liderów organizacji, jak i nich samych.