Jak zachęcić pracowników do powrotu do biura?

Obostrzenia są coraz bardziej luzowane, rządy stopniowo łagodzą ograniczenia związane z pracą z domu, organizacje już rozpoczęły lub dopiero planują otwierać przestrzenie biurowe dla swoich pracowników. I właściwe teraz kluczowe będzie zwinne zarządzanie, które spoczywa na każdym liderze, który odpowiada za opracowanie strategii powrotu do biur w tym dynamicznym i niepewnym czasie.

Globalna pandemia stworzyła ten ogromny i złożony problem systemowy, który wpłynął na wszystko — ludzi, miejsca, budynki, podróże, prawie każdą interakcję, jaką mamy z innymi ludźmi. Niemożliwe jest spojrzenie tylko na jeden element tego systemu, aby podejmować decyzje.

Właśnie teraz jest czas na podejście projektowe zorientowane na użytkownika

Organizacje mierzą się z wyborem dotyczącym tego, jak szybko mogą sprowadzać ludzi z powrotem do swoich biur – i co ciekawe, robią to ze znacznie większym naciskiem na dobre samopoczucie i bezpieczeństwo pracowników niż kiedykolwiek wcześniej. Jak więc innowacyjnie rozwiązać ten problem? Jednym z narzędzi, które pomaga już od dekad w tworzeniu produktów i usług, jest właśnie podejście projektowe skoncentrowane na użytkowniku. Powrót pracowników do biura ma kluczowe znaczenie - głównie z tego powodu, że praca poniekąd działalnością społeczną, a biuro to miejsce, w którym każdy z nas ma dostęp do współpracowników i narzędzi potrzebnych do współpracy i generowania nowych pomysłów. Stąd aktywne przygotowanie planu przed powrotem do biura, to jeden z kluczowych punktów w procesie, który pozwoli rozważyć możliwe scenariusze oraz poznać potrzeby wszystkich interesariuszy.

Nie tygodnie, a dni na podjęcie każdej decyzji

Od wielu tygodni eksperci w wielu organizacjach pracują codziennie, aby rozwiązać pojawiające się problemy. U niektórych drastycznie skrócił się horyzont czasowy na podejmowanie decyzji. Sprawy dzieją się nie w sprintach tygodniowych, ale dziennych. Coraz więcej decyzji podejmowanych jest z dnia na dzień, w wielofunkcyjnych zespołach. To oczywiście wpływa na inne podejście do pracy, głównie z powodu szybkości z jaką zespoły starają się działać oraz z tym, jak szybko należy dokonywać wyborów oraz je komunikować.

A jak czują się pracownicy?

Przygotowując się do powrotu pracowników do biur mamy kilka możliwości na zapytanie pracowników o ich emocje jakie im towarzyszą. I kluczowe jest tutaj słowo: emocje, bo dzięki nim możemy zrozumieć jakie pracownicy mają obawy, czego się boją i jakie są ich motywacje związane z powrotem do biura. To można zbadać na wiele sposób, za pomocą ankiet lub też okrągłych stołów, do których zaprasza się pracowników, aby poczuli się częścią tej wielkiej zmiany i mogli wnieść do niej swój wkład.

Czy są gotowi do powrotu?

Już dziś wiemy, że pracownicy dzielą się mniej więcej na trzy równe obozy: jedna trzecia pracowników jest chętna do powrotu do pracy w pierwszym tygodniu, kolejna jedna trzecia jest niepewna, kiedy mogą wrócić, a ostatnia ich trzecia część jest niezdecydowana, często z powodów leżących u podstaw swoich problemów zdrowotnych lub członka rodziny.

Chętni do powrotu pragną kontaktów towarzyskich i narzędzi, które daje im biuro. Niemniej miejsce pracy, do którego ludzie wracają, będzie musiało być „inne i nieco zmienione”. Dwie rzecz, która się nie zmienią, to połączenie ludzi z celem organizacji i poczucie przynależności, które mogło być nadwyrężone podczas pracy zdalnej w ostatnim roku. Przebywanie w biurze to namacalny sposób, aby zaspokoić tą potrzebę, dlatego warto zastanowić się jak zrobić to bezpiecznie, gdyż większość pracowników właśnie tego bezpieczeństwa będzie oczekiwało.

Wewnętrzny zespół, który zarządza powrotem do biura

Żaden pracodawca nie chce stać się źródłem pandemii. Ludzie muszą mieć poczucie, że ich firma zrobiła wszystko co możliwe, aby zapewnić im bezpieczeństwo, zanim powrócą. Najważniejsze, aby już na samym początku powołać zespół zarządzający powrotem do biura, który będzie odpowiedzialny za szybkie podejmowanie decyzji. Zespół ten może z jednej strony podejmować decyzję, jak i czy pracownicy będą zobowiązani do noszenia maseczek w biurze, jak również, ile osób z danego zespołu może wspólnie przebywać w biurze, aby zapewnić ciągłość biznesu.

Już dziś wiemy, że jednym z najmniej pożądanych elementów jest noszenie maseczki w biurze przez pracowników. Mamy jednocześnie wiedzę od firm produkcyjnych, że najtrudniejsze są pierwsze cztery dni, po czym ludzie przyzwyczajają się do zakrywania twarzy.

Nowe protokoły zachowania

Aby stworzyć możliwie najbezpieczniejsze środowisko pracy, wypracowanie protokołów, które mogą stać się standardem zachowania w biurze jest kluczowe dla bezpieczeństwa pracowników i firmy. Jednymi z elementów takiego dokumentu mogą być:

• Osłony twarzy są obowiązkowe dla pracowników i gości we wspólnych powierzchniach oraz miejscach pracy indywidualnej, gdy nie można osiągnąć co najmniej 2m odległości od innych.
• Maski na twarz mogą być wymagane w zależności od takich czynników jak stropień zamknięcia pomieszczeń oraz rodzaju cyrkulacji powietrza.
• Organizacja zachęca do noszenia maseczek poprzez wysyłanie ich do domów wraz z listem wyjaśniającym, dlaczego firma uznała to za konieczne do wprowadzenia
• Każdy pracownik powinien wypełnić internetowy kwestionariusz zdrowia przed przybyciem do pracy i sprawdzić temperaturę w celu wykazania, że nie ma objawów zarażenia.

Zmiany fizyczne: gęstość i podział

Przeprowadzenie audytu wszystkich przestrzeni w celu zidentyfikowania zmian wymaganych do spełnienia dystansu społecznego jest jednym pierwszych działań należących do zespołu, który zarządza powrotem do biura. Aby stworzyć niezbędną odległość dwóch metrów i zmniejszyć gęstość, meble zostały odsunięte od siebie tam, gdzie było to możliwe, lub zostały całkowicie usunięte. W obszarach, w których występują produkty na kółkach jak biurka, szafy, flipcharty czy mobilne power banki, nie trzeba wiele robić, gdyż pracownicy sami mogą dokonywać zmian w celu zwiększenia odległości poprzez łatwe przesunięcie danego sprzętu.

Przestrzeń można również podzielić ekranami falistymi oraz ekranami separującymi, aby stworzyć dodatkowy podział przestrzeni w obszarach, gdzie nie można było osiągnąć odpowiednich odległości.

Dodatkowym rozwiązaniem jest stworzenie przestrzeni do spotkań w plenerze, gdzie można pracować, jak pozwala na to pogoda. Oczekuje się, że właśnie takie przestrzeni będą popularne, ponieważ ludzie nie będą musieli nosić maseczek ochronnych.

Wizualne wskazówki na ścianach, podłogach mogą przypominać ludziom o zachowaniu dystansu społecznego, a także wskazywać na zalecane wzorce ruchu w ruchliwych korytarzach, aby uniknąć kontaktu twarzą w twarz.

Nie bój się “nadkomunikacji”

Ciągła, częsta komunikacja jest kluczem do skutecznego sprowadzenia ludzi z powrotem do biura. Ludzie muszą rozumieć, do czego będą wracać i czego się od nich oczekuje. Nie ma w tej sytuacji czegoś takiego jak nadkomuikacja: trzeba być przejrzystym, jeśli chodzi o to co robisz, dlaczego to robisz i jak to robisz.

Pracownicy po powrocie do biura powinni otrzymać instrukcję i brać udział w spotkaniach dotyczących bezpieczeństwa i tego jak stosować się do nowych zasad biurowych. Co więcej, warto minimum raz w tygodniu być w kontakcie w pracownikami za pomocą wiadomości email, vlogów czy też wpisów na blogu firmowym, tak aby każdy był na bieżąco z tym jak firma reaguje na kryzys. Dobrym pomysłem może być również stworzenie kanału wellbeing dla pracowników z wskazówkami jak kierować ludźmi i zespołami w tych niespokojnych czasach.

Podczas trwającego kryzysu sytuacja zmienia się codziennie i każdego dnia każdy z nas uczy się czegoś nowego jak reagować. Nie znamy wszystkich odpowiedzi i jak większość firm, każdy z nas jest w ciągłej podróży i każdego dnia uczymy się dokonywać możliwie najlepszych wyborów dla pracowników naszych Organizacji.